Звільнення працівника у зв’язку зі смертю

Оплата праці та кадрові питання працівників освіти

Смерть працівника – завжди втрата як для його родини та близьких, так і для економіки загалом. А в наш час такі втрати збільшуються, і в роботодавців усе частіше виникають питання щодо звільнення померлих працівників. Що має робити кадровик у такій ситуації, розглянемо у статті.

Наказ про звільнення працівника у зв’язку з його смертю

Припинення трудового договору слід оформлювати наказом (розпорядженням) роботодавця. Нагадаємо, що наказ про звільнення у зв’язку зі смертю можна скласти:

• за типовою формою № П-4, затвердженою наказом Держстату від 05.12.2008 № 489;
• за формою, відмінною від типової, складеною відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020.

Підставою для наказу буде свідоцтво про смерть працівника, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану. Таке свідоцтво виготовляють друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком. Воно має індивідуальні серію та номер. Форму і правила заповнення свідоцтва про смерть затверджено постановою КМУ від 10.11.2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану».

Отримавши свідоцтво про смерть працівника, кадровик має зробити дві копії, а саме для:

• оформлення наказу;
• призначення допомоги на поховання.

Наказ про припинення трудового договору (див. зразок 1) підписується керівником установи. Підписаний наказ реєструють у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, де проставляють дату реєстрації та реєстраційний індекс.

Надалі копію наказу слід передати до бухгалтерії під підпис у графі «Куди направлено копії (витяги)» Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (із зазначенням дати передання копії наказу). Документ долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.

Зверніть увагу! КЗпП не містить окремої норми щодо припинення трудового договір у зв’язку зі смертю працівника, тому в наказі її не зазначаємо. У листопаді 2021 року на розгляд Верховної Ради було внесено законопроєкт № 6323, розроблений з метою усунення такої прогалини у трудовому законодавстві. Однак на разі законопроєкт так і має статус «Надано для ознайомлення».

Зразок 1

Оформлення підсумкового табеля

Особа, відповідальна за ведення табеля обліку робочого часу, оформлює на померлого працівника підсумковий табель і передає його до бухгалтерії.

Зазвичай наказ про припинення трудового договору видають не одразу після смерті працівника, а через деякий час. Наприклад:

• працівник помер внаслідок тривалої хвороби чи під час відпустки або тривалий час не з’являвся на роботі і з ним не вдавалося встановити зв’язок, а близькі вчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника;
• роботодавцеві стало відомо про смерть працівника, але не було підстав припинити трудові відносини (свідоцтва про смерть).

Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення табеля, має продовжувати щоденно вносити до табеля позначки, що відповідають причині відсутності працівника на роботі. Тільки після видання наказу про припинення трудових відносин із померлим можна припинити щоденне табелювання працівника та скласти підсумковий табель.

Для відображення достовірностих даних у табелі про дату припинення трудового договору працівник кадрової служби має повідомити необхідну інформацію особі, відповідальній за ведення табеля. Далі слід оформити особову картку типової форми № П-2 працівника, який помер.

Запис про звільнення у трудовій книжці

Трудову книжку померлого працівника слід заповнювати за загальними правилами, визначеними Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), з урахуванням спеціальних вимог, викладених у п. 4.3 цієї Інструкції (див. зразок 2).

Зразок 2

Кому та як видати трудову книжку померлого працівника

У разі смерті працівника його трудову книжку видають на руки найближчим родичам під розписку або надсилають поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58). Якщо чоловік, дружина або інший член сім’ї померлого працівника хоче отримати його трудову, то має надати кадровикові:

• паспорт або інший документ, що підтверджує особу;
• документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про одруження, свідоцтво про народження тощо).

Трапляється, що за наданими документами неможливо встановити родинний зв’язок. Наприклад, дитина померлого змінювала прізвище, ім’я або по батькові. У такому разі особа має надати інші документи, а саме:

• свідоцтво про одруження та/або розлучення;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові тощо.

Трудову книжку померлого працівника слід видавати на підставі письмової заяви члена сім’ї з доданими до неї копіями документів, що підтверджують родинний зв’язок.

Зверніть увагу! Родичі можуть надати як засвідчені нотаріально копії необхідних документів, так і оригінали, які будуть засвідчені у прийнятому в установі порядку.

Далі родич надає розписку про одержання трудової книжки, в якій має бути зазначено:

• прізвище, ім’я, по батькові;
• адреса;
• паспортні дані;
• дата отримання трудової книжки із записом прізвища, ім’я, по-батькові померлого працівника;
• особистий підпис.

Кадровик у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слід вписувати дату видачі трудової книжки родичу, а в графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» може, наприклад, зазначити: «Розписка від 05.08.2022».

У разі якщо на підставі заяви родича померлого трудову книжку треба пересилати поштою, у графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» слід зазначити дату та номер квитанції листа та зробити відмітку: «Відправлено поштою на підставі заяви».

У графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» за поштовим повідомленням про вручення необхідно написати дату отримання трудової книжки поштою.

Далі потрібно поставити відмітку про видачу трудової книжки родичам в особовій картці типової форми № П-2.

Виплата сум, що належать померлому працівникові, і завершення особової справи

Суми заробітку, лікарняних, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, які належали померлому працівникові, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а в разі їх відсутності – входять до складу спадщини відповідно до ст. 1227 Цивільного кодексу (далі – ЦК).

Отже, у разі смерті працівника зазначені виплати мають бути видані членам його родини, тобто особам, які мешкали разом з ним і були пов’язані з померлим кровними узами або шлюбом. Якщо у померлого працівника не було сім’ї, суми цих виплат входять до складу спадщини та можуть бути отримані спадкоємцями лише після пред’явлення свідоцтва про право на спадщину (ст. 1227 ЦК).

Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону від 02.09.1993 № 3425-ХІІ «Про нотаріат».

Після припинення трудового договору з померлим працівником слід завершити його особову справу. Особову справу померлого працівника слід зберігати в кадровій службі протягом двох років після припинення трудового договору у зв’язку зі смертю, після чого її потрібно передати до архівного підрозділу (архіву) установи.