Работник умер: налогообложение последних выплат

В случае смерти работника бухгалтеру необходимо определить сумму задолженности перед умершим работником. Рассмотрим как обложить и отразить в отчетности окончательный расчет суммы, принадлежащей умершему работнику.

Налогообложение выплат

Сразу скажем, что последние выплаты работнику в виде зарплаты облагаются ЕСВ, НДФЛ и воен-ным сбором в общем порядке. Поясним подробнее, на каком основании.

ЕСВ. Базой для начисления ЕСВ является сумма начисленной зарплаты, включая основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI). Виды вы-плат, которые относятся или не относятся к базе для начисления ЕСВ, названы в Инструкции, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5 (далее – Инструкция № 5), и в Перечне, утвержденном постановлением КМУ от 22.12.10 г. № 1170 (далее – Перечень № 1170).

То есть зарплата за фактически отработанное время в месяце увольнения, а также денежная компенсация за все дни не использованного работником отпуска, которая включается в фонд дополнительной заработной платы (пп. 2.2.12 Инструкции № 5), являются базой для начисления и удержания ЕСВ.

При окончательном расчете следует учитывать максимальный размер дохода, с которого уплачивается ЕСВ (c 01.01.15 г. по 30.11.15 г. – 20 706 грн., с 01.12.15 г. – 23 426 грн.).

НДФЛ. В случае смерти налогоплательщика НДФЛ за последний налоговый период удерживается из начисленных в его пользу доходов. При этом последним налоговым периодом считается период, который заканчивается днем его смерти (п. 162.3 Налогового кодекса, далее – НК).

Суммы зарплаты за фактически отработанное в последнем месяце время, включая и сам день смерти, компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по временной нетрудоспособности (если работник умер, находясь на больничном) включаются в общий месячный налогооблагаемый доход работника согласно п. 164.2 НК. Поэтому такие выплаты подлежат обложению НДФЛ на общих основаниях по ставкам 15 % (20 %). При окончательном расчете следует помнить, что если работник имел право на применение НСЛ, то это право сохраняется и в месяце смерти работника, – при условии, что начисленная ему в этом месяце зарплата не превышает 1 710 грн. (пп. 169.3.4 НК).

Военный сбор. Объектом обложения военным сбором являются, в частности, доходы, подлежащие обложению НДФЛ (пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НК). То есть из сумм, начисленных при окончательном расчете, следует удержать и военный сбор по ставке 1,5 %.

Отражение выплат в форме № 1ДФ

Форма № 1ДФ. Так как зарплата была начислена за отработанное работником время, то в форме № 1ДФ она должна отражаться под налоговым (регистрационным/идентификационным) номером умершего работника (ОИР, категория 103.25). Форма заполняется следующим образом.

В разд. I следует указать:

• в графе 3а «Сума нарахованого доходу» – общую сумму начисленной зарплаты в отчетном квартале;
• графе 3 «Сума виплаченого доходу» – сумму зарплаты, выплаченной члену семьи в составе общей суммы зарплаты, выплаченной работнику в отчетном квартале;
• графе 4а «нарахованого» – общую сумму НДФЛ, начисленного на зарплату за квартал;
• графе 4 «перерахованого» – сумму НДФЛ, перечисленную в бюджет, которая была удержана из зарплаты;
• графе 5 «Ознака доходу» – код признака дохо-да «101»;
• графе 7 «Дата звільнення з роботи» – дату смерти работника;
• графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» – код признака НСЛ (при наличии права на НСЛ);

В разд. II зарплата умершего работника и удержанный из нее военный сбор отражаются в составе начисленного в целом по учреждению в отчетном квартале дохода и удержанного из этого дохода военного сбора.

Важный нюанс! Существует вероятность, что когда учреждение будет подавать форму № 1ДФ за отчетный квартал, то к этому моменту регистрационный номер учетной карточки умершего работника может быть уже исключен из Государственного реестра физических лиц – плательщиков налогов. Из-за этого орган ГФС, после принятия формы № 1ДФ, может уведомить предприятие об ошибке. Поэтому рекомендуем подготовить сопроводительное письмо, в котором следует:

• пояснить, что сумма заработной платы умершего работника, которая попала в представленную форму № 1ДФ, начислена за период, когда налогоплательщик еще работал на предприятии;
• указать дату смерти работника и реквизиты фактического получателя этого дохода.

Отражение выплат в отчете по ЕСВ

Отчет по ЕСВ. Выплаты, начисленные умершему работнику, отражаются в таблице 6 Отчета по ЕСВ (приложение 4 к Порядку, утвержденному приказом Минфина от 14.04.15 г. № 435) с указанием периода (месяца или нескольких месяцев), за который они начислены. А изменения в трудовых отношениях отражаются в таблице 5 приложения 4.

Рассмотрим заполнение отдельных реквизитов Отчета подробнее.

В таблице 5 в реквизитах:

• 9 и 10 – указывается налоговый номер и Ф. И. О. умершего работника;
• 11 (период трудовых отношений) – в графе «дата окончания» проставляется дата смерти работника, которая соответствует дате, указанной в свидетельстве о смерти;
• 13 (основания для прекращения трудовых отношений) – проставляется номер и дата приказа о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника.

Как правило, показатели реквизитов 11 и 13 не совпадают.

В таблице 6:

• в реквизите 15 – проставляется фактическое количество календарных дней продолжительности трудовых отношений в отчетном месяце с учетом дня смерти;
• реквизит 19 – не заполняется. Это объясняется тем, что в случаях, когда начисленная зарплата в месяце смерти работника окажется меньше минимальной зарплаты, сумма ЕСВ рассчитывается исходя из фактически начисленной зарплаты независимо от ее размера (письмо ГФС от 14.02.15 г. № 4979/7/99-99-17-03-01-17). То есть доначисление до минимальной зарплаты в данном случае не производится.