Правила надання та оплати відпусток

Начебто й не так давно розпочався рік, а вже на порозі відпустковий сезон. У зв’язку з цим роботи добавиться як кадровій, так і бухгалтерській службі. І тут вам стане у пригоді запропонований нами алгоритм дій, продемонстрований на конкретних прикладах, та основні правила надання та оплати відпусток.

Порядок прийняття заяви та оформлення наказу про надання відпустки

Після отримання від працівника заяви про надання відпустки передусім потрібно визначити, чи має він право на відпустку, а якщо має, то якої тривалості. Щоб прийняти правильне рішення, слід звернутися до Закону від 15.11.96 р. № 504-96/ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504).

За загальним порядком заяви від працівників про надання відпустки слід приймати за умови, що між датою подання заяви та початком відпустки є проміжок часу для з’ясування зазначених питань та видання наказу про відпустку, нарахування та виплати сум її оплати, та ще плюс три дні. Того вимагає ст. 21 Закону № 504, якою передбачено, що зарплата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку.

Не матимемо з цим жодних проблем, якщо у графіку документообігу, прийнятому в установі, для керівників підрозділів будуть установлені вимоги щодо строків візування заяви підлеглого про надання відпустки, аби кадрова та бухгалтерська служби виконали своєчасно потрібні дії.

Водночас недотримання зазначених строків не буде порушенням, якщо між особою і роботодавцем є домовленість про інші строки виплати таких сум (§ 2 ст. 7 Конвенції № 132 про оплачувані відпустки, ратифікованої Законом від 29.05.01 р. № 2481-ІІІ). Про узгоджені таким чином строки працівникові доцільно зазначити в заяві про надання відпустки.

Однак на практиці в деяких установах згідно з їх внутрішніми документами не передбачено подання працівником заяви про відпустку, якщо вона надається згідно із графіком відпусток. Зазначимо, що терміни затвердження таких графіків, прийняті в установі, можуть збігатися з термінами, визначеними п. 20 Типових правил для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці від 20.07.84 р. № 213, а саме не пізніше 5 січня поточного року. А можуть і не збігатися. У будь-якому разі доцільно це зробити до дати початку першої відпустки, що надається в установі. При цьому важливо дотримуватися вимоги ст. 10 Закону № 504, згідно з якою кадрова служба зобов’язана письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Це може бути або окреме письмове повідомлення, або наказ (розпорядження) про надання відпустки.

В останньому випадку при підготовці розпорядчого документа може бути використана типова форма № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489. Зважаючи що ця форма не має обов’язкового характеру, роботодавець може скласти наказ про відпустку за іншою, довільною формою.

Наведені вище вимоги щодо прийняття заяви та її оплати стосуються будь-якого виду відпусток. Але у зв’язку з наближенням сезону відпочинку далі ми зупинимося на більш популярних із них для такої пори.

Види та тривалість відпусток

Тривалість відпусток, що визначається як Законом № 504, так і іншими законодавчими актами, незалежно від режимів та графіків роботи працівника розраховується в календарних днях.

У цій консультації розглянемо порядок надання таких видів відпусток:

• щорічна основна відпустка;
• щорічні додаткові відпустки;
• додаткові, що надаються щороку, але не віднесені до щорічних: соціальні відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину – інваліда з дитинства підгрупи А I групи, окремим категоріям ветеранів війни, особам, потерпілим від Чорнобильської катастрофи.

Щорічна основна відпустка

Тривалість щорічної основної відпустки для більшості категорій працівників дорівнює 24 календарних дні (далі – к. д.). У будь-якому разі вона не може бути меншою за вказану величину.

У той же час як самим Законом № 504, так і іншими законодавчими актами визначено категорії працівників, які мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості.

Так, згідно зі ст. 6 Закону № 504 до таких категорій належать, зокрема,

• керівні працівники навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічні, науково-педагогічні працівники та наукові працівники, яким надається щорічна основна відпустка тривалістю до 56 к. д. згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ від 14.04.97 р. № 346 (далі – Порядок № 346);
• інваліди I і II груп, яким надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 к. д., та інваліди III групи, що мають право на відпустку тривалістю 26 к. д.;
• особи віком до 18 років, яким надається щорічна основна відпустка тривалістю 31 к. д.

