Візуємо, підписуємо... межа відповідальності бухгалтера

У юристів є готовий рецепт: «Не знаєте, як учинити, – чиніть згідно із законом». Але багатьом із нас, бухгалтерів, не вистачає елементарних знань юриспруденції. Звідси і правова безграмотність, помилки, невміння орієнтуватися в безлічі вимог нормативно-правових актів і взаємодіяти з контролюючими та правоохоронними органами, виділяти основне і другорядне. Як бути, з чого починати будь-якому бухгалтеру? З того, що забезпечить йому головне – безпеку діяльності, а саме: з організаційних питань, які стосуються його безпосередньо. А це його повноваження та відповідальність! Головному бухгалтеру (бухгалтеру) за своє професійне життя доводиться підписувати багато документів. Які з них підписуються, а які просто візуються? Наші публікації в цьому номері допоможуть розібратися, як слід діяти в тому чи іншому випадку.

Візування

Якщо документообіг у бюджетній установі організовано правильно, то одним із необхідних етапів створення службового документа буде його погодження відповідальними працівниками. Ця процедура більш відома як візування. Поговоримо про неї.

Візування документа – це процес узгодження компетентною особою проекту документа, складеного іншим структурним підрозділом чи установою, що потребує відповідного узгодження.

Нерідко між працівниками бюджетних установ виникають суперечки з приводу необхідності та черговості цього заходу. Але більше турбують питання правомірності та відповідальності за візування документа. Насамперед лякає перспектива кримінальної відповідальності за дії, пов’язані із прийняттям надалі незаконних розпорядчих рішень, які візувалися (підписання договорів, наказів, розпоряджень тощо), і до якої притягаються переважно службові особи. А це, зокрема, такі склади злочинів, як зловживання владою або службовим становищем (ст. 364 Кримінального кодексу, далі – КК), перевищення влади або службових повноважень (ст. 365 КК), службова недбалість (ст. 367 КК).

Увага! Слід розрізняти реквізити «Підпис» та «Віза». Вони мають різну юридичну силу, по-різному оформлюються. Так, віза – це реквізит, який не має юридичної сили. Він потрібен скоріше для впевненості та правильного здійснення певної управлінської дії керівником бюджетної установи, яка є наслідком побудованого ним внутрішнього контролю в бюджетній установі.

Якщо ви бажаєте бути впевненими у своїх діях, варто звернутися до відповідних правил.

Основні положення щодо візування документів зазначено в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 30.11.11 р. № 1242 (далі – Постанова № 1242, Типова інструкція № 1242), та в Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації (Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003), затвердженій наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55 (далі – Стандарт).

Згідно з п. 14 Типової інструкції № 1242 одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація, реквізити якої та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», тобто Стандартом.

Пунктом 1.1 Стандарту передбачено, що він поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

• органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
• підприємств, установ, організацій та їх об’єднань усіх форм власності.

Слід зазначити, що згідно з п. 2 Постанови № 1242 центральні органи виконавчої влади, Рада міністрів АР Крим, місцеві органи виконавчої влади мають розробити відповідно до Типової інструкції № 1242 і затвердити в тримісячний строк за погодженням із державними архівними установами власні інструкції з діловодства та типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління. У п. 3 Постанови № 1242 рекомендується органам місцевого самоврядування розробити та затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до Типової інструкції № 1242. Сам по собі такий документ є дуже корисним, оскільки дозволяє уникнути багатьох запитань щодо того, «хто, що і навіщо візує».

Отже, чинним законодавством пропонується єдиний підхід до ведення діловодства в державі.

Віза – це погодження проекту документа.

Зверніть увагу, що саме при проведенні оцінки: доцільності створення документа; обґрунтованості; відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в документі (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

Відповідно до п. 62 Типової інструкції № 1242 внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза згідно з вимогами згаданого пункту Типової інструкції № 1242 включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи. Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням, у тому числі візи.

Згідно з п. 5.25 Стандарту візу розміщують як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

У п. 65 Типової інструкції № 1242 передбачено, що перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо виникли зауваження та пропозиції до проекту документа, у зв’язку з чим неможливе його погодження за невідповідності законодавству, розпорядчим документам бюджетної установи та посадовим інструкціям щодо розподілу повноважень і відповідальності, недоцільності, ці зауваження та пропозиції викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.

