Працівник помер: оподаткування останніх виплат

У разі смерті працівника бухгалтерові необхідно визначити суму заборгованості перед померлим працівником. Розглянемо як оподаткувати та відобразити у звітності остаточний розрахунок суми, що належить померлому працівникові.

Оподаткування виплат

Відразу скажемо, що останні виплати працівникові у вигляді зарплати обкладаються ЄСВ, ПДФО і військовим збором у загальному порядку. Пояснимо докладніше, на якій підставі.

ЄСВ. Базою для нарахування ЄСВ є сума нарахованої зарплати, включаючи основну і додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI). Види виплат, які відносяться або не відносяться до бази для нарахування ЄСВ, названі в Інструкції, затвердженій наказом Держкомстату від 13.01.04 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), і в Переліку, затвердженому постановою КМУ від 22.12.10 р. № 1170 (далі – Перелік № 1170).

Тобто зарплата за фактично відпрацьований час у місяці звільнення, а також грошова компенсація за всі дні не використаної працівником відпустки, яка включається до фонду додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції № 5), є базою для нарахування й утримання ЄСВ.

При остаточному розрахунку слід ураховувати максимальний розмір доходу, з якого сплачується ЄСВ (з 01.01.15 р. по 30.11.15 р. – 20 706 грн., з 01.12.15 р. – 23 426 грн.).

ПДФО. У разі смерті платника податків ПДФО за останній податковий період утримується з нарахованих на його користь доходів. При цьому останнім податковим періодом уважається період, який закінчується днем його смерті (п. 162.3 Податкового кодексу, далі – ПК).

Суми зарплати за фактично відпрацьований в останньому місяці час, включаючи і сам день смерті, компенсації за невикористану відпустку, допомоги з тимчасової непрацездатності (якщо працівник помер, перебуваючи на лікарняному) включаються до загального місячного оподатковуваного доходу працівника згідно з п. 164.2 ПК. Тому такі виплати підлягають обкладенню ПДФО на загальних підставах за ставками 15 % (20 %). При остаточному розрахунку слід пам'ятати, що коли працівник мав право на застосування ПСП, то це право зберігається і в місяці смерті працівника, – за умови, що нарахована йому цього місяця зарплата не перевищує 1 710 грн. (пп. 169.3.4 ПК).

Військовий збір. Об'єктом обкладення військовим збором є, зокрема, доходи, що підлягають обкладенню ПДФО (пп. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПК). Тобто із сум, нарахованих при остаточному розрахунку, слід утримати і військовий збір за ставкою 1,5 %.

Відображення виплат у формі № 1ДФ

Форма № 1ДФ. Оскільки зарплата була нарахована за відпрацьований працівником час, то у формі № 1ДФ вона повинна відображатися під податковим (реєстраційним/ідентифікаційним) номером померлого працівника (ЗІР, катего-рія 103.25). Форма заповнюється таким чином.

У разд. I слід зазначити:

• у графі 3а «Сума нарахованого доходу» – загальну суму нарахованої зарплати у звітному кварталі;
• графі 3 «Сума виплаченого доходу» – суму зарплати, виплаченої члену сім'ї у складі загальної суми зарплати, виплаченої працівникові у звітному кварталі;
• графі 4а «нарахованого» – загальну суму ПДФО, нарахованого на зарплату за квартал;
• графі 4 «перерахованого» – суму ПДФО, перераховану до бюджету, яка була утримана із зарплати;
• графі 5 «Ознака доходу» – код ознаки дохо-ду «101»;
• графі 7 «Дата звільнення з роботи» – дату смерті працівника;
• графі 8 «Ознака податкової соціальної пільги» – код ознаки ПСП (за наявності права на ПСП);

У розд. II зарплата померлого працівника й утриманий з неї військовий збір відображаються у складі нарахованого в цілому по установі у звітному кварталі доходу й утриманого із цього доходу військового збору.

Важливий нюанс! Існує вірогідність, що коли установа подаватиме форму № 1ДФ за звітний квартал, то до цього моменту реєстраційний номер облікової картки померлого працівника може бути вже виключений із Державного реєстру фізичних осіб – платників податків. Через це орган ДФС, після прийняття форми № 1ДФ, може повідомити підприємство про помилку. Тому рекомендуємо підготувати супровідний лист, у якому слід:

• пояснити, що сума заробітної плати померлого працівника, яка потрапила до поданої фор-ми № 1ДФ, нарахована за період, коли платник податків ще працював на підприємстві;
• зазначити дату смерті працівника і реквізити фактичного отримувача цього доходу.

Відображення виплат у звіті з ЄСВ

Звіт з ЄСВ. Виплати, нараховані померлому працівникові, відображаються в таблиці 6 Звіту з ЄСВ (додаток 4 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.15 р. № 435) із зазначенням періоду (місяця або декількох місяців), за який вони нараховані. А зміни в трудових відносинах відображаються в таблиці 5 додатка 4.

Розглянемо заповнення окремих реквізитів Звіту докладніше.

У таблиці 5 у реквізитах:

• 9 та 10 – зазначається податковий номер і П. І. Б. померлого працівника;
• 11 (період трудових відносин) – у графі «дата закінчення» проставляється дата смерті працівника, яка відповідає даті, зазначеній у свідоцтві про смерть;
• 13 (підстави для припинення трудових відносин) – проставляється номер і дата наказу про припинення трудових відносин у зв'язку зі смертю працівника.

Як правило, показники реквізитів 11 та 13 не збігаються.

У таблиці 6:

• у реквізиті 15 – проставляється фактична кількість календарних днів тривалості трудових відносин у звітному місяці з урахуванням дня смерті;
• реквізит 19 – не заповнюється. Це пояснюється тим, що у випадках, коли нарахована зарплата в місяці смерті працівника виявиться меншою за мінімальну зарплату, сума ЄСВ розраховується виходячи з фактично нарахованої зар-плати незалежно від її розміру (лист ДФС від 14.02.15 р. № 4979/7/99-99-17-03-01-17). Тобто донарахування до мінімальної зарплати у цьому випадку не проводиться.