Згідно зі ст. 47 Закону від 28.02.91 р. № 796-XII «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» (далі – Закон № 796) працівникам, які працюють (перебувають у відрядженні) на територіях радіоактивного забруднення, надається основна щорічна відпустка тривалістю пропорційно до відпрацьованого на цих територіях часу:

• у зонах відчуження та безумовного (обов’яз­кового) відселення – 44 к. д.;
• зоні гарантованого добровільного відселення – 37 к. д.;
• зоні посиленого радіологічного контролю – 30 к. д.

Слід урахувати, що за нормами останнього абзацу ст. 47 Закону № 796 в усіх випадках тривалість щорічної відпустки не повинна бути меншою за передбачену законодавством України для будь-якої категорії працівників. Тобто якщо педагогічний працівник працює в одній із вищезгаданих зон та за Порядком № 346 має право на щорічну відпустку тривалістю 56 к. д., то йому має бути надана відпустка саме цієї тривалості.

Щорічна основна відпустка тривалістю 30 к. д., якщо законом не передбачено більшої тривалості, надається держслужбовцям згідно зі ст. 57 Закону від 10.12.15 р. № 889-VIII «Про державну службу» та посадовцям органів місцевого самоврядування згідно зі ст. 21 Закону від 07.06.01 р. № 2493-III «Про службу в органах місцевого самоврядування». А якщо держслужбовець, наприклад, працює в зоні відчуження та безумовного (обов’язкового) відселення, то він матиме право на щорічну основну відпустку тривалістю 44 к. д.

Відповідно до ст. 136 Закону від 02.06.16 р. № 1402-VIII «Про судоустрій і статус суддів» (далі – Закон № 1402) судді мають право на щорічну основну відпустку тривалістю 30 робочих (35 календарних) днів.

За загальним порядком працівник, що збирається у відпустку вперше в тій чи іншій установі, матиме право на вказану тривалість відпустки, якщо відпрацює без перерв із дати прийняття на роботу (вона є датою початку його першого і наступних робочих років) не менше 6 місяців (ч. 5 ст. 10 Закону № 504).

Якщо ж працівник вирішить піти у відпустку раніше і роботодавець не проти, то тривалість відпустки буде визначена пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 6 ст. 10 Закону № 504). Отже, розрахунок кількості днів відпустки слід проводити виходячи з кількості календарних днів, відпрацьованих з початку робочого року.

Наприклад, якщо працівник, якого прийнято на роботу 5 січня 2017 року і повна тривалість відпустки якого згідно із законодавством – 24 к. д., забажає піти у відпустку з 1 червня цього року, то він матиме право на відпустку тривалістю 10 к. д. (141 к. д. х 0,0678, де 141 к. д. – кількість календарних днів від дати працевлаштування до останнього дня перед відпусткою, включаючи цей день; 0,0678 – частка щорічної відпустки, що припадає на 1 день, виходячи з річної кількості календарних днів за мінусом святкових днів та днів релігійних свят і визначається як 24 к. д. : 354 к. д.).

Додамо, що цей розрахунок виконано відповідно до рекомендацій, наданих у листі Мінсоцполітики від 27.03.13 р. № 321/13/84-13.

Аналогічно розраховується тривалість відпустки для працівників, яких прийнято на роботу за строковим трудовим договором і які не відпрацювали повного календарного року (наприклад, оператори котельні). Таким же чином розраховується тривалість відпустки для кожного з періодів робочого року, якщо в цих періодах працівник мав право на різну тривалість відпустки.

Хоча є й такі категорії працівників, що мають право на щорічну відпустку повної тривалості до настання шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи в даній установі. Перелік цих категорій визначено в ч. 7 ст. 10 Закону № 504, куди включено, зокрема, працівників, що є інвалідами, осіб віком до 18 років, сумісників, яким відпустка має надаватися одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, жінок – перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінок, що мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, осіб, звільнених після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу тощо.

Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості в перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

На щорічну основну відпустку у зручний час мають право категорії працівників, визначені частиною тринадцятою ст. 10 Закону № 504. Це здебільшого ті самі категорії працівників, що мають право на відпустку повної тривалості до настання шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи. Але до них приєдналися ще ветерани праці та ветерани війни, дружини (чоловіки) військовослужбовців тощо.

