Сезон відпусток розпочався: правила надання щорічної відпустки

Період року із травня до серпня – традиційно пора відпусток. І це не дивно, адже відпочивати від роботи приємніше в теплу та квітучу пору року, де б це не відбувалося – на морі чи на дачі. Зазвичай адміністрація установи це розуміє й погоджується надати відпустку в таку пору майже кожному працівникові, хоча б частково. У цій консультації, ми розглянули й питання їх поділу на частини.

Щорічна основна відпустка

Кожний працівник, який пропрацював в установі більш ніж півроку, у тому числі на умовах сумісництва, має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні (далі – к. д.) (ст. 6 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР, далі – Закон № 504).

Виняток – категорії працівників, що мають право на більш тривалі щорічні відпустки, визначені ч. 1–7 ст. 6 Закону № 504 (див. «Перелік категорій працівників, для яких встановлено підвищену тривалість щорічних основних відпусток»).

Якщо протягом робочого року працівник набув право на щорічну основну відпустку більшої тривалості, наприклад 30 к. д. у зв’язку з установленням йому групи інвалідності, тривалість відпустки слід розрахувати пропорційно до періоду роботи в різних умовах. Визначаючи для такого випадку тривалість відпустки, слід ураховувати норми ст. 5 Закону № 504, згідно з якими святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) при визначенні тривалості щорічних відпусток не враховуються.

Приклад 1
У робочому році (з 04.05.15 р. до 03.05.16 р.) працівникові було встановлено ІІ групу інвалідності. Зважаючи, що це робочий рік, куди увійшов день 29 лютого, тривалість його дорівнює 366 к. д., а кількість святкових і неробочих днів – 10 к. д.

Отже, кількість днів відпустки, що припадає на 1 день робочого року, при 24-денній відпустці дорівнює 0,0674 [24 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.)], а при 30-денній відпустці – 0,0843 [30 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.)].

Якщо до призначення інвалідності працівник відпрацював 156 к. д. робочого року (без урахування святкових та неробочих днів), то за цей період йому має бути надана відпустка тривалістю 10,5 к. д. (0,0674 х 156 к. д.), а за період роботи після призначення інвалідності – 16,86 к. д. (0,0843 х 200 к. д.).

Загальна тривалість щорічної основної відпустки після проведення арифметичного округлення становить 27 к. д. (10,5 к. д. + 16,86 к. д.).

Є ще один виняток, коли тривалість відпустки може перевищувати загальноприйняту – 24 к. д. Ідеться про збереження прав працівників, які користувалися відпусткою більшої загальної тривалості, ніж визначено Законом № 504, на весь час їх роботи в даній установі, на посадах, професіях, роботах, що давало їм право на цю відпустку, та за наявності умов, за якими вона надавалася. Такі норми встановлено постановою Верховної Ради від 15.11.96 р. № 505/96-ВР.

Зазначимо, що за бажанням працівника йому може бути надана відпустка починаючи з вихідного чи святкового дня.

Сама назва відпустки «щорічна» означає, що її надають кожного року. Однак тут мається на увазі не календарний, а робочий рік, який визначається для кожного працівника індивідуально. Він розпочинається з дати прийняття працівника на роботу і закінчується перед настанням такої ж дати в наступному календарному році. Після цього з наступного дня починається відлік ще одного робочого року, що закінчиться перед настанням такої ж дати в наступному календарному році. І так протягом усієї трудової діяльності працівника. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 04.05.15 р., то його перший робочий рік закінчиться 03.05.16 р., а другий робочий рік розпочнеться 04.05.16 р. і закінчиться 03.05.17 р. і т. д.

Але зовсім не обов’язково відпрацювати повний робочий рік з дати працевлаштування, аби набути право на використання щорічної основної відпустки повної тривалості. Як ми вже зазначали, достатньо відпрацювати 6 місяців. Якщо ж адміністрація погодиться надати відпустку до закінчення цього строку, то її тривалість має бути визначена пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 6 ст. 10 Закону № 504).

Як здійснити необхідні розрахунки, розглянемо на прикладі. Але спочатку зазначимо: якщо в перший рік роботи в установі щорічна відпустка працівникові надається після настання 6-місячного строку безперервної роботи, то в подальшому її надають повної тривалості в будь-який час відповідного робочого року. Єдина вимога – робочий рік, за який надається відпустка, має, принаймні, початися.

