Відображення відпусткових у Податковому розрахунку

Оплата праці та кадрові питання працівників освіти

Відпусткові відображаються в додатку 1 (Д1) «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» до Податкового розрахунку з ПДФО та ЄСВ, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (в останній редакції). Порядок відображення в цьому додатку поточних та перехідних відпусткових має свої особливості. Розглянемо та покажемо на прикладі, як правильно формувати в додатку Д1 рядки з такими доходами, а також з’ясуємо, як показувати перехідні відпусткові, в разі якщо відпустка починається в одному періоді, а закінчується в іншому.

Відпусткові є складовою фонду оплати праці, але в Податковому розрахунку їх відображаємо так:

1) у графі 09 зазначаємо код типу нарахувань «10» в окремому від суми зарплати рядку;

2) у графі 08 – той самий код категорії застрахованої особи, що й для зарплати;

3) на відпусткові в додатку Д1 заповнюємо стільки рядків, на скільки місяців у працівника припадає відпустка;

4) відображаємо в додатку Д1, сформованому за той місяць звітного кварталу, в якому відпусткові були фактично нараховані, в окремому рядку з кодом типу нарахувань «10» у рядку 09;

5) графа 14 у рядку з відпустковими заповнюється, якщо в поточному місяці працівникові не нараховувалася зарплата;

6) якщо зарплата нараховувалась, то кількість днів перебування в трудових відносинах відображається в графі 14 рядка із зарплатою,
а в рядку з відпустковими ця графа залишається незаповненою;

7) якщо в додатку Д1 в окремих рядках показуємо відпусткові за майбутні місяці, графу 14 не заповнюємо навіть у разі, якщо працівник весь місяць перебував у відпустці.

! На відміну від відпусткових, компенсацію за дні невикористаної відпустки в додатку Д1 окремо виділяти не потрібно. Вона відображається в загальній сумі заробітної плати місяця нарахування.

Перехідні відпусткові мають особливості під час виплати та складання додатків Д1 та 4ДФ до Податкового розрахунку.

Під час виплати відпусткових треба дотримуватися таких правил:

1) виплату відпусткових треба зробити перед виходом працівника у відпустку (наприклад, якщо відпустка у квітні – травні, відпусткові виплачуються у квітні);

2) виплату потрібно здійснити за три дні до початку відпустки;

3) податки (ПДФО, ЄСВ, військовий збір, далі – ВЗ) треба нарахувати й утримати під час виплати відпусткових. Усе з повної суми нарахованих і виплачених відпусткових;

4) у розрахунку відпусткових обов’язково виділити частини помісячно (виплачується все одним платежем, але бухгалтеру слід це зробити, щоб правильно розрахувати й розбити ПДФО та ЄСВ за місяцями та правильно заповнити Податковий розрахунок).

Під час складання додатка 4ДФ ПДФО та ВЗ показуються повністю в місяці нарахування відпусткових в одній сумі і разом із зарплатою за місяць виходу у відпустку, об’єднані однією ознакою доходу «101».

У додатку Д1 ЄСВ показують одразу в місяці виходу у відпустку, але з розбивкою помісячно та окремою сумою від зарплати працівника, як уже згадувалося раніше (див. приклад).

В основній частині Податкового розрахунку ЄСВ наводиться загальною сумою, разом із зарплатою в тому місяці звітного кварталу, якого стосується заповнений додаток Д1 (три додатки окремо до кожного місяця – номери вказуються на кожному).

Є особливості відображення ПДФО, у разі якщо працівник користується податковою соціальною пільгою (далі – ПСП):

1. Якщо перехідні відпусткові припадають на перехід із кварталу на квартал, то може виникнути ситуація, коли через нарахування відпусткових у місяці виходу у відпустку працівник утрачає ПСП, оскільки його дохід у місяці виходу у відпустку перевищує 3 180 грн ПСП «на дітей» (якщо двоє дітей – 6 360 грн (3 180 грн х 2)).