Право на відпустку у зручний робочий час мають також працівники, віднесені до І категорії осіб, які потерпіли від Чорнобильської катастрофи, згідно з п. 22 ст. 20 Закону № 796.

Працівникам, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки та захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою.

Про періоди роботи, які включаються і які не включаються до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, ідеться у ст. 9 Закону № 504. Так, до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, зокрема, зараховуються:

1) час фактичної роботи (у т. ч. на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка. Отже, як для основних працівників, що працюють на умовах неповного робочого дня, так і сумісників стаж роботи для надання відпустки обчислюється виходячи з кількості відпрацьованих днів, незалежно від фактичної тривалості роботи протягом дня;

2) час, коли працівник фактично не працював, але за ним:

• зберігалося місце роботи (посада) та зарплата повністю або частково. За цією нормою, наприклад, до стажу, що надає право на щорічну відпустку, відноситься період служби працівника установи, призваного під час мобілізації, або час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням;
• зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога з державного соціального страхування. Зважаючи що така допомога виплачується й під час відпустки по вагітності і пологах, період такої відпустки включається до стажу, що дає право на щорічну відпустку;
• зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата. Тобто до стажу, що дає право на щорічну відпустку, включається час перебування у відпустці без збереження зарплати на умовах, визначених ст. 25 та 26 Закону № 504.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, не зараховується період перебування у відпустці для догляду за дитиною незалежно від граничного віку дитини, до якого законодавством дозволено перебувати в такій відпустці в тій чи іншій ситуації, пов’язаній зі станом здоров’я дитини.

Щорічні додаткові відпустки

Відносно додаткових щорічних відпусток діють такі самі правила, як і щодо основних щорічних у частині виникнення права на них певної тривалості в перший рік роботи (з урахуванням факту відпрацювання 6 місяців) та надання їх у зручний час. Проте на тривалість певних видів щорічних додаткових відпусток впливають ще й інші фактори, про які ми поговоримо нижче.

Але спочатку звернімо увагу на те, що види додаткових щорічних відпусток визначено як самим Законом № 504, так і іншими законодавчими актами. Так, згідно зі ст. 4, 7 і 8 Закону № 504 до щорічних додаткових відпусток належать:

А. Додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці. Надається працівникам за Списком виробництв, цехів, професій і посад зі шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку (додаток 1 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290, далі – Постанова № 1290, Список № 1), тривалістю до 35 к. д.

Б. Додаткова відпустка за особливий характер праці працівникам за Списком виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я (додаток 2 до Постанови № 1290, Список № 2) тривалістю до 35 к. д.

Конкретна тривалість наведених вище видів щорічних додаткових відпусток установлюється колдоговором залежно від часу зайнятості працівника в цих умовах. Детальні роз’яснення щодо виконання цієї норми містять Порядки застосування Списків № 1 та № 2, затверджені наказом Мінпраці та соцполітики від 30.01.98 р. № 16. Зокрема, згідно із вказівками цього документа щодо застосування Списку № 1 надання додаткових відпусток дозволено лише за умови проведення атестації відповідних робочих місць відповідно до постанови КМУ від 01.08.92 р. № 442 та Методичних рекомендацій для проведення атестації робочих місць за умовами праці, затверджених постановою Мінпраці від 01.09.92 р. № 41.

В. Додаткова відпустка за особливий характер працівникам з ненормованим робочим днем – тривалістю до 7 к. д. згідно зі списками посад, робіт та професій, визначених колдоговором. Для складання таких списків та умов надання зазначеної відпустки доцільно скористатися Рекомендаціями щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 10.10.97 р. № 7.

До стажу роботи, що дає право на наведені вище щорічні додаткові відпустки, зараховуються, зокрема:

• час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, установленої для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади;
• час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці (ст. 9 Закону № 504).

Вони надаються понад щорічну основну відпустку за однією підставою, обраною працівником. І за його бажанням можуть надаватись або одночасно зі щорічною основною відпусткою, або окремо від неї.

Щорічні додаткові відпустки тривалістю до 15 к. д. передбачено для держслужбовців у ст. 58 Закону № 889, для посадовців органів місцевого самоврядування – у ст. 21 Закону № 2493. Конкретна їх тривалість визначається залежно від стажу роботи на відповідних посадах.

