Сезон отпусков начался: правила предоставления ежегодного отпуска

Период года с мая по август – традиционно пора отпусков. И это неудивительно, ведь отдыхать от работы приятнее в теплое и цветущее время года, где бы это ни происходило – на море или на даче. Обычно администрация учреждения это понимает и соглашается предоставить отпуск в такое время почти каждому работнику, хотя бы частично. В этой консультации мы рассмотрели и вопроса их деления на части.

Ежегодный основной отпуск

Каждый работник, который проработал в учреждении более полугода, в том числе на условиях совместительства, имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня (далее – к. д.) (ст. 6 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).

Исключение – категории работников, имеющих право на более продолжительные ежегодные отпуска, определенные ч. 1–7 ст. 6 Закона № 504 (см. «Перечень категорий работников, для которых установлена повышенная продолжительность ежегодных основных отпусков»).

Если в течение рабочего года работник приобрел право на ежегодный основной отпуск большей продолжительности, например 30 к. д. в связи с установлением ему группы инвалидности, продолжительность отпуска следует рассчитать пропорционально периоду работы в различных условиях. Определяя для такого случая продолжительность отпуска, следует учитывать нормы ст. 5 Закона № 504, согласно которым праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) при определении продолжительности ежегодных отпусков не учитываются.

Пример 1
В рабочем году (с 04.05.15 г. до 03.05.16 г.) работнику была установлена ІІ группа инвалидности. С учетом того что это рабочий год, куда вошел день 29 февраля, продолжительность его равняется 366 к. д., а количество праздничных и нерабочих дней – 10 к. д.

Следовательно, количество дней отпуска, который приходится на 1 день рабочего года, при 24-дневном отпуске равняется 0,0674 [24 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.)], а при 30-дневном отпуске – 0,0843 [30 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.)].

Если до назначения инвалидности работник отработал 156 к. д. рабочего года (без учета праздничных и нерабочих дней), то за этот период ему должен быть предоставлен отпуск продолжительностью 10,5 к. д. (0,0674 х 156 к. д.), а за период работы после назначения инвалидности – 16,86 к. д. (0,0843 х 200 к. д.).

Общая продолжительность ежегодного основного отпуска после проведения арифметического округления составляет 27 к. д. (10,5 к. д. + 16,86 к. д.).

Есть еще одно исключение, когда продолжительность отпуска может превышать общепринятую, – 24 к. д. Речь идет о сохранении прав работников, которые пользовались отпуском большей общей продолжительности, чем определена Законом № 504, на все время их работы в данном учреждении, на должностях, профессиях, работах, которые давали им право на этот отпуск, и при наличии условий, при которых он предоставлялся. Такие нормы установлены постановлением Верховной Рады от 15.11.96 г. № 505/96-ВР.

Заметим, что по желанию работника ему может быть предоставлен отпуск начиная с выходного или праздничного дня.

Само название отпуска «ежегодный» означает, что его предоставляют каждый год. Однако здесь имеется в виду не календарный, а рабочий год, который определяется для каждого работника индивидуально. Он начинается с даты приема работника на работу и заканчивается перед наступлением такой же даты в следующем календарном году. После этого со следующего дня начинается отсчет еще одного рабочего года, который закончится перед наступлением такой же даты в следующем календарном году. И так в течение всей трудовой деятельности работника. Например, если работник принят на работу 04.05.15 г., то его первый рабочий год закончится 03.05.16 г., а второй рабочий год начнется 04.05.16 г. и закончится 03.05.17 г. и т. д.

Но совсем не обязательно отработать полный рабочий год с даты трудоустройства, чтобы получить право на использование ежегодного основного отпуска полной продолжительности. Как мы уже отмечали, достаточно отработать 6 месяцев. Если же администрация согласится предоставить отпуск до окончания этого срока, то его продолжительность должна быть определена пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона № 504).

Как осуществить необходимые расчеты, рассмотрим на примере. Но сначала заметим: если в первый год работы в учреждении ежегодный отпуск работнику предоставляется после наступления 6-месячного срока непрерывной работы, то в дальнейшем его предоставляют полной продолжительности в любое время соответствующего рабочего года. Единственное требование – рабочий год, за который предоставляется отпуск, должен, по крайней мере, начаться.

Пример 2
Вновь принятый работник приступил к работе 04.02.16 г. и пожелал (и ему не отказали) взять отпуск с 25.04.16 г. Продолжительность его в первом рабочем году (с 04.02.16 г. до 03.02.17 г.), как и в примере 1, будет равняться 366 к. д., а без учета праздничных и нерабочих дней – 356 к. д.

