Собственные вещи работника используются на работе: отражать ли их в учете

Основные средства

За время карантина и дистанционной работы некоторые работники учреждения для удобства приобрели ноутбуки. После ослабления карантина они принесли их в учреждение и активно пользуются ими для выполнения своих должностных обязанностей. Надо ли показывать такие активы в учете учреждения? Какие документы нужно еще оформить для правильного хранения собственных вещей работников?

Согласно НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методическим рекомендациям по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденным приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11, все материальные активы берут на учет с присвоением им инвентарных (номенклатурных) номеров. Впрочем, эти нормы касаются активов учреждения.

Собственные вещи работника, принесенные на работу для удобства, согласно НП(С)БУГС 124 «Доходы» и 135 «Расходы» не признаются ни доходами, ни расходами. Фактически актив, который работник принес на работу, и в дальнейшем остается под его контролем. Значит, и на баланс его не имеют права зачислить, можно и нужно только вести его забалансовый учет.

Итак, прежде чем взять на учет личные вещи работника, учреждение должно заключить с ним договор хранения.

Как предусмотрено п. 1 ст. 936 Гражданского кодекса (далее – ГК), по договору хранения одна сторона (хранитель) обязуется хранить вещь, которая передана ей другой стороной (поклажедателем), и вернуть ее поклажедателю в сохранности.

Договор хранения заключается в письменной форме в случаях, установленных ст. 208 ГК, а прием самой вещи (актива) заверяется распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.

Обратите внимание, что ст. 942 ГК определены обязанности хранителя относительно обеспечения сохранности вещи, а именно:

• принимать все меры, установленные договором, законом, другими актами гражданского законодательства, для обеспечения сохранности вещи;
• заботиться о вещи, как о своей собственной, если она хранится бесплатно.

Работников нужно предупредить о порядке использования личных вещей в учреждении. Если кто-то приносит личную вещь, он должен предупредить об этом руководство, написав заявление, детально описав вещь, которая принесена, и подписать договор об ответственном хранении. Так же необходимо поступать в случае принятия работником решения забрать вещь обратно: подать заявление, прекратить действие договора ответственного хранения.

В бухучете для собственных вещей работников предназначен забалансовый счет 02 «Активы на ответственном хранении», на котором ведется учет и обобщается информация:

1) относительно товарно-материальных ценностей:

• оплаченных органами вышестоящего уровня из государственного и местных бюджетов и отгруженных субъектам госсектора, относящимся к их сфере управления, которые находятся на других бюджетах, и принятых распорядителем бюджетных средств и государственными целевыми фондами на ответственное хранение, включая специальное оборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских и конструкторских работ;
• принятых субъектом госсектора на ответственное хранение;

2) всех видов оборудования и предметов спортивных стрельбищ, тиров, кабинетов военной дисциплины учебных заведений и т. п.

Увеличение остатка на счете происходит в случае поступления к субъекту госсектора активов на ответственное хранение, уменьшение – в случае возврата таких активов.

Забалансовый счет 02 имеет, в частности, субсчет 021 «Активы на ответственном хранении распорядителей бюджетных средств», на котором учитываются личные вещи работников (детальнее о забалансовом учете см. в «Забалансовый учет и его особенности»).

Во время ежегодной инвентаризации нужно проверять наличие вещей на ответственном хранении. Это надо не только для подтверждения их наличия (за этим фактически следит лицо, которое пользуется этими вещами), но и для отражения достоверной информации в финансовой отчетности.

Согласно НП(С)БУГС 101 примечания к годовой финотчетности – это совокупность показателей и пояснений, которая обеспечивает детализацию и обоснованность статей финансовых отчетов, а также прочая информация, раскрытие которой предусмотрено соответствующими стандартами.

Форма № 5-дс «Примечания к годовой финансовой отчетности», утвержденная приказом Минфина от 29.11.17 г. № 977 (далее – Примечания), составляется и подается раз в год в составе годовой финотчетности.

При составлении Примечаний нужно ориентироваться на Методические рекомендации по проверке сопоставимости показателей финансовой отчетности субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 28.12.17 г. № 1170.

Примечания – это наиболее детализированная форма годовой финотчетности. Они имеют 13 разделов, в каждом из которых приводится подробная информация о движении активов и обязательств лица, которое отчитывается, среди прочего и расшифровываются забалансовые счета.