Суддям, які мають стаж роботи понад 10 років, надається додаткова щорічна відпустка тривалістю 15 к. д. (ст. 136 Закону № 1402).

Загальні норми щодо щорічних основних та додаткових відпусток

Святкові та неробочі дні релігійних свят, передбачені ст. 73 КЗпП, для визначення тривалості щорічних відпусток не враховуються (ст. 5 Закону № 504).

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 к. д. (ст. 10 Закону № 504). Це означає, що для розрахунку загальної тривалості відпустки з метою контролю за дотриманням такої межі враховується лише щорічна основна і щорічні додаткові відпустки, про які ми говорили в п. 1 та 2 цього розділу. І не враховуються будь-які інші додаткові відпустки, незважаючи на те, що вони надаються щороку. У разі їх надання, у тому числі разом із щорічними основною та/або додатковою відпустками, загальна тривалість відпустки не обмежується. До речі, за аналогією лише тривалість щорічних відпусток – основної і додаткових ураховується при визначенні загальної кількості днів використаної відпустки (24 к. д.) для отримання права на компенсацію за невикористані дні відпустки (ст. 24 Закону № 504).

Звернімо увагу, що в нормі, яка встановлює граничну тривалість щорічних відпусток – 59 к. д., немає конкретизації, про відпустки за який рік (поточний робочий чи попередні) ідеться. Тому не радимо керуватися рекомендаціями, за якими в разі надання в поточному році відпусток, не використаних у попередніх роках, зазначеної граничної тривалості відпустки дотримуватися не обов’язково. Перевищення межі в такій ситуації може бути кваліфіковано перевіряльниками як порушення вимог Закону № 504.

Для контролю дотримання граничної тривалості щорічних відпусток слід урахувати спеціальні норми, наведені у ст. 47 Закону № 796, відповідно до яких загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток, передбачених ст. 7 та 8 Закону № 504, не повинна перевищувати:

• 56 к. д. – у разі роботи працівників у зонах відчуження та безумовного (обов’язкового) відселення;
• 49 к. д. – у разі роботи працівників у зоні гарантованого добровільного відселення;
• 42 к. д. – у разі роботи працівників у зоні посиленого радіоекологічного контролю.

Щорічна відпустка згідно зі ст. 11 Закону № 504 має бути перенесена на інший період або продовжена в разі:

• тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
• виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Важливо! Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можуть бути надані працівникові в будь-який час відповідного робочого року. Хоча стосовно щорічних додаткових відпусток, передбачених ст. 7 і 8 Закону № 504, тривалість яких визначається за фактом роботи в певних умовах певний час, застосувати наведену норму практично неможливо. Так, якщо основну щорічну відпустку повної тривалості можна надати і на самому початку робочого року за другий і подальші роки роботи, для визначення тривалості згаданих додаткових відпусток у нас бракуватиме даних про фактичну кількість днів, що мають при цьому враховуватись.

Щорічну (основну і додаткову) відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. д. (ст. 12 Закону № 504). Водночас законодавством не визначено, у першу чи в останню чергу має бути використана 14-денна відпустка. Крім того, не визначено, на скільки частин може бути поділено відпустку. Це означає можливість вирішення таких питань за домовленістю сторін – роботодавця і працівника.

Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці (ст. 11 Закону № 504). Утім, якщо такі вимоги не виконуються, працівникові може бути надана відпустка, не використана за будь-яку кількість попередніх робочих років.

Висновки

Працівники установ мають право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 к. д. У випадках, визначених законодавством, тривалість відпустки може бути більшою. Щорічні додаткові відпустки за роботу в особливих умовах надаються залежно від часу роботи в таких умовах. В інших випадках умови надання таких відпусток визначено окремими законодавчими актами для певних категорій працівників. Гранична тривалість відпустки – 59 к. д. застосовується лише стосовно основних та додаткових щорічних відпусток.

Про порядок надання додаткових відпусток, що не відносяться до щорічних, визначення сум оплати відпусток, допомоги на оздоровлення та інші дії, які має здійснювати бухгалтерська служба під час відпусткової кампанії, читайте «Правила надання та оплати відпусток: додаткові відпустки», «Відпусткова кампания: оплата відпусток», «Матеріальна допомога на оздоровлення».