Правила предоставления и оплаты отпусков

Вроде бы и не так давно начался год, а уже на пороге отпускной сезон. В связи с этим работы добавится как кадровой, так и бухгалтерской службе. И здесь вам пригодятся предложенный нами алгоритм действий, продемонстрированный на конкретных примерах, и основные правила предоставления и оплаты отпусков.

Порядок приема заявления и оформления приказа о предоставлении отпуска

По получении от работника заявления о предоставлении отпуска прежде всего нужно определить, имеет ли он право на отпуск, а если имеет, то какой продолжительности. Чтобы принять правильное решение, следует обратиться к Закону от 15.11.96 г. № 504-96/ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504).

В общем порядке заявления от работников о предоставлении отпуска следует принимать при условии, что между датой подачи заявления и началом отпуска есть промежуток времени для выяснения указанных вопросов и издания приказа об отпуске, начислении и выплате сумм его оплаты, и еще плюс три дня. Этого требует ст. 21 Закона № 504, которой предусмотрено, что зарплата работникам за время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до его начала.

Не будем иметь с этим никаких проблем, если в графике документооборота, принятом в учреждении, для руководителей подразделений будут установлены требования относительно сроков визирования заявления подчиненного о предоставлении отпуска, чтобы кадровая и бухгалтерская службы выполнили своевременно нужные действия.

В то же время несоблюдение указанных сроков не будет нарушением, если между лицом и работодателем есть договоренность о других сроках выплаты таких сумм (§ 2 ст. 7 Конвенции № 132 об оплачиваемых отпусках, ратифицированной Законом от 29.05.01 г. № 2481-ІІІ). На согласованные таким образом сроки работнику целесообразно указать в заявлении о предоставлении отпуска.

Однако на практике в некоторых учреждениях согласно их внутренним документам не предусмотрена подача работником заявления об отпуске, если он предоставляется согласно графику отпус­ков. Заметим, что сроки утверждения таких графиков, принятые в учреждении, могут совпадать со сроками, определенными п. 20 Типовых правил для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда от 20.07.84 г. № 213, а именно не позднее 5 января текущего года. А могут и не совпадать. В любом случае целесообразно это сделать до даты начала первого отпуска, который предоставляется в учреждении. При этом важно соблюдать требования ст. 10 Закона № 504, согласно которой кадровая служба обязана в письменном виде уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем через две недели до установленного графиком срока. Это может быть или отдельное письменное уведомление, или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

В последнем случае при подготовке распорядительного документа может быть использована типовая форма № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489. Поскольку эта форма не имеет обязательного характера, работодатель может составить приказ об отпуске в другой, произвольной форме.

Приведенные выше требования относительно приема заявления и оплаты отпуска касаются любого вида отпусков. Но в связи с приближением сезона отдыха далее мы остановимся на наиболее популярных из них для такой поры.

Виды и продолжительность отпусков

Продолжительность отпусков, которая определяется как Законом № 504, так и другими законодательными актами, независимо от режимов и графиков работы работника рассчитывается в календарных днях.

В этой консультации рассмотрим порядок предоставления следующих видов отпусков:

• ежегодный основной отпуск;
• ежегодные дополнительные отпуска;
• дополнительные, которые предоставляются ежегодно, но не отнесены к ежегодным: социальные отпуска работникам, которые имеют детей или совершеннолетнего ребенка – инвалида с детства подгруппы А I группы, ветеранам войны отдельных категорий, лицам, пострадавшим от Чернобыльской катастрофы.

Ежегодный основной отпуск

Продолжительность ежегодного основного отпуска для большинства категорий работников составляет 24 календарных дня (далее – к. д.). В любом случае она не может быть меньше указанной величины.

В то же время как самим Законом № 504, так и другими законодательными актами определены категории работников, которые имеют право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности.

Так, согласно ст. 6 Закона № 504 к таким категориям относятся, в частности

• руководящие работники учебных заведений и учреждений образования, учебных (педагогических) частей (подразделений) других учреждений и заведений, педагогические, научно-педагогические работники и научные работники, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью до 56 к. д. согласно Порядку, утвержденному постановлением КМУ от 14.04.97 г. № 346 (далее – Порядок № 346);
• инвалиды I и II групп, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 к. д., и инвалиды III группы, которые имеют право на отпуск продолжительностью 26 к. д.;
• лица в возрасте до 18 лет, которым предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью 31 к. д.

