Власні речі працівника використовуються на роботі: чи відображати їх в обліку

Основні засоби

За час карантину та дистанційної роботи деякі працівники установи для зручності придбали ноутбуки. Після послаблення карантину вони принесли їх до установи та активно користуються ними для виконання своїх посадових обов’язків. Чи треба показувати такі активи в обліку установи? Які документи слід ще оформити для правильного зберігання власних речей працівників?

Відповідно до НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11, усі матеріальні активи беруть на облік із присвоєнням їм інвентарних (номенклатурних) номерів. Утім ці норми стосуються активів установи.

Власні речі працівника, принесені на роботу для зручності, згідно з НП(С)БОДС 124 «Доходи» та 135 «Витрати» не визнаються ні доходами, ні витратами. Фактично актив, який працівник приніс на роботу, і надалі залишається під його контролем. Отже, і на баланс його не мають права зарахувати, можна і треба лише вести його позабалансовий облік.

Отже, перш ніж взяти на облік особисті речі працівника, установа має укласти з ним договір зберігання.

Як передбачено п. 1 ст. 936 Цивільного кодексу (далі – ЦК), за договором зберігання одна сторона (зберігач) зобов’язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцеві у схоронності.

Договір зберігання укладається у письмовій формі у випадках, установлених ст. 208 ЦК, а прийняття самої речі (активу) посвідчується розпискою, квитанцією або іншим документом, підписаним зберігачем.

Зверніть увагу, що ст. 942 ЦК визначено обов’язки зберігача щодо забезпечення схоронності речі, а саме:

• уживати усіх заходів, установлених договором, законом, іншими актами цивільного законодавства, для забезпечення схоронності речі;
• піклуватися про річ, як про свою власну, якщо вона зберігається безплатно.

Працівників слід попередити про порядок використання особистих речей в установі. Якщо хтось приносить особисту річ, він повинен попередити про це керівництво, написавши заяву, детально описавши річ, що принесена, і підписати договір про відповідальне зберігання. Так само необхідно учиняти у разі прийняття працівником рішення забрати річ назад: подати заяву, припинити дію договору відповідального зберігання.

У бухобліку для власних речей працівників призначено позабалансовий рахунок 02 «Активи на відповідальному зберіганні», на якому ведеться облік та узагальнюється інформація:

1) щодо товарно-матеріальних цінностей:

• оплачених органами вищого рівня із державного та місцевих бюджетів і відвантажених суб’єктам держсектору, що належать до їх сфери управління, які перебувають на інших бюджетах, та прийнятих розпорядником бюджетних коштів та державними цільовими фондами на відповідальне зберігання, включаючи спеціальне обладнання, придбане для виконання науково-дослідних і конструкторських робіт;
• прийнятих суб’єктом держсектору на відповідальне зберігання;

2) усіх видів обладнання і предметів спортивних стрільбищ, тирів, кабінетів військової дисципліни закладів освіти тощо.

Збільшення залишку на рахунку відбувається у разі надходження до суб’єкта держсектору активів на відповідальне зберігання, зменшення – у разі повернення таких активів.

Позабалансовий рахунок 02 має, зокрема, субрахунок 021 «Активи на відповідальному зберіганні розпорядників бюджетних коштів», на якому обліковуються особисті речі працівників (детальніше про позабалансовий облік див. у «Позабалансовий облік та його особливості»).

Під час щорічної інвентаризації слід перевіряти наявність речей на відповідальному зберіганні. Це треба не лише для підтвердження їх наявності (за цим фактично слідкує особа, яка користується цими речами), але й для відображення правдивої інформації у фінансовій звітності.

Відповідно до НП(С)БОДС 101 примітки до річної фінзвітності – це сукупність показників і пояснень, яка забезпечує деталізацію та обґрунтованість статей фінансових звітів, а також інша інформація, розкриття якої передбачено відповідними стандартами.

Форма № 5-дс «Примітки до річної фінансової звітності», затверджена наказом Мінфіну від 29.11.17 р. № 977 (далі – Примітки), складається та подається раз на рік у складі річної фінзвітності.

Під час складання Приміток слід орієнтуватися на Методичні рекомендації з перевірки порівнянності показників фінансової звітності суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 28.12.17 р. № 1170.

Примітки – це найбільш деталізована форма річної фінзвітності. Вони мають 13 розділів, у кожному з яких наводиться докладна інформація про рух активів та зобов’язань особи, яка звітує, серед іншого й розшифровуються позабалансові рахунки.