Загальні вимоги до оформлення звільнення

У цій консультації йтиметься про загальні вимоги до документального оформлення звільнення працівника. Крім того, ми розглянемо особливості процедури звільнення керівника установи та головного бухгалтера.

Підстави для припинення трудових відносин

Підстави для припинення трудових відносин між працівником і роботодавцем установлені КЗпП. Умовно їх можна поділити на три групи:

• з ініціативи працівника (ст. 38, 39);
• з ініціативи роботодавця (ст. 40, 41);
• інші підстави (ст. 36).

Документальне оформлення звільнення

Будь-яке звільнення працівника оформляється наказом, складеним або за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489, або в довільній формі.

Відразу обмовимося, що діюче законодавство не зобов’язує суб’єктів господарювання (далі – СГ) застосовувати тільки типові форми кадрового обліку. Тому СГ можуть використовувати типову форму наказу або змінити її з урахуванням специфіки виду діяльності.

Самостійно розроблена установою форма наказу повинна містити всі необхідні реквізити, які можна запозичити з типової форми.

Крім того, при документальному оформленні звільнення можна скористатися п. 4.4 ДСТУ 4163-2003 (Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 затверджено наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55), згідно з яким обов’язковими реквізитами наказу є:

• найменування установи;
• назва виду документа (у нашому випадку – наказ);
• дата складання;
• реєстраційний індекс (номер). Указується порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ (наприклад, «Наказ № 32-к», де «к» означає, що це кадровий наказ);
• заголовок документа, з якого повинно бути зрозуміло, про що наказ (наприклад, «Про звільнення»);
• текст наказу з повним формулюванням підстави для звільнення з посиланням на пункт і статтю КЗпП;
• підпис.

Наказ складається у двох примірниках і підписується керівником установи. Один примірник наказу передається до відділу кадрів для оформлення трудової книжки працівника, другий – до бухгалтерії для проведення остаточного розрахунку зі звільнюваним. Працівник повинен бути ознайомлений із таким наказом під підпис.

Діюче законодавство не передбачає конкретних строків видання наказу про звільнення. Доцільно зробити це за декілька днів до звільнення, щоб бухгалтерія змогла своєчасно зробити повний розрахунок із працівником, а кадрова служба – видати йому належним чином оформлену трудову книжку.

Проведення розрахунку із працівником і видача йому трудової книжки

У день звільнення роботодавець зобов’язаний:

1) видати працівнику трудову книжку. При її отриманні працівник розписується в особовій картці та книзі обліку трудових книжок. Якщо працівник відсутній у день звільнення, то йому потрібно поштою вислати повідомлення про необхідність отримати трудову книжку (п. 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58). При цьому слід урахувати, що пересилання трудової книжки поштою допускається тільки з письмової згоди працівника;

2) виплатити всі належні працівнику суми: зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, а також вихідну допомогу у випадках, установлених законодавством, колективним або трудовим договором (ст. 47, 116 КЗпП);

3) на вимогу працівника видати йому довідку про роботу в даній установі із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи та розміру зарплати (ст. 49 КЗпП);

4) у випадку звільнення з ініціативи роботодавця видати працівнику на руки копію наказу про звільнення (ч. 2 ст. 47 КЗпП).

Чим загрожує роботодавцю несвоєчасний розрахунок зі звільненим працівником?

Як уже було зазначено, у день звільнення працівнику повинні виплатити зарплату за відпрацьований час, компенсацію за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також вихідну допомогу (у випадках, визначених ст. 44 КЗпП).

Про нараховану при звільненні суму роботодавець повинен письмово повідомити працівника перед її виплатою (ст. 116 КЗпП). Якщо працівник у день звільнення не працював, тоді зазначена сума має бути виплачена йому не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок.

Норма ст. 117 КЗпП передбачає відповідальність роботодавця за затримку розрахунку при звільненні. Так, якщо в день звільнення суми, що належать працівнику, не були виплачені (при відсутності спору про їх розмір) з вини роботодавця, останній повинен виплатити працівнику середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку.

Крім того, несвоєчасний розрахунок зі звільненим працівником може обернутися для роботодавця серйозними санкціями, а саме:

• посадових осіб установи можуть притягти до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 41 КУпАП у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн.);
• до роботодавця можуть застосувати фінансову відповідальність. На нашу думку, несвоєчасний розрахунок із працівником при звільненні може бути розцінений як інше порушення трудового законодавства згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП. У такому випадку розмір штрафу буде становити 1 МЗП (на 1 січня 2017 року – 3 200 грн.). Постанову про застосування штрафних санкцій виносять органи Держпраці.

Нюанси звільнення керівника установи та головбуха

При звільненні керівника установи та/або головного бухгалтера слід дотримуватися загальних вимог трудового законодавства до процедури звільнення (вони стосуються всіх працівників) і виконати ряд спеціальних дій.

Розглянемо цю процедуру покроково.

Крок 1. Оголошення конкурсу для обрання керівників установ, закладів на умовах контракту.

Нагадаємо, що укладання трудових договорів на умовах контракту здійснюється з керівниками:

• навчальних закладів, що є у державній власності і підпорядковані Міносвіти та іншим міністерствам, відомствам (ст. 20 Закону від 23.05.91 р. № 1060-ХІІ «Про освіту»);
• вищого навчального закладу (ст. 15 Закону від 01.07.14 р. № 1556-VІІ «Про вищу освіту»). Зауважимо, що за підстав, визначених законодавством про працю, чи за порушення статуту закладу та умов контракту контракт може бути розірвано за поданням вищого колегіального органу громадського самоврядування ВНЗ;
• державної наукової установи не пізніше ніж за 2 місяці до закінчення строку контракту особи, яка обіймає цю посаду. Власник установи зобов‘язаний прийняти пропозиції щодо претендентів на посаду керівника з внесенням їх протягом 20 календарних днів з дня строку подання документів на заміщення вакансії на розгляд зборів колективу науковців (ст. 9 Закону від 26.11.15 р. № 848-VІІІ «Про наукову і науково-технічну діяльність»).

Потім потрібно вивчити загальні вимоги трудового законодавства щодо оформлення звільнення. Вони стосуються як директора, так і головного бухгалтера.

Крок 2. Видання наказу про звільнення. У такому наказі потрібно вказати підстави для звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП (див. зразок). Зверніть увагу: керівник видає наказ про своє звільнення та підписує його двічі: як керівник, який своїм підписом завіряє наказ, і як найманий працівник, ознайомлений із цим наказом. А от щодо головного бухгалтера видається стандартний наказ про звільнення, з яким слід ознайомити працівника.

Крок 3. Унесення запису про звільнення до трудової книжки працівника. На підставі виданого наказу про звільнення вноситься відповідний запис до трудової книжки керівника/головного бухгалтера. Формулювання такого запису може бути таким: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП».

Крок 4. Проведення повного розрахунку із працівником у день звільнення та видача йому трудової книжки.

При звільненні керівника та/або головного бухгалтера необхідно виконати ряд додаткових дій (див. таблицю).

Чи повинен головний бухгалтер, який вирішив звільнитися, передавати свої справи?

Так, повинен. При звільненні головний бухгалтер передає справи, у тому числі первинну бухгалтерську документацію, новому головному бухгалтеру або особі, яка буде виконувати його функції. Як правило, передача справ оформляється актом приймання-передачі (детальніше див. «Головний бухгалтер звільняється: на кого покласти обов’язки та передати справи»).