Визируем, подписываем... предел ответственности бухгалтера

У юристов есть готовый рецепт: «Не знаете, как поступить – поступайте по закону». Но многим из нас, бухгалтеров, не хватает элементарных знаний юриспруденции. Отсюда и правовая безграмотность, ошибки, неумение ориентироваться во множестве требований нормативно-правовых актов и взаимодействовать с контролирующими и правоохранительными органами, выделять основное и второстепенное. Как быть, с чего начинать любому бухгалтеру? С того, что обеспечит ему главное – безопасность деятельности, а именно: с организационных вопросов, которые касаются его непосредственно. А это его полномочия и ответственность! Главному бухгалтеру (бухгалтеру) за свою профессиональную жизнь приходится подписывать множество документов. Какие из них подписываются, а какие просто визируются? Наши публикации в этом номере помогут разобраться, как следует действовать в том или ином случае.

Визирование

Если документооборот в бюджетном учреждении организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование ответственными работниками. Эта процедура более известна как визирование. Поговорим о ней.

Визирование документа – это процесс согласования компетентным лицом проекта документа, составленного другим структурным подразделением или учреждением, которому необходимо соответствующее согласование.

Нередко между работниками бюджетных учреждений возникают споры по поводу необходимости и очередности этого мероприятия. Но больше беспокоят вопросы правомерности и ответственности за визирование документа. В первую очередь пугает перспектива уголовной ответственности за действия, связанные с принятием в дальнейшем незаконных распорядительных решений, которые визировались (подписание договоров, приказов, распоряжений и т. п.), к которой привлекаются преимущественно служебные лица. А это, в частности, такие составы преступлений, как злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 Уголовного кодекса, далее – УК), превышение власти или служебных полномочий (ст. 365 УК), служебная небрежность (ст. 367 УК).

Внимание! Следует различать реквизиты «Подпись» и «Виза». Они имеют разную юридическую силу, по-разному оформляются. Так, виза – это реквизит, который не имеет юридической силы. Он нужен скорее для уверенности и правильного осуществления определенного управленческого действия руководителем бюджетного учреждения, которое является следствием выстроенного им внутреннего контроля в бюджетном учреждении.

Если вы желаете быть уверенными в своих действиях, стоит обратиться к соответствующим правилам.

Основные положения относительно визирования документов указаны в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.11 г. № 1242 (далее – Постановление № 1242, Типовая инструкция № 1242), и в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003), утвержденной приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – Стандарт).

Согласно п. 14 Типовой инструкции № 1242 одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация, реквизиты которой и порядок их расположения определяются ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», то есть Стандартом.

Пунктом 1.1 Стандарта предусмотрено, что он распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п., которые создаются в результате деятельности:

• органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;
• предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности.

Следует заметить, что согласно п. 2 Постановления № 1242 центральные органы исполнительной власти, Совет министров АР Крым, местные органы исполнительной власти должны разработать в соответствии с Типовой инструкцией № 1242 и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления. В п. 3 Постановления № 1242 рекомендуется органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Типовой инструкцией № 1242. Сам по себе такой документ очень полезен, поскольку позволяет избежать многих вопросов относительно того, «кто, что и зачем визирует».

Таким образом, действующим законодательством предлагается единый подход к ведению делопроизводства в государстве.

Виза – это согласование проекта документа.

Обратите внимание, что именно при проведении оценки: целесообразности создания документа; обоснованности; соответствия законодательству, осуществляется согласование проекта документа. Согласование может осуществляться как в учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, поднятые в документе (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

В соответствии с п. 62 Типовой инструкции № 1242 внутреннее согласование документа оформляется путем проставления визы. Виза согласно требованиям упомянутого пункта Типовой инструкции № 1242 включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, визирующего документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением, в том числе визы.

Согласно п. 5.25 Стандарта визу размещают как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

В п. 65 Типовой инструкции № 1242 предусмот­рено, что перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет работник, который создает документ, исходя из его содержания. Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции учреждения. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают согласно компетенции.

Если возникли замечания и предложения к проекту документа, в связи с чем невозможно его согласование из-за несоответствия законодательству, распорядительным документам бюджетного учреждения и должностным инструкциям относительно распределения полномочий и ответственности, нецелесообразности, эти замечания и предложения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, ему необходимо повторное визирование.