Выше (см. пример 1) мы уже определили, что количество дней 24-дневного отпуска, которое приходится на 1 день рабочего года, равняется 0,0674. Используя эту величину, а также данные о количестве дней, отработанных таким работником до даты отпуска без учета праздничного дня 8 марта, определяем продолжительность причитающегося ему отпуска. Она равняется 5,39 к. д. (0,0674 х 80 к. д.), или после округления – 5 к. д.

Кстати, по такому же алгоритму следует рассчитывать продолжительность отпусков работникам, которые работают по срочному договору, например в течение сезона отопления, то есть не целый год. Началом рабочего года такого работника целесообразно считать также дату приема его на работу.

Исключение – категории работников, которым может быть предоставлен отпуск полной продолжительности до наступления 6-месячного срока непрерывной работы в первый год работы в учреждении, указанные в ч. 7 ст. 10 Закона № 504. В частности, такое право имеют совместители, которым целесообразно взять отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы.

Если продолжительность отпуска по основному месту работы таких работников превышает продолжительность отпуска по совместительству, по месту работы по совместительству можно взять отпуск без сохранения зарплаты до окончания отпуска по основному месту работы. Работодатель обязан выполнить просьбу (если таковая поступит) о предоставлении такого отпуска согласно нормам п. 14 ч. 1 ст. 25 Закона № 504.

С 15.04.15 г. (даты вступления в силу Закона от 18.03.15 г. № 259-VIII) к указанным «льготным» категориям отнесены лица, уволенные после прохождения военной службы по призыву во время мобилизации, на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава. Понятно, что отпуска предоставляются, когда такой работник приступил к работе.

Дополнительные ежегодные отпуска

Законом № 504 (ст. 4) к таким отпускам отнесены:

• дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (до 35 к. д.);
• дополнительный отпуск за особый характер труда;
• другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством.

Условия предоставления первых двух видов отпусков определены ст. 7 и 8 Закона № 504 соответственно. В свою очередь, ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда предоставляется:

• за работу в условиях повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузки (до 35 к. д.);
• работникам с ненормированным рабочим днем – продолжительностью до 7 к. д. согласно спискам должностей, работ и профессий, определенных коллективным договором, соглашением.

Что касается дополнительных ежегодных отпусков за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и за работу в условиях повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузки, то их предельная продолжительность для отдельных должностей и производств определяется Списками производств, работ, профессий и должностей, работа на которых дает право на такие отпуска, приведенными в приложениях 1 и 2 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290.

Во исполнение п. 3 упомянутого постановления Минсоцполитики утвердило приказом от 30.01.98 г. № 16 (далее – Приказ № 16) Порядки применения указанных Списков. В целом они очень похожи – дополнительные отпуска за работу в приведенных выше условиях предоставляются пропорционально фактически отработанному времени.

Кроме того, в расчет времени, дающего право работнику на дополнительный отпуск, засчитываются дни, когда он фактически был занят на работах с вредными и тяжелыми условиями труда не менее половины продолжительности рабочего дня, установленного для работников этих производств, цехов, профессий и должностей. Это означает, что право на такие отпуска будут иметь работники, работающие на соответствующих должностях и производствах не менее чем на 0,5 ставки (если все это время работа происходит в указанных условиях). А дни, когда такая работа не выполнялась вообще – периоды временной нетрудоспособности работника, пребывания его в командировке, на курсах повышения квалификации, на военной службе во время мобилизации (письмо Минсоцполитики от 29.01.16 г. № 26/13/116-16), отпуска без сохранения зарплаты и т. п. – в расчет времени, которое дает право на указанный отпуск, не включаются.

Исключение – время ежегодных основного и дополнительных отпусков за работу с вредными, тяжелыми условиями и за особый характер труда. Такое время, несмотря на то что работник при этом отсутствовал на работе, не исключается при подсчете дней, которые дают право на ежегодный дополнительный отпуск.

Вопрос учета времени, отработанного в указанных условиях, принимается учреждением самостоятельно. Это будут или соответствующие обозначения в табеле учета рабочего времени, или ведение специального журнала, или другой вариант (письмо Минсоцполитики от 28.08.13 г. № 116/13/32-13).

Указанные дополнительные отпуска по желанию работника могут предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском (ст. 10 Закона № 504).

Однако есть существенное отличие между такими отпусками, предусмотренное Приказом № 16: отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда предоставляется только по результатам аттестации соответствующего рабочего места, проведенной в соответствии с постановлением КМУ от 01.08.92 г. № 442.

