Відпустка з подальшим звільненням: підстави та оформлення

Трудове законодавство гарантує працівникам право на відпустку. На практиці непоодинокими є випадки, коли з різних причин працівник виявляє бажання звільнитися з роботи відразу після закінчення або навіть під час відпустки. Як урегульовано законодавством такі випадки та як здійснюється їх оформлення та відповідні розрахунки?

Правові підстави

Порядок звільнення працівників з роботи та виплати їм компенсації за невикористану відпустку врегульовано КЗпП та Законом від 05.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504).

Відповідно до Закону № 504 працівник, який має намір звільнитися, але не використав належну йому відпустку, може реалізувати своє право на неї так:

• не йти у відпустку, отримавши за всі невикористані дні грошову компенсацію під час звільнення (ч. 1 ст. 24 Закону № 504);
• піти у відпустку, отримати «відпусткові» та звільнитися після її закінчення (ст. 3 Закону № 504).

Проте працівники, яких звільняють за порушення трудової дисципліни (ст. 147 КЗпП), не можуть отримати дні невикористаної щорічної відпустки. Зокрема, якщо працівника звільняють за п. 3, 4, 7, 8 ст. 40 КЗпП, за дні невикористаної відпустки йому виплачується грошова компенсація.

Водночас відпустка з подальшим звільненням надається лише за бажанням працівника, а тому роботодавець не має права наполягати на її оформленні працівником.

Також слід ураховувати: якщо працівник вирішить використати перед звільненням відпустку іншого виду, наприклад без збереження зарплати, відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, творчу відпустку, відповідно до Закону № 504 такі відпустки не можуть бути оформлені з подальшим звільненням. У такому разі працівник повинен писати дві заяви – про надання відпустки та про звільнення. Ці заяви можна подавати як одночасно, так і в різні дні.

Крім того, грошову компенсацію можна отримати лише за невикористані дні щорічної відпустки (основної та додаткових), а також додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А групи I (ст. 24 Закону № 504). Отже, якщо працівник за законом має право на іншу, крім зазначених, відпустку (наприклад, на додаткову відпустку в зв’язку з навчанням тощо), але з якихось причин не використав її до звільнення, компенсація за таку відпустку не виплачується. У такому разі працівникові варто спочатку використати таку відпустку, а після цього – звільнятися.

Отже, як випливає з аналізу норм трудового законодавства, право на відпустку з подальшим звільненням залежить від підстави звільнення.

Так, якщо працівник бажає скористатися своїм правом на звільнення, передбаченим ст. 38 КЗпП (за власним бажанням), він має подати заяву про надання відпустки з подальшим звільненням, зазначивши підставу звільнення. Також слід ураховувати, що в такому разі, звільняючись за власним бажанням, він повинен дотриматися вимог ч. 1 ст. 38 КЗпП, зокрема письмово попередити роботодавця про звільнення за два тижні.

У разі припинення трудових відносин на підставі п. 1 ст. 36 КЗпП (за угодою сторін) або в разі переведення працівника до іншої організації, для чого потрібна згода роботодавця, надання відпустки з подальшим звільненням потрібно також погодити з роботодавцем.

Зауважимо: якщо звільнення не пов’язане з нагальними потребами (наприклад, перехід на нову роботу, переїзд в інший регіон тощо), варіант використання відпустки перед отриманням грошової компенсації має певні переваги для працівника. Це дає можливість повністю використати права, передбачені трудовим законодавством. Зокрема, час відпустки включається до страхового стажу для отримання пенсії, стажу, що дає право на отримання щорічної основної та додаткової відпусток, можливість отримати матеріальну допомогу на оздоровлення тощо.

Документальне оформлення

Документування процедури надання працівникові відпустки з подальшим звільненням має відбуватися згідно з положеннями чинного трудового законодавства. Так, працівник може оформити відпустку та звільнитися в день її закінчення в один із двох способів:

• завчасно (перед відпусткою) попередивши роботодавця про намір розірвати трудові відносини відразу після її закінчення;
• попередити роботодавця про своє звільнення безпосередньо під час відпустки.