О наличии замечаний должностное лицо (инициатор), которое в соответствии с его компетенцией решает вопросы, поднятые в проекте документа, обязательно уведомляет лицо, подписывающее документ, таким образом, как это определено в инструкции по делопроизводству.

Требования делопроизводства к визированию приказов (распоряжений)

В соответствии с п. 84 Типовой инструкции № 1242 приказы (распоряжения) издаются как решения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам подготавливаются и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) визируются работником кадровой службы, который создал документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов – должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители задач, содержащихся в нем, руководителем службы делопроизводства, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, другими должностными лицами, которых касается документ.

Внимание! Юридической службой органа исполнительной власти в соответствии с пп. 3 п. 10 Общего положения о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением КМУ от 26.11.08 г. № 1040 (далее – Общее положение № 1040), или юридической службой (юрисконсультом) предприятия, учреждения и организации согласно пп. 3 п. 11 Общего положения № 1040 обязательно визируются при наличии всех необходимых виз руководителей заинтересованных структурных подразделений проекты приказов нормативно-правового характера, а также приказы по кадровым вопросам (личному составу) и по другим вопросам, определенным инструкцией по делопроизводству учреждения.

Кроме того, юридическая служба органа исполнительной власти в соответствии с пп. 11 п. 10 Общего положения № 1040 согласовывает (визирует) проекты договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений. Юридическая служба (юрисконсульт) предприятия, учреждения и организации обязана согласно пп. 6 п. 11 Общего положения № 1040 согласовывать (визировать) проекты договоров (контрактов) при наличии виз руководителей заинтересованных структурных подразделений или замещающих их лиц.

Также проекты приказов (распоряжений), которые предоставляются для подписания руководителю учреждения, визируются его заместителем в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Окончательное решение о том, кто и что должен визировать, принимает руководитель с учетом компетенции конкретных должностных лиц, но не обходя при этом требования законодательства, собственные распорядительные документы и утвержденные им должностные инструкции.

Внешнее согласование

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжения) также может осуществляться внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями. Указанное актуально при согласовании приказа об учетной политике бюджетного учреждения главным распорядителем бюджетных средств.

Требования относительно внешнего согласования документов изложены в п. 69 Типовой инструкции № 1242, а именно: внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс).

Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и содержит в себе слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется Лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

• с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;
• органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере (если это предусмотрено нормативно-правовыми актами, решениями органов местного самоуправления и т. п.);
• учреждениями вышестоящего уровня.

Подписание документа

Главному бухгалтеру (бухгалтеру) в профессиональной деятельности приходится сталкиваться с разными документами. Однако при их обработке очень важно знать, кто и при каких обстоятельствах может их подписывать и на основании чего. Но больше главного бухгалтера (бухгалтера) бюджетного учреждения волнует его собственная ответственность и последствия подписания им документов, а также правильность оформления первичных и подтверждающих документов по вопросам хозяйственной деятельности, которые станут основанием для отражения в бухучете и отчетности.

Бухучет как процесс начинается с выявления, измерения и регистрации фактов, действий и событий в целях получения информации о хозяйственных операциях. Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями в бюджетном учреждении осуществляется с помощью документирования, которое является началом и основой бухучета.

«Документ» в переводе с латыни буквально означает «свидетельство, доказательство». В широком значении под документом понимают материальный носитель, который используют в процессе общения, на котором с помощью разных средств и способов зафиксирована в приемлемой для восприятия форме информация.

В ст. 36 Хозяйственного кодекса (далее – ХК) содержится более конкретное определение: «Письменные доказательства – это документы и материалы, которые содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для правильного разрешения спора».

Из этого определения видно, что к письменным доказательствам относятся документы, а принимая во внимание специфику споров в хозяйственной деятельности, а также специфику собственно хозяйственного процесса, именно документы являются наиболее распространенным подвидом письменных доказательств.

Законодательство Украины предусматривает использование в хозяйственном процессе пяти видов доказательств. Но, бесспорно, главное место в этом перечне занимают именно письменные доказательства.

