Післякарантинний аудит кадрової документації: перевіряємо себе самостійно

Умови та оплата праці в бюджетних установах (частина 7)

Гаряча лінія «Антивірус»: як працювати на карантині

Установи поступово виходять із карантинних заходів. Працівники повертаються до звичного для них ритму роботи. А перед кадровиками постають певного роду питання: слід перевірити ті кадрові документи, які мали бути завізовані співробітниками, а також упевнитися, що вся кадрова документація, створена під час карантину, оформлена належним чином. Отже, розглянемо ці питання тут і зараз.

Закінчення строку дії трудового договору

Якщо у вас є працівники, які виконують свої обов’язки за строковими договорами, термін дії яких минає, то звільнити їх можна за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Підстава — закінчення строку трудового договору. День звільнення – останній день дії договору.

Заява працівника не потрібна, але наказ про звільнення видайте обов’язково: в останній день роботи особи або напередодні, дата звільнення – з договору.

Пам’ятайте: якщо строк дії строкового договору минув, а працівник так і продовжує працювати, то договір вважається укладеним на невизначений строк і звільнити цього працівника за п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП не можна.

Скорочення чисельності працівників під час карантину

Скорочення може бути, якщо йдеться про оптимізацію чисельності працівників і скорочення штату або перепрофілювання сфери діяльності закладу, під час якого автоматизуються певні процеси й тому деякі працівники роботодавцеві більше не потрібні, або ліквідацію установи.

Як скоротити працівника?

Слід зазначити, що скоротити працівника без об’єктивних причин не можна.

Підставою для скорочення можуть бути зміни в організації праці. Наприклад, перераховується обсяг робіт для одного працівника та визначається необхідна кількість працівників.

Кожен крок під час скорочення треба оформлювати документально. Це допоможе роботодавцеві підтвердити, що звільнення працівника є законним, а у працівника не буде підстав оскаржити його в суді.

1. Працівники повідомляються про скорочення за два місяці, причому не на словах і не телефоном, обов’язково письмово (ч. 1 ст. 49² КЗпП). Під повідомленням кожен працівник має поставити свій підпис і дату. Якщо серед претендентів на звільнення є ті, хто має переваги в залишенні на роботі, то їм слід запропонувати іншу роботу.

2. Видається наказ, в якому обов’язково вказується причина скорочення: ліквідація установи, скорочення посади тощо.

3. Обов’язково виплачуються всі належні працівникові гроші та видається на руки заповнена трудова книжка.

Дистанційна (надомна) робота

Якщо віддалений режим роботи запроваджувався на період карантину з таким формулюванням у наказі: «Установити для працівників установи з 19.03.20 р. дистанційну роботу на період карантину», то слід видати наказ про поновлення звичайного режиму роботи, адже немає кінцевої дати закінчення події. Оскільки режим віддаленої роботи запроваджено за заявою працівника, припинення такого режиму має відбуватися на підставі заяви працівника.

Гнучкий режим робочого часу (ГРРЧ)

Згідно зі ст. 60 КЗпП за погодженням між працівником і роботодавцем для першого може встановлюватися ГРРЧ на певний строк або безстроково як під час прийняття на роботу, так і згодом. Якщо ГРРЧ було встановлено на певний термін (до конкретної дати) або з формулюванням «на період карантину», процедура припинення такого режиму буде такою самою, як і дистанційної роботи.

Неповний робочий час

Неповний робочий час установлюють або з ініціативи власника і за згодою працівника, або на прохання працівника. У першому випадку це є зміною істотних умов праці, і про це відповідно до ч. 3 ст. 32 КЗпП роботодавець повинен видати наказ. У наказі обґрунтовуються причини змін (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Якщо немає змін, то встановлювати або скасовувати неповний робочий час не можна. Роботодавець повинен довести, що такі зміни відбулися (лист Мінсоцполітики від 15.07.11 р. № 195/13/1334).

За 2 місяці до запровадження неповного робочого часу працівники мають бути попереджені про ці зміни під підпис. Повідомлення складається в довільній формі. Також треба отримати від кожного працівника письмову заяву про його згоду працювати за новими правилами або, навпаки, відмову їх приймати.

Далі слід видати накази про переведення на неповний робочий час на кожного працівника й розробити нові інструкції та правила трудового розпорядку, інші документи, в яких відображені нові умови, та ознайомити з ними працівників.

Якщо працівник відмовляється приймати нові умови роботи, то його звільняють за п. 6 ст. 36 КЗпП із вихідною допомогою в розмірі середнього заробітку.

Якщо ініціатором переведення працівника на неповний робочий час є сам працівник, то це випадок, що регулюється ст. 56 КЗпП. У такому разі в заяві та в наказі слід зазначити про встановлення неповного робочого часу (дня або тижня) та режиму роботи, наприклад 4 або 6 годин на день з 09.00 до 13.00 або 16.00 відповідно Оплата праці в такому разі провадиться залежно від відпрацьованого часу, про що також зазначають у наказі.

Оскільки ініціатором є працівник (що підтверджується його заявою), попереджати його про зміну істотних умов праці за 2 місяці не потрібно. Його знайомлять під підпис із наказом, і він починає працювати за новим графіком із дати, зазначеної в цьому наказі.

Якщо неповний робочий час установлено безстроково, то, якщо працівник виявить бажання перейти на звичайний режим роботи, він має написати заяву, зазначивши: «прошу скасувати встановлений мені режим неповного робочого часу...». Роботодавець видає наказ (розпорядження) про переведення працівника на звичайний режим роботи і про скасування неповного робочого часу.

Якщо неповний робочий час встановлювався на якийсь строк («з» _____ «до» _____), то для переходу до звичайного режиму роботи працівнику подавати додаткову заяву, а керівникові – видавати окремий розпорядчий документ не потрібно.

Простій на підприємстві

Якщо на підприємстві або в окремому структурному підрозділі на період карантину було запроваджено простій на визначений строк, наприклад: «установити простій на підприємстві з 18.03.20 р. до 22.05.20 р.», то його припиняють так.

У наказі «Про припинення простою, установленого на час карантину» має міститися інформація із зазначенням конкретної дати припинення простою та зазначенням, з якої дати встановлюється звичайний режим роботи.

Якщо працівників на період простою переводили на іншу роботу, то додатково оформлювати повернення їх на роботу за договором не потрібно, оскільки тимчасове переведення оформлюяється наказом, в якому зазначають нове місце роботи, строк, на який переводять працівника, тощо.

Будьте уважні, тимчасове переведення можливе лише за згодою працівника з урахуванням спеціальності та кваліфікації. Переводити працівників на іншу роботу на тому самому підприємстві можна на весь час простою, а на інше підприємство, розташоване в тій самій місцевості, – на строк до одного місяця.

Висновки

Розпочавши роботу в установі після припинення деяких карантинних заходів, треба перевірити наявність усіх заяв і наказів, які мали бути оформлені під час карантину. Крім того, слід перевірити наявність усіх підписів працівників, які мають бути на наказах щодо діяльності закладу на час карантину.