Після помісячного розподілу дохід за місяць може опинитися в межах цих сум. Якщо податковий розрахунок за квартал уже подано, то пізніше робимо перерахунок ПДФО, наприклад у наступному кварталі чи вже наприкінці року.

2. Якщо відпусткові нараховуються в межах кварталу, то все можна одразу відкоригувати в межах трьох місячних додатків 4ДФ.

ВЗ у разі перехідних відпусткових відображається без змін, адже на його визначення ПСП не впливає.

! Додаток 4ДФ 2021 року, на відміну від форми № 1ДФ 2020 року, має щомісячну розбивку в межах одного кварталу.

Розглянемо на прикладі, як обчислити перехідні відпусткові та відобразити ПДФО, ВЗ, ЄСВ у Податковому розрахунку – 2021.

Приклад

Працівник Ченцов С. В. пішов у відпустку на 24 календарних дні (далі – к. д.) з 29.03.21 р. до 21.04.21 р. Розрахунковим періодом буде березень 2020-го – лютий 2021 року. Зарплата за цей період – 154 000 грн. Зарплата за відпрацьовані дні березня 2021 року – 11 000 грн. Виплату слід здійснити до 26 березня 2021 року, тобто до останнього робочого дня перед відпусткою.

1. Розрахуємо середньоденну зарплату:

154 000 грн : 354 к. д. = 435,03 грн.

2. Визначимо загальну суму відпусткових:

435,03 грн х 24 к. д. = 10 440,72 грн,

де

• відпусткові за березень-2021:

435,03 грн х 3 = 1 305,09 грн;

• відпусткові за квітень-2021:

435,03 грн х 21 = 9 135,63 грн;

Заповнюємо додаток 4ДФ до Податкового розрахунку, який стосується 3-го місяця І кварталу 2021 року (березня).

Відпусткові входять до загальної суми разом із зарплатою за квартал, тому показуємо:

• у графах 3а і 3 – всю суму відпусткових (разом із зарплатою за березень-2021), тобто 21 440,72 грн (11 000 грн + 10 440,72 грн);
• у графах 4а та 4 – ПДФО із суми зарплати за березень-2021 та з усієї суми відпусткових, тобто 3 859,33 грн (21 440,72 грн х 0,18);
• у графах 5а і 5 – ВЗ із суми зарплати за березень-2021 та з усієї суми відпусткових, тобто 321,61 грн (21 440,72 грн х 0,015);
• у графі 6 – ознака доходу «101».

Помісячну розбивку відпусткових робити не потрібно. Тому заповнюємо в одному рядку і зарплату, і відпусткові в одній сумі.

Складаємо додаток Д1 (див. фрагмент) за березень І кварталу 2021 року. Заповнюємо щодо працівника 3 рядки:

1) зарплата (березень-2021), код типу нарахувань відсутній (гр. 09), ЄСВ (гр. 20) – 2 420 грн (11 000 грн х 0,22);

2) відпусткові (березень-2021), код типу нарахувань «10» (гр. 09), ЄСВ (гр. 20) – 287,12 грн (1 305,09 грн х 0,22);

3) відпусткові (квітень-2021), код типу нарахувань «10» (гр. 09), ЄСВ (гр. 20) – 2 009,83 грн (9 135,63 грн х 0,22).

Сума всього ЄСВ – 4 716,95 грн – унизу додатка Д1 за 3-й місяць І кварталу та в колонці «3» (3-й місяць) основної частини Податкового розрахунку:

2 420,00 грн + 287,12 грн + 2 009,83 грн =
= 4 716,95 грн.

У Податковому розрахунку за ІІ квартал 2021 року відображається лише заробітна плата за квітень, відпусткові вже не відображаються.

Висновки

1. Для перехідних відпусткових треба робити помісячний розподіл, оскільки вони мають особливості відображення в Податковому розрахунку для цілей ЄСВ (додаток Д1) та ПДФО/ВЗ (додаток 4ДФ).
2. Якщо у працівника є ПСП, доведеться робити перерахунок ПДФО.