Приклад 2
Новоприйнятий працівник став до роботи 04.02.16 р. та побажав (і йому не відмовили) узяти відпустку з 25.04.16 р. Тривалість його першого робочого року (з 04.02.16 р. до 03.02.17 р.), як і у прикладі 1, дорівнюватиме 366 к. д., а без урахування святкових і неробочих днів – 356 к. д.

Вище (див. приклад 1) ми вже визначили, що кількість днів 24-денної відпустки, яка припадає на 1 день робочого року, дорівнює 0,0674. Використовуючи цю величину, а також дані про кількість днів, відпрацьованих таким працівником до дати відпустки без урахування святкового дня 8 березня, визначаємо тривалість належної йому відпустки. Вона дорівнює 5,39 к.д. (0,0674 х 80 к. д.), або після округлення – 5 к. д.

До речі, за таким самим алгоритмом слід розраховувати тривалість відпусток працівникам, які працюють за строковим договором, наприклад протягом сезону опалення, тобто не цілий рік. Початком робочого року такого працівника доцільно вважати також дату прийняття його на роботу.

Виняток – категорії працівників, яким може бути надана відпустка повної тривалості до настання 6-місячного строку безперервної роботи в перший рік роботи в установі, зазначені в ч. 7 ст. 10 Закону № 504. Зокрема, таке право мають сумісники, яким доцільно взяти відпустку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи.

Якщо тривалість відпустки за основним місцем роботи таких працівників перевищує тривалість відпустки за сумісництвом, за місцем роботи за сумісництвом можна взяти відпустку без збереження зарплати до закінчення відпустки за основним місцем роботи. Роботодавець зобов’язаний виконати прохання (якщо таке надійде) про надання такої відпустки згідно з нормами п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону № 504.

З 15.04.15 р. (дати набрання чинності Закону від 18.03.15 р. № 259-VIII) до зазначених «пільгових» категорій віднесено осіб, звільнених після проходження військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу. Зрозуміло, що відпустки надаються, коли такий працівник став до роботи.

Додаткові щорічні відпустки

Законом № 504 (ст. 4) до таких відпусток віднесено:

• додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (до 35 к. д.);
• додаткову відпустку за особливий характер праці;
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Умови надання перших двох видів відпусток визначено ст. 7 та 8 Закону № 504 відповідно. У свою чергу, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається:

• за роботу в умовах підвищеного нервово-емоційного та інтелектуального навантаження (до 35 к. д.);
• працівникам з ненормованим робочим днем – тривалістю до 7 к. д. згідно зі списками посад, робіт та професій, визначених колективним договором, угодою.

Що стосується додаткових щорічних відпусток за роботу із шкідливими та важкими умовами праці та за роботу в умовах підвищеного нервово-емоційного та інтелектуального навантаження, то їх гранична тривалість для окремих посад і виробництв визначається Списками виробництв, робіт, професій і посад, робота на яких дає право на такі відпустки, наведених у додатках 1 та 2 до постанови КМУ від 17.11.97 р. № 1290.

На виконання п. 3 згаданої постанови Мінсоцполітики затвердило наказом від 30.01.98 р. № 16 (далі Наказ № 16) Порядки застосування зазначених Списків. Загалом вони дуже схожі – додаткові відпустки за роботу в наведених вище умовах надаються пропорційно до фактично відпрацьованого часу.

Крім того, у розрахунок часу, що дає право працівникові на додаткову відпустку, зараховуються дні, коли він фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими умовами праці не менше половини тривалості робочого дня, установленого для працівників цих виробництв, цехів, професій і посад. Це означає, що право на таку відпустку матимуть працівники, які працюють на відповідних посадах та виробництвах не менш як на 0,5 ставки (якщо весь цей час робота відбувається в зазначених умовах). А дні, коли така робота не виконувалася взагалі – періоди тимчасової непрацездатності працівника, перебування його у відрядженні, на курсах підвищення кваліфікації, на військовій службі під час мобілізації (лист Мінсоцполітики від 29.01.16 р. № 26/13/116-16), відпустці без збереження зарплати тощо – у розрахунок часу, що дає право на вказану відпустку, не включаються.

Виняток – час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці. Такий час, незважаючи на те що працівник при цьому був відсутній на роботі, не виключається при підрахунку днів, що дають право на щорічну додаткову відпустку.

Питання обліку часу, відпрацьованого в зазначених умовах, приймається установою самостійно. Це будуть або відповідні позначення в табелі обліку робочого часу, або ведення спеціального журналу, або інший варіант (лист Мінсоцполітики від 28.08.13 р. № 116/13/32-13).