Согласно ст. 47 Закона от 28.02.91 г. № 796-XII «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» (далее – Закон № 796) работникам, которые работают (находятся в командировке) на территориях радиоактивного загрязнения, предоставляется основной ежегодный отпуск продолжительностью пропорционально отработанному на этих территориях времени:

• в зонах отчуждения и безусловного (обязательного) отселения – 44 к. д.;
• зоне гарантированного добровольного отселения – 37 к. д.;
• зоне усиленного радиологического контроля – 30 к. д.

Следует учесть, что по нормам последнего абзаца ст. 47 Закона № 796 во всех случаях продолжительность ежегодного отпуска не должна быть меньше предусмотренной законодательством Украины для любой категории работников. То есть если педагогический работник работает в одной из вышеуказанных зон и согласно Порядку № 346 имеет право на ежегодный отпуск продолжительностью 56 к. д., то ему должен быть предоставлен отпуск именно этой продолжительности.

Ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 к. д., если законом не предусмотрена большая продолжительность, предоставляется госслужащим согласно ст. 57 Закона от 10.12.15 г. № 889-VIII «О государственной службе» и должностным лицам органов местного самоуправления согласно ст. 21 Закона от 07.06.01 г. № 2493-III «О службе в органах местного самоуправления». А если госслужащий, например, работает в зоне отчуждения и безусловного (обязательного) отселения, то он будет иметь право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 44 к. д.

В соответствии со ст. 136 Закона от 02.06.16 г. № 1402-VIII «О судоустройстве и статусе судей» (далее – Закон № 1402) судьи имеют право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 30 рабочих (35 календарных) дней.

По общему порядку работник, который собирается в отпуск впервые в том или ином учреждении, будет иметь право на указанную продолжительность отпуска, если отработает без перерывов с даты приема на работу (она является датой начала его первого и следующих рабочих лет) не менее 6 месяцев (ч. 5 ст. 10 Закона № 504).

Если же работник решит пойти в отпуск раньше и работодатель не против, то продолжительность отпуска будет определена пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона № 504). Следовательно, расчет количества дней отпуска следует проводить исходя из количества календарных дней, отработанных с начала рабочего года.

Например, если работник, который принят на работу 5 января 2017 года и полная продолжительность отпуска которого согласно законодательству – 24 к. д., пожелает пойти в отпуск с 1 июня этого года, то он будет иметь право на отпуск продолжительностью 10 к. д. (141 к. д. х 0,0678, где 141 к. д. – количество календарных дней с даты трудоустройства до последнего дня перед отпуском, включая этот день; 0,0678 – часть ежегодного отпуска, которая приходится на 1 день, исходя из годового количества календарных дней за минусом праздничных дней и дней религиозных праздников, и определяется как 24 к. д. : 354 к. д.).

Добавим, что этот расчет выполнен в соответствии с рекомендациями, предоставленными в письме Минсоцполитики от 27.03.13 г. № 321/13/84-13.

Аналогично рассчитывается продолжительность отпуска для работников, которые приняты на работу по срочному трудовому договору и которые не отработали полный календарный год (например, операторы котельной). Таким же образом рассчитывается продолжительность отпуска для каждого из периодов рабочего года, если в этих периодах работник имел право на разную продолжительность отпуска.

Хотя есть и такие категории работников, которые имеют право на ежегодный отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы в данном учреждении. Перечень этих категорий определен в ч. 7 ст. 10 Закона № 504, куда включены, в частности, работники, которые являются инвалидами, лица в возрасте до 18 лет, совместители, которым отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы, женщины – перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, а также женщины, которые имеют двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида, лица, уволенные после прохождения срочной военной службы, военной службы по призыву во время мобилизации, на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава и т. п.

Руководящим, педагогическим, научным, научно-педагогическим работникам, специалистам учебных заведений ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и следующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул независимо от времени приема их на работу.

На ежегодный основной отпуск в удобное время имеют право категории работников, определенные частью тринадцатой ст. 10 Закона № 504. Это по большей части те же категории работников, которые имеют право на отпуск полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы. Но к ним присоединились еще ветераны труда и ветераны войны, жены (мужья) военнослужащих и т. д.

Право на отпуск в удобное рабочее время имеют также работники, отнесенные к І категории лиц, пострадавших от Чернобыльской катастрофы, согласно п. 22 ст. 20 Закона № 796.

Работникам, которые учатся в учебных заведениях без отрыва от производства, ежегодные отпуска по их желанию присоединяются ко времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой.

