Графік відпусток бюджетної установи: складаємо вчасно на 2017 рік

Скласти графік відпусток – украй важливо. Це робиться для того, щоб розпланувати протягом року період відпочинку працівників та налагодити в цей час роботу установи. Традиційно графік складається наприкінці поточного року. Форму графіка не затверджено, тож кожна установа розробляє власну. Про те, як урахувати всі нюанси при складанні графіка, поговоримо в консультації.

Загальні відомості

Згідно з ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504) черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Відповідні графіки доводяться до відома всіх працівників. Під час їх складання враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку.

Про конкретний період надання щорічної відпустки, узгоджений між працівником і власником або уповноваженим ним органом, працівника має бути попереджено не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Граничний строк складання графіка

Трудовим законодавством не визначено граничного терміну складання графіка відпусток. Але такий строк зазначено в п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. № 213 (яка досі застосовується на підставі постанови Верховної Ради від 12.09.91 р. № 1545-XII у частині, що не суперечить нормам чинного трудового законодавства). Так, графік має бути складений не пізніше 5 січня поточного року і доведений до відома робітників та службовців (див. лист Мінсоцполітики від 25.08.15 р. № 475/13/116-15).

Вважаємо, що його слід скласти раніше – наприкінці року. Зробити це слід для того, щоб і відпустки, які припадають на Новий рік, були вчасно заплановані та надані. Пізніше скласти графік відпусток можна, якщо це передбачено в наказі про облікову політику бюджетної установи чи колективному договорі.

Графік відпусток – за довільною формою

Форму графіка відпусток законодавчо не встановлено, тобто він складається в довільній формі (див. зразок далі в консультації). Це підтверджує й Мінсоцполітики в листі від 29.07.15 р. № 191/10/136-15 (далі – Лист № 191). Спеціалісти міністерства зауважують, що навіть якщо в установі за трудовим договором працює всього три особи, графік відпусток повинен складатися.

Вважається, що в графіку можна зазначити лише місяць надання відпустки. А ось конкретні дати слід погодити вже перед самою відпусткою – не пізніше ніж за два тижні до неї. Однак такий варіант не завжди доречний: якщо установа має багато відділів, то краще прописувати конкретні дати надання відпустки.

Крім того, графік не є сталим. До нього можна вносити зміни та доповнення, наприклад щодо прийнятих протягом року працівників.

У графі 4 «Вид відпустки» зазначаємо відповідно: основна щорічна, додаткова соціальна на дітей, щорічна додаткова за шкідливі і важкі умови праці, щорічна додаткова за особливий характер праці, «чорнобильська», додаткова відпустка за вислугу років держслужбовцям, додаткова відпустка учасникам бойових дій та інвалідам війни тощо. Зверніть увагу: хоча навчальна відпустка є оплачуваною й надається обов’язково, її не доцільно зазначати у графіку відпусток (період її надання визначає освітній заклад, у якому навчається працівник).

У графі 6 робочий календарний рік, за який надається відпустка, буде в кожного працівника свій (відлік здійснюється із дня укладання трудового договору).

Графу 10 «Примітки» заповнюємо, якщо фактичний період надання відпустки (чи її тривалість) відрізняється від запланованого (запланованої тривалості).

Вище наведено зразок зведеної форми графіка відпусток. Кожен відділ чи структурний підрозділ спочатку робить свій графік відпусток таким чином, щоб не порушувався процес роботи відділу чи окремого структурного підрозділу (але з урахуванням усіх далі зазначених нюансів). Для цього призначається відповідальна особа, яка у визначений керівником строк робить опитування працівників та заносить відомості щодо бажаної відпустки працівників свого відділу чи структурного підрозділу до графіка. На підставі таких графіків кадрова служба установи формує один зведений графік, який погоджується з керівником та профспілковим комітетом (чи його представником). Після цього графік доводиться до відома всіх працівників.

Урахуємо всі нюанси

По-перше, до графіка відпусток рекомендуємо включати всі обов’язкові оплачувані відпустки (крім навчальної).

