Общие требования к оформлению увольнения

В этой консультации речь пойдет об общих требованиях к документальному оформлению увольнения работника. Кроме того, мы рассмотрим особенности процедуры увольнения директора и главного бухгалтера.

Основания для прекращения трудовых отношений

Основания для прекращения трудовых отношений между работником и работодателем установлены КЗоТом. Условно их можно разделить на три группы:

• по инициативе работника (ст. 38, 39);
• по инициативе работодателя (ст. 40, 41);
• прочие основания (ст. 36).

Документальное оформление увольнения

Любое увольнение работника оформляется приказом, составленным либо по типовой форме № П-4, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489, либо в произвольной форме.

Сразу оговоримся, что действующее законодательство не обязывает субъектов хозяйствования (далее – СХ) применять только типовые формы кадрового учета. Поэтому СХ могут использовать типовую форму приказа либо изменить ее с учетом специфики своего производства или вида деятельности.

Самостоятельно разработанная предприятием форма приказа должна содержать все необходимые реквизиты, которые можно позаимствовать из типовой формы.

Кроме того, при документальном оформлении увольнения можно воспользоваться п. 4.4 ДСТУ 4163-2003 (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003, утвержденные приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55), согласно которому обязательными реквизитами приказа являются:

• наименование предприятия;
• название вида документа (в нашем случае – приказ);
• дата составления;
• регистрационный индекс (номер). Указывается порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (например, «Приказ № 32-к», где «к» означает, что это кадровый приказ);
• заглавие документа, из которого должно быть понятно, о чем приказ (например, «Об увольнении»);
• текст приказа с полной формулировкой основания для увольнения со ссылкой на пункт и статью КЗоТа;
• подпись.

Приказ составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем предприятия. Один экземпляр приказа передается в отдел кадров для оформления трудовой книжки работника, другой – в бухгалтерию для проведения окончательного расчета с увольняемым. Работник должен быть ознакомлен с таким приказом под подпись.

Действующее законодательство не предусматривает конкретные сроки издания приказа об увольнении. Целесообразно сделать это за несколько дней до увольнения, чтобы бухгалтерия смогла своевременно произвести полный расчет с работником, а кадровая служба – выдать ему надлежащим образом оформленную трудовую книжку.

Проведение расчета с работником и выдача ему трудовой книжки

В день увольнения работодатель обязан:

1) выдать работнику трудовую книжку. При ее получении работник расписывается в личной карточке и книге учета трудовых книжек. Если работник отсутствует в день увольнения, то ему нужно по почте выслать уведомление о необходимости получить трудовую книжку (п. 4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.93 г. № 58). При этом следует учесть, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с письменного согласия работника;

2) выплатить все причитающиеся работнику суммы: зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск, а также выходное пособие в случаях, установленных законодательством, коллективным или трудовым договором (ст. 47, 116 КЗоТ);

3) по требованию работника выдать ему справку о работе на данном предприятии с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера зарплаты (ст. 49 КЗоТ);

4) в случае увольнения по инициативе работодателя выдать работнику на руки копию приказа об увольнении (ч. 2 ст. 47 КЗоТ).

Чем грозит работодателю несвоевременный расчет с уволенным работником?

Как уже было отмечено, в день увольнения работнику должны выплатить зарплату за отработанное время, компенсацию за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также выходное пособие (в случаях, определенных ст. 44 КЗоТ).

О начисленной при увольнении сумме работодатель должен письменно уведомить работника перед ее выплатой (ст. 116 КЗоТ). Если работник в день увольнения не работал, тогда указанная сумма должна быть выплачена ему не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.

Норма ст. 117 КЗоТ предусматривает ответственность работодателя за задержку расчета при увольнении. Так, если в день увольнения суммы, причитающиеся работнику, не были выплачены (при отсутствии спора об их размере) по вине работодателя, последний должен выплатить работнику средний заработок за все время задержки по день фактического расчета.

Кроме того, несвоевременный расчет с уволенным работником может обернуться для работодателя серьезными санкциями, а именно:

• должностных лиц предприятия или работодателей-предпринимателей могут привлечь к административной ответственности согласно ст. 41 КУоАП в виде штрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.);
• к работодателю могут применить финансовую ответственность. По нашему мнению, несвоевременный расчет с работником при увольнении может быть расценен как прочее наруше-ние трудового законодательства согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ. В таком случае размер штрафа будет составлять 1 МЗП (на 1 января 2017 года – 3 200 грн.). Постановление о применении штрафных санкций выносят органы Гоструда.

Нюансы увольнения директора и главбуха

При увольнении директора и/или главного бухгалтера следует соблюдать общие требования трудового законодательства к процедуре увольнения (они касаются всех работников) и выполнить ряд специальных действий.

Рассмотрим эту процедуру пошагово.

Шаг 1. Объявление конкурса для избрания руководителей учреждений, заведений на условиях контракта.

Напомним, что заключение трудовых договоров на условиях контракта осуществляется с руководителями:

• учебных заведений, находящихся в государственной собственности и подчиненных Минобразования и другим министерствам, ведомствам (ст. 20 Закона от 23.05.91 г. № 1060-XII «Об образовании»);
• высшего учебного заведения (ст. 15 Закона от 01.07.14 г. № 1556-VII «О высшем образовании»). Заметим, что на основаниях, определенных законодательством о труде, или за нарушение устава заведения и условий контракта контракт может быть расторгнут по представлению высшего коллегиального органа общественного самоуправления вуза;
• государственного научного учреждения не позднее чем за 2 месяца до окончания срока контракта лица, занимающего эту должность. Владелец учреждения обязан принять предложение относительно претендентов на должность руководителя с внесением их в течение 20 календарных дней со дня срока подачи документов на замещение вакансии на рассмотрение собрания коллектива ученых (ст. 9 Закона от 26.11.15 г. № 848-VІІІ «О научной и научно-технической деятельности»).

Затем нужно изучить общие требования трудового законодательства по оформлению увольнения. Они касаются как директора, так и главного бухгалтера.

Шаг 2. Издание приказа об увольнении. В таком приказе нужно указать основания для увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТа (см. образец). Обратите внимание: директор издает приказ о своем увольнении и подписывает его дважды: как директор, который своей подписью заверяет приказ, и как наемный работник, ознакомленный с этим приказом. А вот относительно главного бухгалтера издается стандартный приказ об увольнении, с которым следует ознакомить работника.

Шаг 3. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку работника. На основании изданного приказа об увольнении вносится соответствующая запись в трудовую книжку директора/главного бухгалтера. Формулировка такой записи может быть следующей: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП».

Шаг 4. Проведение полного расчета с работником в день увольнения и выдача ему трудовой книжки.

При увольнении директора и/или главного бухгалтера необходимо выполнить ряд дополнительных действий (см. таблицу).

Должен ли главный бухгалтер, решивший уволиться, передавать свои дела?

Да, должен. При увольнении главный бухгалтер передает дела, в том числе первичную бухгалтерскую документацию, новому главному бухгалтеру или лицу, которое будет выполнять его функции. Как правило, передача дел оформляется актом приемки-передачи (подробнее см. «Главный бухгалтер увольняется: на кого возложить обязанности и кому передать дела»).