О периодах работы, которые включаются и не включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск, идет речь в ст. 9 Закона № 504. Так, в стаж работы, который дает право на ежегодный основной отпуск, в частности, засчитываются:

1) время фактической работы (в т. ч. на условиях неполного рабочего времени) в течение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Следовательно, как для основных работников, которые работают на условиях неполного рабочего дня, так и совместителей стаж работы для предоставления отпуска исчисляется исходя из количества отработанных дней, независимо от фактической продолжительности работы в течение дня.

2) время, когда работник фактически не работал, но за ним:

• сохранялось место работы (должность) и зарплата полностью или частично. По этой норме, например, в стаж, который дает право на ежегодный отпуск, засчитывается период службы работника учреждения, призванного во время мобилизации, или время оплаченного вынужденного прогула, вызванного незаконным увольнением;
• сохранялось место работы (должность) и ему выплачивалась помощь из фонда государственного социального страхования. С учетом того что такая помощь выплачивается и во время отпуска по беременности и родам, период такого отпуска включается в стаж, который дает право на ежегодный отпуск;
• сохранялось место работы (должность) и ему не выплачивалась заработная плата. То есть в стаж, который дает право на ежегодный отпуск, включается время пребывания в отпуске без сохранения зарплаты на условиях, определенных ст. 25 и 26 Закона № 504.

В стаж работы, который дает право на ежегодный основной отпуск, не засчитывается период пребывания в отпуске по уходу за ребенком независимо от предельного возраста ребенка, до которого законодательством разрешено находиться в таком отпуске в той или иной ситуации, связанной с состоянием здоровья ребенка.

Ежегодные дополнительные отпуска

Относительно дополнительных ежегодных отпусков действуют такие же правила, как и относительно основных ежегодных в части возникновения права на них определенной продолжительности в первый год работы (с учетом факта отработки 6 месяцев) и предоставления их в удобное время. Однако на продолжительность определенных видов ежегодных дополнительных отпусков влияют еще и другие факторы, о которых мы поговорим ниже.

Но сначала обратим внимание на то, что виды дополнительных ежегодных отпусков определены как самим Законом № 504, так и другими законодательными актами. Так, согласно ст. 4, 7 и 8 Закона № 504 к ежегодным дополнительным отпускам относятся:

А. Дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Предоставляется работникам по Списку производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск (приложение 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290, далее – Постановление № 1290, Список № 1), продолжительностью до 35 к. д.

Б. Дополнительный отпуск за особый характер труда работникам по Списку производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья (приложение 2 к Постановлению № 1290, Список № 2) продолжительностью до 35 к. д.

Конкретная продолжительность приведенных выше видов ежегодных дополнительных отпусков устанавливается колдоговором в зависимости от времени занятости работника в этих условиях. Подробные разъяснения относительно выполнения этой нормы содержат Порядки применения Списков № 1 и № 2, утвержденные приказом Минтруда и соцполитики от 30.01.98 г. № 16. В частности, согласно указаниям данного документа относительно применения Списка № 1 предоставление дополнительных отпусков разрешено только при условии проведения аттестации соответствующих рабочих мест согласно постановлению КМУ от 01.08.92 г. № 442 и Методическим рекомендациям для проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденным постановлением Минтруда от 01.09.92 г. № 41.

В. Дополнительный отпуск за особый характер работникам с ненормированным рабочим днем – продолжительностью до 7 к. д. согласно спискам должностей, работ и профессий, определенным колдоговором. Для составления таких списков и условий предоставления указанного отпуска целесообразно воспользоваться Рекомендациями относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденными приказом Минтруда и соцполитики от 10.10.97 г. № 7.

В стаж работы, которая дает право на приведенные выше ежегодные дополнительные отпуска, засчитываются, в частности:

• время фактической работы с вредными, тяжелыми условиями или с особым характером труда, если работник занят в этих условиях не менее половины продолжительности рабочего дня, установленной для работников данного производства, цеха, профессии или должности;
• время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда (ст. 9 Закона № 504).

Они предоставляются сверх ежегодного основного отпуска по одному основанию, выбранному работником. И по его желанию могут предоставляться или одновременно с ежегодным основным отпуском, или отдельно от него.

Ежегодные дополнительные отпуска продолжительностью до 15 к. д. предусмотрены для госслужащих в ст. 58 Закона № 889, для должностных лиц органов местного самоуправления – в ст. 21 Закона № 2493. Конкретная их продолжительность определяется в зависимости от стажа работы на соответствующих должностях.

