Отчетность о командировке: обновляем знания

Оплата труда по профессиям и отраслям: вопросы-ответы (часть вторая)

После возвращения из командировки работник на протяжении пяти дней должен отчитаться о использовании средств, полученных на эту цель. Напомним, что надо знать, чтобы своевременно и без ошибок осуществить это, избежать нарушений и лишних расходов на уплату налога.

Что такое командировка

Вопросы организации командировок и их оплаты урегулированы положениями КЗоТа, Налогового кодекса (далее – НК) и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Не является командировкой:

• поездка в связи с обучением работника и повышением его квалификации (таким работникам выплачивается компенсация согласно постановлению КМУ от 28.06.97 г. № 695, далее – Постановление № 695), поездки на семинары (обращаем внимание, что в письме Минфина от 20.05.13 г. № 31-07230-16-27/15177 подчеркивается, что поездка на семинар – это то же, что обучение, и к таким работникам надо применять нормы Постановления № 695);
• поездка, не связанная с основной деятельностью учреждения;
• поездки работников, работа которых имеет разъездной характер, передвижной характер. Например, это могут быть водители автотранспортных средств. Необходимым условием является обусловленность такого характера работы в трудовом договоре. Суточные таким работникам не выплачиваются, однако могут быть доплаты, обусловленные трудовым договором, за работу, которая носит разъездной характер (детальнее относительно оформления таких работников – в письмах Минфина от 16.02.17 г. № 31-08030-16-10/4313 и Минтруда и соцполитики от 13.09.06 г. № 905/13/84-06);
• служебные поездки по поручению руководителя в пределах одного населенного пункта, в котором расположено постоянное место работы работника.

Кого можно направлять в командировку

Не каждый работник может быть направлен в командировку.

Без ограничений возможна командировка работников учреждений, временных работников, сезонных работников, работников с неполным рабочим временем. Также можно направлять в командировку учредителей и членов руководящих органов.

А вот полный запрет существует на командировку:

• отца, который имеет детей в возрасте до 3 лет и воспитывает их без матери. К этой ситуации приравнивается пребывание матери длительное время в лечебном учреждении (ст. 186¹ КЗоТ);
• беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);
• опекунов, попечителей, приемных родителей, родителей-воспитателей детей в возрасте до 3 лет (ст. 186¹ КЗоТ);
• лиц, которые работают по гражданско-правовым договорам (они по определению не могут быть командированными, и в таких договорах категорически запрещено употреблять термин «командировка»);
• работника в период его временной нетрудоспособности (письмо Минсоцполитики от 15.11.13 г. № 656/18/99-13).

Следуя этим нормам, работодателю легко будет определиться с характером командировки, а бухгалтерии иметь основания получить от командированных лиц отчетную документацию и надлежащим образом оформить ее.

Отчетность о расходовании средств в командировке

Сразу по возвращении из командировки работник, который получил средства на командировку в учреждении по месту своей работы, составляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет). Форма Отчета и Порядок его составления утверждены приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Приказ № 841).

В Отчете должна указываться цель выполнения служебного поручения, его сроки, а к нему должны прилагаться документы, подтверждающие использование средств в командировке.

Если во время служебной командировки работник получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки. Командированному лицу – налогоплательщику, которое применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель может продолжить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Требования относительно предоставления средств на командировку установлены пп. 170.9.1 НК и другими нормативно-правовыми актами, связанными со служебными командировками в пределах Украины и за границу.

Указанные правила распространяются также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, оплаченных с использованием платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов.

Согласно п. 167.1 НК налог удерживается из любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода – за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

В случае если работник прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с учреждением, которое выдало такие средства, сумма НДФЛ удерживается из средств последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство налогоплательщика по результатам отчетного (налогового) года.

Если полное удержание такой суммы налога невозможно вследствие смерти или признания работника судом без вести отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается из начисленного дохода за последний для такого налогоплательщика налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.