В хозяйственном процессе наиболее широко применяются именно письменные доказательства, которые должны быть оформлены как официальные документы, и одними из которых являются, конечно, первичные документы бухгалтерского учета.

Судебная практика

Интересно, что по этому поводу «думает» Верховный Суд Украины (далее – ВСУ)? Ведь выводы относительно применения норм права, изложенные в его постановлениях, являются обязательными для всех субъектов властных полномочий, которые применяют в своей деятельности нормативно-правовой акт, содержащий соответствующую норму права, а также учитываются другими судами общей юрисдикции при применении таких норм права (ст. 13 Закона от 12.02.15 г. № 192-VIII «Об обеспечении права на справедливый суд»).

Как пример относительно признания документа официальным, который можно по аналогии применить к первичному документу, рассмотрим Постановление ВСУ от 09.07.15 г. по делу относительно Лица-1 по его заявлению о пересмотре постановления Высшего специализированного суда по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 22.01.15 г.

Так, согласно приговору Снегуровского районного суда Николаевской области от 14.05.13 г. Лицо-1 признано виновным в совершении служебной подделки, которая заключалась во внесении в официальные документы заведомо недостоверных сведений, составлении и выдаче им как служебным лицом заведомо недостоверных официальных документов, за пособничество Лицу-2, дело относительно которого закрыто в связи с истечением срока давности.

ВСУ своим постановлением отказал в удовлетворении заявления Лицу-1, исходя из следующего:

1. В соответствии со ст. 1 Закона от 02.10.92 г. № 2657-ХІІ «Об информации» документ – это содержащий информацию материальный носитель, основными функциями которого являются ее сохранение и передача во времени и пространстве, а информация – это любые сведения и/или данные, которые могут быть сохранены на материальных носителях или отражены в электронном виде.

2. В примечании к ст. 358 УК под официальным документом указываются документы, содержащие зафиксированную на любых материальных носителях информацию, которая подтверждает или удостоверяет определенные события, явления или факты, повлекшие или способные повлечь за собой последствия правового характера, или которая может быть использована в качестве документа-доказательства в правоприменительной деятельности, которые составляются, издаются или удостоверяются полномочными (компетентными) лицами органов государственной власти, местного самоуправления, объединений граждан, юридических лиц независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, а также отдельными гражданами, в том числе самозанятыми лицами, которым законом предоставлено право в связи с их профессиональной или служебной деятельностью составлять, издавать или заверять определенные виды документов, составленные с соблюдением определенных законом форм и содержащие предусмотренные законом реквизиты.

Поэтому при установлении признаков официального документа (для бухгалтера – признаков первичного), необходимо руководствоваться следующими критериями:

• документ должен быть составлен, издан или заверен соответствующим лицом в рамках его профессиональной или служебной компетенции по определенной законом форме и с надлежащими реквизитами;
• зафиксированная в таком документе информация должна иметь юридически значимый характер – подтвержденные или удостоверенные ею конкретные события, явления или факты должны иметь или быть способными повлечь за собой последствия правового характера в виде возникновения (реализации), изменения или прекращения определенных прав и/или обязанностей.

Несоответствие документа хотя бы одному из приведенных критериев препятствует признанию его официальным.

Думаем, что мнение ВСУ пригодится бухгалтерам и представителям контролирующих органов при решении спорных вопросов, связанных с документами и правомерностью действий подписавших их должностных лиц.

Также читайте «Требования нормативных актов относительно подписания документов».

Выводы

Очень важно четко соблюдать требования законодательства в части организации бухучета и отчетности, в которой главный бухгалтер бюджетного учреждения играет значимую роль как на этапе представления предложений относительно построения внутреннего контроля (распределение полномочий и ответственности, определение ответственных и материально ответственных лиц, закрепление распорядительными документами должностных инструкций работников и т. п.), так и непосредственно в ходе исполнения им своих полномочий.

Своей подписью на документах, фиксирующих факты осуществления хозяйственных операций, главный бухгалтер подтверждает, что эти операции в бюджетном учреждении осуществлены в соответствии с законодательством. Подпись главного бухгалтера в отчетности является основным инструментом подтверждения достоверности, правильности и законности отраженных в ней хозяйственных операций и является свидетельством его ответственности за составленные документы.