Послекарантинный аудит кадровой документации: проверяем себя самостоятельно

Условия и оплата труда в бюджетных учреждениях (часть 7)

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине 

Учреждения постепенно выходят из карантинных мероприятий. Работники возвращаются к обычному для них ритму работы. А перед кадровиками возникают определенного рода вопросы: нужно проверить те кадровые документы, которые должны были быть завизированы сотрудниками, а также удостовериться, что вся кадровая документация, созданная во время карантина, оформлена надлежащим образом. Итак, рассмотрим эти вопросы здесь и сейчас.

Окончание срока действия трудового договора

Если у вас есть работники, исполняющие свои обязанности по срочным договорам, срок действия которых истекает, то уволить их можно по п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ. Основание — окончание срока трудового договора. День увольнения – последний день действия договора.

Заявление работника не нужно, но приказ об увольнении издайте обязательно: в последний день работы лица или накануне, дата увольнения – из договора.

Помните: если срок действия срочного договора истек, а работник так и продолжает работать, то договор считается заключенным на неопределенный срок и уволить этого работника по п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗоТ нельзя.

Сокращение численности работников во время карантина

Сокращение может быть, если речь идет об оптимизации численности работников и сокращении штата или перепрофилировании сферы деятельности заведения, во время которого автоматизируются определенные процессы и поэтому некоторые работники работодателю больше не нужны, или ликвидации учреждения.

Как сократить работника?

Следует отметить, что сократить работника без объективных причин нельзя.

Основанием для сокращения могут быть изменения в организации труда. Например, пересчитывается объем работ для одного работника и определяется необходимое количество работников.

Каждый шаг при сокращении надо оформлять документально. Это поможет работодателю подтвердить, что увольнение работника законно, а у работника не будет оснований обжаловать его в суде.

1. Работники уведомляются о сокращении за два месяца, причем не на словах и не по телефону, обязательно письменно (ч. 1 ст. 49² КЗоТ). Под уведомлением каждый работник должен поставить свою подпись и дату. Если среди претендентов на увольнение есть те, кто имеет преимущества в оставлении на работе, то им нужно предложить другую работу.
2. Издается приказ, в котором обязательно указывается причина сокращения: ликвидация учреждения, сокращение должности и т. п.
3. Обязательно выплачиваются все надлежащие работнику деньги и выдается на руки заполненная трудовая книжка.

Дистанционная (надомная) работа

Если удаленный режим работы вводился на период карантина с такой формулировкой в приказе: «Установить для работников учреждения с 19.03.20 г. дистанционную работу на период карантина», то нужно издать приказ о возобновлении обычного режима работы, ведь нет конечной даты окончания события. Поскольку режим удаленной работы внедрен по заявлению работника, прекращение такого режима должно происходить на основании заявления работника.

Гибкий режим рабочего времени (ГРРВ)

Согласно ст. 60 КЗоТ по согласованию между работником и работодателем для первого может устанавливаться ГРРВ на определенный срок или бессрочно как во время приема на работу, так и со временем. Если ГРРВ был установлен на определенный срок (до конкретной даты) или с формулировкой «на период карантина», процедура прекращения такого режима будет такой же, как и дистанционной работы.

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время устанавливают или по инициативе собственника и с согласия работника, или по просьбе работника. В первом случае это является изменением существенных условий труда, и об этом согласно ч. 3 ст. 32 КЗоТ работодатель должен издать приказ. В приказе обосновываются причины изменений (ч. 3 ст. 32 КЗоТ). Если нет изменений, то устанавливать или отменять неполное рабочее время нельзя. Работодатель должен доказать, что такие изменения произошли (письмо Минсоцполитики от 15.07.11 г. № 195/13/1334).

За 2 месяца до внедрения неполного рабочего времени работники должны быть предупреждены об этих изменениях под подпись. Уведомление составляется в произвольной форме. Также надо получить от каждого работника письменное заявление о его согласии работать по новым правилам или, наоборот, отказ их принимать.

Далее нужно издать приказы о переводе на неполное рабочее время на каждого работника и разработать новые инструкции и правила трудового распорядка, другие документы, в которых отражены новые условия, и ознакомить с ними работников.

Если работник отказывается принимать новые условия труда, то его увольняют по п. 6 ст. 36 КЗоТ с выходным пособием в размере среднего заработка.

Если инициатором перевода работника на неполное рабочее время является сам работник, то это случай, который регулируется ст. 56 КЗоТ. В таком случае в заявлении и в приказе следует указать об установлении неполного рабочего времени (дня или недели) и режим работы, например 4 или 6 часов в день с 09.00 до 13.00 или 16.00 соответственно. Оплата труда в таком случае осуществляется в зависимости от отработанного времени, о чем также указывают в приказе.

Поскольку инициатором является работник (что подтверждается его заявлением), предупреждать его об изменении существенных условий труда за 2 месяца не нужно. Его знакомят под подпись с приказом, и он начинает работать по новому графику с даты, указанной в этом приказе.

Если неполное рабочее время установлено бессрочно, то, если работник изъявит желание перейти на обычный режим работы, он должен написать заявление, указав: «прошу отменить установленный мне режим неполного рабочего времени...». Работодатель издает приказ (распоряжение) о переводе работника на обычный режим работы и об отмене неполного рабочего времени.

Если неполное рабочее время устанавливалось на какой-либо срок («с» _____ «до» _____), то для перехода к обычному режиму работы работнику подавать дополнительное заявление, а руководителю – издавать отдельный распорядительный документ не нужно.

Простой на предприятии

Если на предприятии или в отдельном структурном подразделении на период карантина был внедрен простой на определенный срок, например: «установить простой на предприятии с 18.03.20 г. до 22.05.20 г.», то его прекращают так.

В приказе «О прекращении простоя, установленного на время карантина» должна содержаться информация с указанием конкретной даты прекращения простоя и указанием, с какой даты устанавливается обычный режим работы.

Если работников на период простоя переводили на другую работу, то дополнительно оформлять возврат их на работу по договору не нужно, поскольку временный перевод оформляется приказом, в котором указывают новое место работы, срок, на который переводят работника, и т. п.

Будьте внимательны, временный перевод возможен лишь с согласия работника с учетом специальности и квалификации. Переводить работников на другую работу на том же предприятии можно на все время простоя, а на другое предприятие, расположенное в той же местности, – на срок до одного месяца.

Выводы

Начав работу в учреждении после прекращения некоторых карантинных мероприятий, надо проверить наличие всех заявлений и приказов, которые должны были быть оформлены во время карантина. Кроме того, нужно проверить наличие всех подписей работников, которые должны быть на приказах относительно деятельности заведения на время карантина.