Что касается отпусков за ненормированный рабочий день, то заметим, что согласно Рекомендациям относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда, утвержденным приказом Минтруда и соцполитики от 10.10.97 г. № 7 (далее – Рекомендации № 7), конкретная продолжительность дополнительного отпуска устанавливается коллективным договором по каждому виду работ, профессий и должностей или трудовому договору.

Впрочем, длительное время экспертами высказывались противоположные мнения относительно правомерности установления такого режима для работников, которые работают на условиях неполного рабочего дня.

В одном из последних своих писем (от 02.02.15 г. № 102/13/84-15) Минсоцполитики высказалось в пользу того, что действующее законодательство не содержит запрет на применение ненормированного рабочего дня для работников, занятых на работе с неполным рабочим днем. Но и указывает на то, что в отдельных случаях, когда, например, работа по совместительству выполняется сразу по окончании работы по основной должности, установление такого режима по основному месту работы является неоправданным.

Считаем, что, если будет иметь место другая ситуация, когда работник, принятый на работу на условиях неполного рабочего дня, действительно выполняет работу за пределами своего рабочего времени или когда начало работы по совместительству не совпадает со временем окончания работы по основной должности и между ними есть определенный промежуток времени, установление ненормированного рабочего дня является целесообразным.

Рассмотренные дополнительные ежегодные отпуска предоставляются, как и ежегодный основной отпуск, за рабочий год. Но поскольку их продолжительность зависит от фактической продолжительности работы в условиях, которые дают право на такие отпуска, в случае их использования до окончания рабочего года воспользоваться дополнительным отпуском полной продолжительности, в отличие от ежегодного основного (который кроме первого года работы может предоставляться в любой период рабочего года), не удастся. Кроме того, рабочий год начинается с даты начала работы в таких условиях и с датой начала рабочего года для предоставления ежегодного основного отпуска (дата приема на работу) может не совпадать.

Пример 3
Рабочий год для работника, который с самого начала работает в условиях ненормированного рабочего дня, начался 04.02.16 г. Ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 к. д. предоставляется ему по графику с 01.11.16 г. Работником отработано 258 к. д. (праздничные и нерабочие дни при этом исключены).

Количество дней отпуска, которое приходится на 1 день рабочего года, равняется:

7 к. д. : (366 к. д. – 10 к. д.) = 0,00197,

где 7 к. д. – это максимальная продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день согласно п. 3 Рекомендаций № 7.

Следовательно, количество календарных дней отпуска за ненормированный рабочий день будет составлять 0,51 к. д. (0,00197 х 258 к. д.) или после округления – 1 день; общая продолжительность ежегодного отпуска – 25 к. д.

Что касается других дополнительных ежегодных отпусков, которые предусмотрены законодательством и о которых упоминается в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закона № 504, то условия их предоставления определяются специальными нормативно-правовыми актами.

Например, во исполнение требований Закона от 10.12.15 г. № 889-VIII «О государственной службе» постановлением КМУ от 06.04.16 г. № 270 утвержден Порядок предоставления государственным служащим дополнительных оплачиваемых отпусков, которые относятся к ежегодным, в Законе от 28.02.91 г. № 796-XII «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы» урегулирован вопрос относительно предоставления ежегодных отпусков работникам, которые работают (находятся в командировке) на территориях радиоактивного загрязнения. Подробно о предоставлении таких отпусков мы расскажем в наших дальнейших публикациях.

Общие правила предоставления ежегодных отпусков

Подробный перечень периодов, которые засчитываются и не засчитываются в стаж, дающий право на отпуск, содержит ст. 9 Закона № 504. За некоторыми исключениями, туда включается, в частности, время фактической работы, время получения пособия по нетрудоспособности, время сохранения среднего заработка в случае отсутствия на работе (ежегодный отпуск, военная служба во время мобилизации и т. п.), время установленных законодательством отпусков без сохранения зарплаты.

Обратим внимание: в такой стаж включается продолжительность периода испытания, если таковое установлено работнику, и время простоя не по вине работников, когда им выплачивают две трети размера должностного оклада.

Даты относительно начала и окончания рабочего года не корректируются с учетом даты выхода на работу работницы после использования отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Но при этом рабочий год (или его часть), который пришелся на период с начала до окончания указанного отпуска, не считается отработанным и в стаж, который дает право на ежегодный основной отпуск, не включается. Исключение составляют случаи, когда такая работница работает на условиях неполного рабочего дня.