Підставою для надання працівникові відпустки з подальшим звільненням має бути його заява.

Оскільки відбуватимуться дві події – відпустка та звільнення, працівник може подати одну заяву про надання відпустки з подальшим звільненням або дві заяви – про надання відпустки та про звільнення. Перший варіант здається кращим для роботодавця, адже якщо час відпустки не збігається зі строками, зазначеними у графіку відпусток (а саме так зазвичай і буває), то йому треба мати певну підставу для видання наказу про надання відпустки.

Як уже зазначалося, якщо працівник звільняється за власним бажанням, він має дотриматися вимог ч. 1 ст. 38 КЗпП щодо письмового попередження роботодавця про розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, за два тижні. Слід ураховувати, що трудове законодавство дає йому право відкликати свою заяву протягом цього строку, і в такому разі звільнення не відбудеться, за винятком, якщо на місце працівника за цей час буде запрошено особу в порядку переведення з іншого підприємства чи організації. Тому роботодавець повинен видати два накази: про надання відпустки та про звільнення.

Слід ураховувати також, що чинними правилами ведення діловодства на підприємствах (в установах, організаціях), зокрема Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5, передбачено, що управлінські дії, щодо документування яких установлено різні строки зберігання, фіксуються окремими документами.

Нагадаємо, що накази про надання відпуски та про звільнення мають зберігатися, відповідно, 5 та 75 років. Крім того, такі накази зазвичай зберігаються в різних справах – «Накази про надання відпусток» та «Накази з особового складу» відповідно.

Отже, рекомендується спочатку видати наказ про надання відпустки з таким розрахунком, щоб дотриматися вимог ч. 1 ст. 21 Закону № 504 та виплатити працівникові зарплату й відпусткові не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Водночас із наказом про звільнення можна зачекати, адже працівник може і передумати звільнятися чи захворіє. Тому видати його можна за один–два дні до останнього дня відпустки, щоб встигнути оформити трудову книжку й розрахувати та виплатити працівникові всі належні суми відповідно до ст. 47 та 116 КЗпП.

Якщо працівник хворів під час відпустки і надав листок непрацездатності та заяву про продовження відпустки, то це є підставою для видання наказу про продовження строку відпустки на кількість календарних днів непрацездатності та перенесення дати звільнення (п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону № 504).

Запис про звільнення працівника вносять до його трудової книжки у день звільнення (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58). Робити це раніше не рекомендується з причин, зазначених вище.

Кадровій службі слід правильно визначити цю дату, оскільки період щорічної відпустки включається до стажу роботи, який дає право на відпустку. Розрахувати останній день відпустки та визначити дату звільнення можна так:

• обчислити кількість невикористаних днів відпустки, що належить працівникові на дату початку відпустки, зазначену в заяві працівника;
• додати розраховану кількість невикористаних днів відпустки до дати, з якої працівник бажає піти у відпустку;
• обчислити кількість невикористаних днів відпустки, що належить працівникові, але тепер з урахуванням часу самої відпустки, тобто з дати початку робочого року до останнього дня відпустки.

Крім того, слід пам’ятати, що ст. 116 КЗпП зобов’язує роботодавця в день звільнення провести із працівником остаточний розрахунок, а якщо він у цей день не працював – не пізніше робочого дня, що настає за днем пред’явлення працівником вимоги про розрахунок.

Якщо працівник звільняється в останній день відпустки, як зазвичай, усі належні суми (зарплату за відпрацьовані в місяці перед відпусткою дні та відпусткові) він уже отримав перед відпусткою. У такому разі йому мають видати лише трудову книжку.

Проте якщо під час відпустки йому будуть нараховані виплати, наприклад премія чи матеріальна допомога, то власник або уповноважений ним орган має письмово повідомити про це працівника, який звільняється (ст. 116 КЗпП), та виплатити їх у день звільнення. На практиці зазвичай у день звільнення працівникові видається розрахунковий лист, де зазначаються всі нарахування.