Якщо під час візування з’ясується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

Про наявність зауважень посадова особа (ініціатор), яка відповідно до її компетенції вирішує питання, порушені в проекті документа, обов’язково повідомляє особу, яка підписує документ, таким чином, як це визначено в інструкції з діловодства.

Вимоги діловодства до візування наказів (розпоряджень)

Відповідно до п. 84 Типової інструкції № 1242 накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються та подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

Проекти наказів (розпоряджень) із кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів – посадовими особами структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, у якому його створено, посадовими особами, які визначені в проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Увага! Юридичною службою органу виконавчої влади відповідно до пп. 3 п. 10 Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою КМУ від 26.11.08 р. № 1040 (далі – Загальне положення № 1040), або юридичною службою (юрисконсультом) підприємства, установи та організації згідно з пп. 3 п. 11 Загального положення № 1040 обов’язково візуються за наявності всіх необхідних віз керівників заінтересованих структурних підрозділів проекти наказів нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу) та з інших питань, визначених інструкцією з діловодства установи.

Крім того, юридична служба органу виконавчої влади відповідно до пп. 11 п. 10 Загального положення № 1040 погоджує (візує) проекти договорів за наявності погодження (візи) керівників заінтересованих структурних підрозділів. Юридична служба (юрисконсульт) підприємства, установи та організації зобов’язана згідно з пп. 6 п. 11 Загального положення № 1040 погоджувати (візувати) проекти договорів (контрактів) за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів або осіб, що їх заміщують.

Також проекти наказів (розпоряджень), що надаються для підписання керівникові установи, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Остаточне рішення про те, хто та що має візувати, приймає керівник з урахуванням компетенції конкретних посадових осіб, але не обминаючи при цьому вимог законодавства, власні розпорядчі документи та затверджені ним посадові інструкції.

Зовнішнє погодження

У разі необхідності проведення оцінювання змісту та доцільності видання наказу (розпорядження) також може здійснюватися зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами. Зазначене є актуальним при погодженні наказу про облікову політику бюджетної установи головним розпорядником бюджетних коштів.

Вимоги щодо зовнішнього погодження документів викладено в п. 69 Типової інструкції № 1242, а саме: зовнішнє погодження проектів документів оформлюється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «Погоджено», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище та дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс).

Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа й містить у собі слово «Погоджено», найменування посади осо­би, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

У разі якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».

Аркуш погодження оформлюється за такою формою:

Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

• з установами однакового рівня та іншими установами;
• органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері (якщо це передбачено нормативно-правовими актами, рішеннями органів місцевого самоврядування тощо);
• установами вищого рівня.

Підписання документа

Головному бухгалтеру (бухгалтеру) у професійній діяльності доводиться стикатися з різними документами. Утім, при їх опрацюванні дуже важливо знати, хто і за яких обставин може їх підписувати та на підставі чого. Але більше головного бухгалтера (бухгалтера) бюджетної установи хвилює його власна відповідальність та наслідки підписання ним документів, а також правильність оформлення первинних і підтвердних документів з питань господарської діяльності, що стануть підставою для відображення в бухобліку та звітності.

Бухоблік як процес починається з виявлення, вимірювання та реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне та безперервне спостереження за всіма господарськими операціями в бюджетній установі здійснюється за допомогою документування, яке є початком і основою бухобліку.

«Документ» у перекладі з латині буквально означає «свідоцтво, доказ». У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію.

У ст. 36 Господарського кодексу (далі – ГК) міститься більш конкретне визначення: «Письмові докази – це документи та матеріали, які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору».

З цього визначення видно, що до письмових доказів належать документи, а беручи до уваги специфіку спорів у господарській діяльності, а також специфіку власне господарського процесу, саме документи є найбільш поширеним підвидом письмових доказів.

Законодавство України передбачає використання в господарському процесі п’яти видів доказів. Але, беззаперечно, чільне місце в цьому переліку посідають саме письмові докази.