По-друге, графік має складатися на всіх працівників, прийнятих за трудовим договором, зокрема на сумісників та тимчасових працівників, на працівників, з якими укладено строкові трудові договори.

Зверніть увагу! Період перебування жінки у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного (шестирічного) віку не дає права на щорічну відпустку, але якщо така жінка планує вийти з цієї відпустки та в неї був стаж за попередній період, що дає право на щорічну відпустку, вона може одразу взяти таку відпустку. Тож при складанні графіка відпусток слід переговорити із працівниками, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, та вияснити, чи не планують вони вийти на роботу протягом наступного року й відповідно скористатися щорічною відпусткою. Якщо планують, то слід включити таких працівників до графіка відпусток.

Попереджаємо, що насамперед до графіка слід включити тих працівників, яким відпустка надається у зручний для них час (ч. 13 ст. 10 Закону № 504):

• особам віком до 18 років;
• інвалідам;
• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону від 22.10.93 р. № 3551-XII «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
• батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Слід пам’ятати, що в загальному випадку новоприйнятий працівник установи має право на основну та додаткові відпустки повної тривалості в перший рік роботи лише після закінчення 6 місяців безперервної роботи в цій установі. Однак він може піти у відпустку раніше цього строку, і тоді тривалість відпустки визначатиметься пропорційно до відпрацьованого часу.

Але ч. 7 ст. 10 Закону № 504 передбачено винятки. Так, до настання шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи в установі на щорічну відпустку повної тривалості мають право:

• жінки – перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• інваліди;
• особи віком до 18 років;
• чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
• сумісники – одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
• працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку та не одержали за неї грошової компенсації;
• працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
• батьки – вихователі дитячих будинків сімейного типу тощо;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Тож потреба у відпустці таких працівників також має бути врахована при складанні графіка відпусток.

Зверніть увагу: керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості в перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

По-третє, при складанні графіка відпусток повинні враховуватися правила поділу щорічних відпусток. На прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості (ст. 12 Закону № 504). Єдина умова – основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів (далі – к. д.) (ця безперервна частина може бути будь-якою за рахунком, не обов’язково першою).

Наприклад, у січні 2017 року працівник планує піти у щорічну відпустку на 7 к. д., у липні – на 14 к. д., у грудні – на 3 к. д. Зверніть увагу, що поділ відпустки – це право, а не обов’язок роботодавця. Як правило, невикористану частину щорічної відпустки має бути надано до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Тож у графіку відпусток мають бути враховані також дні невикористаної відпустки за минулі роки.

До того ж, не всі відпустки можна ділити. Поділу підлягають лише щорічні відпустки. Однак додаткова соціальна відпустка на дітей, яка надається за двома підставами, може бути надана спочатку за однією підставою (наприклад, 10 к. д.), а потім – за іншою (7 к. д.) чи навпаки. Про це повідомило Мінсоцполітики в листі від 12.05.15 р. № 256/13/116-15.

По-четверте, слід пам’ятати, що не всі відпустки можуть бути перенесені на наступні роки, якщо їх вчасно не надано. Накопичуються лише щорічні відпустки та соціальні відпустки на дітей. А, наприклад, «чорнобильська» відпустка та додаткова відпустка учасникам бойових дій та інвалідам війни не переноситься на наступний рік, тобто «згорає». Тому про надання цих відпусток протягом року працівникам, які мають на них право, слід подбати завчасно. Крім того, якщо працівник має право на пільгові відпустки з цих двох підстав, протягом року надається лише одна, за його вибором (див. лист Мінсоцполітики від 18.08.16 р. № 454/13/116-16).

Якщо графік відпусток не складено: відповідальність

Особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством. Це передбачено ст. 28 Закону № 504.

Відсутність графіка відпусток в установі розглядається як «інші порушення вимог законодавства про працю». На цьому наполягає Мінсоцполітики в Листі № 191.

За відповідні порушення передбачено фінансові санкції (штраф) у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП).

Також передбачено й адміністративну відповідальність. Так, згідно зі ст. 41 КУпАП посадовим особам установи загрожує штраф у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 грн. до 1 700 грн.).