Звітування про відрядження: оновлюємо знання

Оплата праці за професіями та галузями: запитання-відповіді (частина друга)

Після повернення з відрядження працівник протягом п’яти днів повинен відзвітувати про використання коштів, отриманих на цю мету. Нагадаємо, що треба знати, щоб вчасно і без помилок здійснити це, уникнути порушень та зайвих витрат на сплату податку.

Що таке відрядження

Питання організації відряджень та їх оплати врегульовано положеннями КЗпП, Податкового кодексу (далі – ПК) та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Не є відрядженням:

• поїздка у зв’язку з навчанням працівника та підвищенням його кваліфікації (таким працівникам виплачується компенсація відповідно до постанови КМУ від 28.06.97 р. № 695, далі – Постанова № 695), поїздки на семінари (звертаємо увагу, що у листі Мінфіну від 20.05.13 р. № 31-07230-16-27/15177 наголошується, що поїздка на семінар – це те саме, що навчання, і до таких працівників треба застосовувати норми Постанови № 695);
• поїздка, не пов’язана з основною діяльністю установи;
• поїздки працівників, робота яких має роз’їзний характер, пересувний характер. Наприклад, це можуть бути водії автотранспортних засобів. Необхідною умовою є обумовленість такого характеру роботи у трудовому договорі. Добові таким працівника не виплачуються, однак можуть бути доплати, обумовлені трудовим договором, за роботу, що носить роз’їзний характер (детальніше щодо оформлення таких працівників – у листах Мінфіну від 16.02.17 р. № 31-08030-16-10/4313 і Мінпраці та соцполітики від 13.09.06 р. № 905/13/84-06);
• службові поїздки за дорученням керівника в межах одного населеного пункту, в якому розташоване постійне місце роботи працівника.

Кого можна направляти у відрядження

Не кожен працівник може бути направлений у відрядження.

Без обмежень можливе відрядження працівників установ, тимчасових працівників, сезонних працівників, працівників із неповним робочим часом. Також можна направляти у відрядження засновників і членів керівних органів.

А ось повна заборона існує на відрядження:

• батька, який має дітей віком до 3 років і виховує їх без матері. До цієї ситуації прирівнюється перебування матері тривалий час у лікувальній установі (ст. 186¹ КЗпП);
• вагітних жінок і жінок, що мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП);
• опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів дітей віком до 3 років (ст. 186¹ КЗпП);
• осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами (вони за визначенням не можуть бути відрядженими, і в таких договорах категорично заборонено вживати термін «відрядження»);
• працівника в період його тимчасової непрацездатності (лист Мінсоцполітики від 15.11.13 р. № 656/18/99-13).

Дотримуючись цих норм, роботодавцеві легко буде визначитися з характером відрядження, а бухгалтерії мати підстави отримати від відряджених осіб звітну документацію та належним чином оформити її.

Звітування про витрачання коштів у відрядженні

Одразу після повернення з відрядження працівник, який отримав кошти на відрядження в установі за місцем своєї роботи, складає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт). Форму Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Наказ № 841).

У Звіті має зазначатися мета виконання службового доручення, його терміни, а до нього мають додаватися документи, що підтверджують використання коштів у відрядженні.

Якщо під час службового відрядження працівник отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі – платнику податку, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Вимоги щодо надання коштів на відрядження встановлено пп. 170.9.1 ПК та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними із службовими відрядженнями в межах України та за кордон.

Зазначені правила поширюються також на витрати, пов’язані з відрядженням або виконанням деяких цивільно-правових дій, оплачених із використанням платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.

Відповідно до п. 167.1 ПК податок утримується з будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу – за кошти оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

У разі якщо працівник припиняє трудові або цивільно-правові відносини з установою, що видала такі кошти, сума ПДФО утримується з коштів останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку, а в разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим унаслідок смерті чи визнання працівника судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується з нарахованого доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.