Зазначені додаткові відпустки за бажанням працівника можуть надаватися одночасно з щорічною основною відпусткою (ст. 10 Закону № 504).

Однак є суттєва відмінність між такими відпустками, передбачена Наказом № 16: відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці надається лише за результатами атестації відповідного робочого місця, проведеної відповідно до постанови КМУ від 01.08.92 р. № 442.

Щодо відпусток за ненормованим робочим днем, то зазначимо, що згідно з Рекомендаціями щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затвердженими наказом Мінпраці та соцполітики від 10.10.97 р. № 7 (далі – Рекомендації № 7), конкретна тривалість додаткової відпустки встановлюється колективним договором за кожним видом робіт, професій та посад чи трудовим договором.

Утім, тривалий час експертами висловлювалися протилежні думки щодо правомірності встановлення такого режиму для працівників, які працюють на умовах неповного робочого дня.

В одному із останніх своїх листів (від 02.02.15 р. № 102/13/84-15) Мінсоцполітики висловилося на користь того, що чинне законодавство не містить заборони застосування ненормованого робочого дня для працівників, зайнятих на роботі з неповним робочим днем. Але й наголошує на тому, що в окремих випадках, коли, наприклад, робота за сумісництвом виконується відразу після закінчення роботи за основною посадою, встановлення такого режиму за основним місцем роботи є невиправданим.

Уважаємо, що якщо матиме місце інша ситуація, коли працівник, прийнятий на роботу на умовах неповного робочого дня дійсно виконує роботу за межами свого робочого часу, або коли початок роботи за сумісництвом не збігається з часом закінчення роботи за основною посадою, і між ними є певний проміжок часу, встановлення ненормованого робочого дня є доцільним..

Розглянуті додаткові щорічні відпустки надаються, як і щорічна основна відпустка, за робочий рік. Але враховуючи, що їх тривалість залежить від фактичної тривалості роботи в умовах, які дають право на такі відпустки, у разі їх використання до закінчення робочого року скористатися додатковою відпусткою повної тривалості, на відміну від щорічної основної (яка крім першого року роботи може надаватися в будь-який період робочого року) не вдасться. Крім того, робочий рік починається з дати початку роботи в таких умовах і з датою початку робочого року для надання щорічної основної відпустки (дата прийняття на роботу) може не збігатися.

Приклад 3
Робочий рік для працівника, що працює з самого початку в умовах ненормованого робочого дня, розпочався 04.02.16 р. Щорічна основна відпустка тривалістю 24 к. д. надається йому за графіком з 01.11.16 р. Працівником відпрацьовано 258 к. д. (святкові та неробочі дні при цьому виключено).

Кількість днів відпустки, що припадає на 1 день робочого року, дорівнює:

7 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.) = 0,00197,

де 7 к. д. – це максимальна тривалість відпустки з ненормованим робочим днем згідно з п. 3 Рекомендацій № 7.

Отже, кількість календарних днів відпустки за ненормований робочий день становитиме 0,51 к. д. (0,00197 х 258 к. д.), або після округлення 1 день; загальна тривалість щорічної відпустки – 25 к. д.

Що стосується інших додаткових щорічних відпусток, які передбачені законодавством і про які згадується в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону № 504, то умови їх надання визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

Наприклад, на виконання вимог Закону від 10.12.15 р. № 889-VIII «Про державну службу» постановою КМУ від 06.04.16 р. № 270 затверджено Порядок надання державним службовцям додаткових оплачуваних відпусток, які відносяться до щорічних, у Законі від 28.02.91 р. № 796-XII «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» урегульовано питання щодо надання щорічних відпусток працівникам, які працюють (перебувають у відрядженні) на територіях радіоактивного забруднення. Детально про надання таких відпусток ми розповімо в наших подальших публікаціях.

Загальні правила надання щорічних відпусток

Детальний перелік періодів, які зараховуються і які не зараховуються до стажу, що дає право на відпустку, містить ст. 9 Закону № 504. За деякими винятками туди включається, зокрема, час фактичної роботи, час отримання допомоги по непрацездатності, час збереження середнього заробітку в разі відсутності на роботі (щорічна відпустка, військова служба під час мобілізації і т. д.), час установлених законодавством відпусток без збереження зарплати.

Звернімо увагу: до такого стажу включається тривалість періоду випробування, якщо такий встановлено працівникові, та час простою не з вини працівників, коли їм виплачують дві третини розміру посадового окладу.