Господарський процес найширше застосовує саме письмові докази, які повинні бути оформлені як офіційні документи, і одними з яких є, звичайно, первинні документи бухгалтерського обліку.

Судова практика

Цікаво, що з цього приводу «думає» Верховний Суд України (далі – ВСУ)? Адже висновки щодо застосування норм права, викладені в його постановах, є обов’язковими для всіх суб’єктів владних повноважень, які застосовують у своїй діяльності нормативно-правовий акт, що містить відповідну норму права, а також ураховуються іншими судами загальної юрисдикції при застосуванні таких норм права (ст. 13 Закону від 12.02.15 р. № 192-VIII «Про забезпечення права на справедливий суд»).

Як приклад щодо визнання документа офіційним, який можна за аналогією накласти на первинний документ, розглянемо Постанову ВСУ від 09.07.15 р. у справі щодо Особи-1 за її заявою про перегляд ухвали Вищого спеціалізованого суду з розгляду цивільних і кримінальних справ від 22.01.15 р.

Так, згідно з вироком Снігурівського районного суду Миколаївської області від 14.05.13 р. Особу-1 визнано винною у вчиненні службового підроблення, яке полягало у внесенні до офіційних документів завідомо неправдивих відомостей, складанні та видачі нею як службовою особою завідомо неправдивих офіційних документів, за пособництва Особі-2, справу щодо якої закрито у зв’язку із закінченням строку давності.

ВСУ своєю постановою відмовив у задоволенні заяви Особі-1, виходячи з такого:

1. Відповідно до ст. 1 Закону від 02.10.92 р. № 2657-ХІІ «Про інформацію» документ – це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання в часі та просторі, а інформація – це будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді.

2. Примітка до ст. 358 КК під офіційним документом розуміє документи, що містять зафіксовану на будь-яких матеріальних носіях інформацію, яка підтверджує чи посвідчує певні події, явища або факти, які спричинили чи здатні спричинити наслідки правового характеру, чи може бути використана як документи-докази у правозастосовній діяльності, що складаються, видаються чи посвідчуються повноважними (компетентними) особами органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, юридичних осіб незалежно від форми власності та організаційно-правової форми, а також окремими громадянами, у тому числі самозайнятими особами, яким законом надано право у зв’язку з їх професійною чи службовою діяльністю складати, видавати чи посвідчувати певні види документів, складені з дотриманням визначених законом форм і містять передбачені законом реквізити.

Тому при встановленні ознак офіційного документа (для бухгалтера – ознак первинного) слід керуватися такими критеріями:

• документ має бути складено, видано чи посвідчено відповідною особою в межах її професійної чи службової компетенції за визначеною законом формою та з належними реквізитами;
• зафіксована в такому документі інформація повинна мати юридично значущий характер – підтверджені чи засвідчені нею конкретні події, явища або факти мають спричиняти чи бути здатними спричинити наслідки правового характеру у вигляді виникнення (реалізації), зміни або припинення певних прав та/або обов’язків.

Невідповідність документа хоча б одному з наведених критеріїв перешкоджає визнанню його офіційним.

Гадаємо, що думка ВСУ стане у пригоді бухгалтерам та представникам контролюючих органів при вирішенні спірних питань, пов’язаних із документами, та правомірності дій посадових осіб, що їх підписали.

Також читайте «Вимоги нормативних актів щодо підписання документів».

Висновки

Дуже важливо чітко дотримуватися вимог законодавства в частині організації бухобліку та звітності, у якій головний бухгалтер бюджетної установи відіграє значущу роль як на етапі надання пропозицій щодо побудови внутрішнього контролю (розподіл повноважень і відповідальності, визначення відповідальних і матеріально відповідальних осіб, закріплення розпорядчими документами посадових інструкцій працівників тощо), так і безпосередньо в ході виконання ним своїх повноважень.

Своїм підписом на документах, які фіксують факти здійснення господарських операцій, головний бухгалтер підтверджує, що ці операції в бюджетній установі здійснені відповідно до законодавства. Підпис головного бухгалтера у звітності є основним інструментом підтвердження достовірності, правильності та законності відображених у ній господарських операцій і є свідченням його відповідальності за складені документи.