Судьям, которые имеют стаж работы более 10 лет, предоставляется дополнительный ежегодный отпуск продолжительностью 15 к. д. (ст. 136 Закона № 1402).

Общие нормы относительно ежегодных основных и дополнительных отпусков

Праздничные и нерабочие дни религиозных праздников, предусмотренные ст. 73 КЗоТ, для определения продолжительности ежегодных отпусков не учитываются (ст. 5 Закона № 504).

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительного отпусков не может превышать 59 к. д. (ст. 10 Закона № 504). Это значит, что для расчета общей продолжительности отпуска в целях контроля за соблюдением такого предела учитывается только ежегодный основной и ежегодные дополнительные отпуска, о которых мы говорили в п. 1 и 2 настоящего раздела. И не учитываются какие-либо иные дополнительные отпуска, несмотря на то, что они предоставляются ежегодно. В случае их предоставления, в том числе вместе с ежегодными основным и/или дополнительным отпусками, общая продолжительность отпуска не ограничивается. Кстати, по аналогии только продолжительность ежегодных отпусков – основного и дополнительных учитывается при определении общего количества дней использованного отпуска (24 к. д.) для получения права на компенсацию за неиспользованные дни отпуска (ст. 24 Закона № 504).

Обратим внимание, что в норме, которая устанавливает предельную продолжительность ежегодных отпусков – 59 к. д., нет конкретизации об отпусках за какой год (текущий рабочий или предыдущие) идет речь. Поэтому не советуем руководствоваться рекомендациями, по которым в случае предоставления в текущем году отпусков, не использованных в предыдущих годах, указанную предельную продолжительность отпуска соблюдать не обязательно. Превышение предела в такой ситуации может быть квалифицировано проверяющими как нарушение требований Закона № 504.

Для контроля соблюдения предельной продолжительности ежегодных отпусков следует учесть специальные нормы, приведенные в ст. 47 Закона № 796, в соответствии с которыми общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков, предусмотренных ст. 7 и 8 Закона № 504, не должна превышать:

• 56 к. д. – в случае работы работников в зонах отчуждения и безусловного (обязательного) отселения;
• 49 к. д. – в случае работы работников в зоне гарантированного добровольного отселения;
• 42 к. д. – в случае работы работников в зоне усиленного радиоэкологического контроля.

Ежегодный отпуск согласно ст. 11 Закона № 504 должен быть перенесен на другой период или продлен в случае:

• временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке;
• выполнения работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
• наступления срока отпуска в связи с беременностью и родами;
• совпадения ежегодного отпуска с отпуском в связи с учебой.

Важно! Ежегодные отпуска за второй и следующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года. Хотя относительно ежегодных дополнительных отпусков, предусмотренных ст. 7 и 8 Закона № 504, продолжительность которых определяется по факту работы в определенных условиях определенное время, применить приведенную норму практически невозможно. Так, если основной ежегодный отпуск полной продолжительности можно предоставить и в самом начале рабочего года за второй и следующие годы работы, для определения продолжительности упомянутых дополнительных отпусков у нас недостаточно данных о фактическом количестве дней, которые должны при этом учитываться.

Ежегодный (основной и дополнительный) отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 к. д. (ст. 12 Закона № 504). В то же время законодательством не определено, в первую или в последнюю очередь должен быть использован 14-дневный отпуск. Кроме того, не определено, на сколько частей может быть разделен отпуск. Это означает возможность решения таких вопросов по договоренности сторон – работодателя и работника.

Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда (ст. 11 Закона № 504). Впрочем, если такие требования не выполняются, работнику может быть предоставлен отпуск, не использованный за любое количество предыдущих рабочих лет.

Выводы

Работники учреждений имеют право на ежегодный основной отпуск продолжительностью не менее 24 к. д. В случаях, определенных законодательством, продолжительность отпуска может быть большей. Ежегодные дополнительные отпуска за работу в особых условиях предоставляются в зависимости от времени работы в таких условиях. В других случаях условия предоставления таких отпусков определены отдельными законодательными актами для определенных категорий работников. Предельная продолжительность отпуска – 59 к. д. применяется только относительно основных и дополнительных ежегодных отпусков.

О порядке предоставления дополнительных отпусков, которые не относятся к ежегодным, определения сумм оплаты отпусков, помощи на оздоровление и других действиях, которые должна осуществлять бухгалтерская служба во время отпускной кампании, читайте «Правила предоставления и оплаты отпусков: дополнительные отпуска», «Отпускная кампания: оплата отпусков», «Материальная помощь на оздоровление».