Дати щодо початку та закінчення робочого року не коригуються з огляду на дату виходу на роботу працівниці після використання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Але при цьому робочий рік (або його частка), що припав на період з початку до закінчення вказаної відпустки, не вважається відпрацьованим і до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку, не включається. Виняток становлять випадки, коли така працівниця працює на умовах неповного робочого дня.

Якщо працівника було переведено з однієї установи в іншу, але на минулому місці роботи повністю або частково він не використав щорічні основну та додаткові відпустки і не одержав за них грошову компенсацію, то до стажу для отримання відпустки за новим місцем (може бути надана до настання 6-місячного строку роботи) зараховується час, за який працівник не використав відпустку за попереднім місцем роботи.

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток в більшості випадків не може перевищувати 59 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закону № 504). Звернімо увагу, що соціальні відпустки на дітей не підсумовуються із щорічною відпусткою при порівнянні загальної тривалості відпусток із зазначеною граничною величиною, оскільки не належать до щорічних.

Крім того, обмеження тривалості відпустки в 59 днів не застосовуються до працівників, які працюють (перебувають у відрядженні) у зоні відчуження та безумовного (обов’язкового) відселення (лист Мінсоцполітики від 23.01.13 р. № 34/13/116-13).

Згідно зі ст. 11 Закону № 504 забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд. У ч. 2 ст. 12 Закону № 504 передбачено, що невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Якщо працівник не бажає йти у відпустку, роботодавець задля дотримання норм Закону № 504 щодо заборони ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль може видати наказ про надання такому працівнику відпустки згідно із затвердженим в установі графіком без наявності від нього відповідної заяви. А працівник буде зобов’язаний виконати наказ керівника (лист Мінсоцполітики від 21.06.12 р. № 207/13/116-12)

Разом з тим законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки. Воно не містить і заборони надавати щорічні відпустки в разі їх невикористання. А тому якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на таку відпустку за декілька попередніх років, у тому числі й за 5 чи 10 років, то він має право їх використати (лист Мінсоцполітики від 17.06.11 р. № 190/13/116-11).

Що стосується кількості невикористаних відпусток, які можуть бути надані працівникові протягом одного робочого року, то згідно з рекомендаціями, викладеними в листі Мінсоцполітики від 24.12.13 р. № 152/13/82-13, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору, тобто між працівником і роботодавцем. З метою послідовного та точного обліку використання щорічних відпусток у цьому листі рекомендується надавати працівникові спочатку невикористану щорічну відпустку за попередній рік, а потім – за наступний. Проте установа може самостійно прийняти рішення стосовно виконання таких рекомендацій.

Якщо працівник іде у відпустку, яка складається з невикористаних днів відпустки за минулий робочий рік та відпустки за поточний робочий рік, він може вказати про це в одній заяві. Роботодавець також може видати один наказ про їх надання.

Щодо дотримання загальної граничної тривалості щорічних відпусток (59 к. д.) при наданні в одному році невикористаних відпусток минулих років, то в публікаціях експертів іноді наводиться висновок, що порівняння загальної тривалості відпусток із граничною величиною 59 к. д. не застосовується в разі використання щорічних відпусток за минулі роки. Утім, законодавство такої норми не містить, а офіційного підтвердження такого висновку немає.

Звертаємо увагу ще й на ситуацію, коли працівник працює на умовах неповної зайнятості на двох посадах і в сумі це не перевищує нормальної тривалості робочого дня, а зарплата – повного посадового окладу. Така робота згідно з п. 11 додатка до Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженого спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінфіну від 28.06.93 р. № 43, не є сумісництвом.

Трудовий договір у такому разі укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною (п. 14 розділу «Загальні положення» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.04 р. № 336).

Отже, тривалість щорічної відпустки у такому разі визначається за посадою, яку визнано основною.

Законом № 504 (ст. 11) дозволено перенесення щорічних відпусток, зокрема, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (у т. ч. у зв’язку з вагітністю та пологами), збігом щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням, виконанням працівником державних або громадських обов’язків (наприклад, військова служба за призовом під час мобілізації).

Щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. д. (ч. 1 ст. 12 Закону № 504). При цьому 14-денна частина відпустки не обов’язково використовується першою. Вимога щодо безперервного відпочинку (14 к. д.) має виконуватися з урахуванням загальної тривалості щорічних відпусток за той чи інший робочий рік. Так, відпустка за ненормований робочий день може бути поділена на частини, якщо перед цим працівник використав частину щорічної відпустки тривалістю 14 днів.