Если работник был переведен из одного учреждения в другое, но на прежнем месте работы полностью или частично он не использовал ежегодные основной и дополнительные отпуска и не получил за них денежную компенсацию, то в стаж для получения отпуска по новому месту (может быть предоставлен до наступления 6-месячного срока работы) засчитывается время, за которое работник не использовал отпуск по предыдущему месту работы.

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков в большинстве случаев не может превышать 59 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона № 504). Обратим внимание, что социальные отпуска на детей не суммируются с ежегодным отпуском при сравнении общей продолжительности отпусков с указанной предельной величиной, поскольку не относятся к ежегодным.

Кроме того, ограничения продолжительности отпуска в 59 дней не применяются к работникам, которые работают (находятся в командировке) в зоне отчуждения и безусловного (обязательного) отселения (письмо Минсоцполитики от 23.01.13 г. № 34/13/116-13).

Согласно ст. 11 Закона № 504 запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд. В ч. 2 ст. 12 Закона № 504 предусмотрено, что неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев по окончании рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Если работник не желает идти в отпуск, работодатель для соблюдения норм Закона № 504 относительно запрета непредоставления ежегодных отпусков полной продолжительности в течение 2 лет подряд может издать приказ о предоставлении такому работнику отпуска согласно утвержденному в учреждении графику без наличия от него соответствующего заявления. А работник будет обязан выполнить приказ руководителя (письмо Минсоцполитики от 21.06.12 г. № 207/13/116-12).

Вместе с тем законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник теряет право на ежегодные отпуска. Оно не содержит и запрета предоставлять ежегодные отпуска в случае их неиспользования. А потому если работник по каким-либо причинам не воспользовался своим правом на такой отпуск за несколько предыдущих лет, в том числе и за 5 или 10 лет, то он имеет право их использовать (письмо Минсоцполитики от 17.06.11 г. № 190/13/116-11).

Что касается количества неиспользованных отпусков, которые могут быть предоставлены работнику в течение одного рабочего года, то согласно рекомендациям, изложенным в письме Минсоцполитики от 24.12.13 г. № 152/13/82-13, этот вопрос должен решаться по согласованию сторон трудового договора, то есть между работником и работодателем. В целях последовательного и точного учета использования ежегодных отпусков в этих письмах рекомендуется предоставлять работнику сначала неиспользованный ежегодный отпуск за предыдущий год, а затем – за следующий. Однако учреждение может самостоятельно принять решение относительно выполнения таких рекомендаций.

Если работник идет в отпуск, который состоит из неиспользованных дней отпуска за прошлый рабочий год и отпуска за текущий рабочий год, он может указать на это в одном заявлении. Работодатель также может издать один приказ об их предоставлении.

Что касается соблюдения общей предельной продолжительности ежегодных отпусков (59 к. д.) при предоставлении в одном году неиспользованных отпусков прошлых лет, то в публикациях экспертов иногда приводится вывод, что сравнение общей продолжительности отпусков с предельной величиной 59 к. д. не применяется в случае использования ежегодных отпусков за прошлые годы. Впрочем, законодательство такой нормы не содержит, а официального подтверждения такого вывода нет.

Обращаем внимание еще и на ситуацию, когда работник работает на условиях неполной занятости на двух должностях и в сумме это не превышает нормальную продолжительность рабочего дня, а зарплата – полного должностного оклада. Такая работа согласно п. 11 приложения к Положению об условиях работы по совместительству работников государственных предприятий, учреждений, организаций, утвержденному совместным приказом Минтруда, Минюста и Минфина от 28.06.93 г. № 43, не является совместительством.

Трудовой договор в таком случае заключается по согласованию сторон по должности, которая признана основной (п. 14 раздела «Общие положения» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики от 29.12.04 г. № 336).

Следовательно, продолжительность ежегодного отпуска в таком случае определяется по должности, которая признана основной.

Законом № 504 (ст. 11) разрешен перенос ежегодных отпусков, в частности, в связи с временной нетрудоспособностью (в т. ч. в связи с беременностью и родами), совпадением ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением, выполнением работником государственных или общественных обязанностей (например, военная служба по призыву во время мобилизации).

Ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 к. д. (ч. 1 ст. 12 Закона № 504). При этом 14-дневная часть отпуска не обязательно используется первой. Требование относительно непрерывного отдыха (14 к. д.) должно выполняться с учетом общей продолжительности ежегодных отпусков за тот или иной рабочий год. Так, отпуск за ненормированный рабочий день может быть разделен на части, если перед этим работник использовал часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 дней.