График отпусков бюджетного учреждения: составляем вовремя на 2017 год

Составить график отпусков – крайне важно. Это делается для того, чтобы распланировать в течение года период отдыха работников и наладить в это время работу учреждения. Традиционно график составляется в конце текущего года. Форма графика не утверждена, поэтому каждое учреждение разрабатывает собственную. О том, как учесть все нюансы при составлении графика, поговорим в консультации.

Общие сведения

Согласно ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504) очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Соответствующие графики доводятся до сведения всех работников. Во время их составления учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.

О конкретном периоде предоставления ежегодного отпуска, согласованном между работником и собственником или уполномоченным им органом, работник должен быть предупрежден не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

Предельный срок составления графика

Трудовым законодательством не определен предельный срок составления графика отпусков. Но такой срок указан в п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 г. № 213 (которое до сих пор применяется на основании постановления Верховной Рады от 12.09.91 г. № 1545-XII в части, не противоречащей нормам действующего трудового законодательства). Так, график должен быть составлен не позднее 5 января текущего года и доведен до сведения рабочих и служащих (см. письмо Минсоцполитики от 25.08.15 г. № 475/13/116-15).

Считаем, что его следует составить раньше – в конце года. Сделать это нужно для того, чтобы и отпуска, которые приходятся на Новый год, были своевременно запланированы и предоставлены. Позднее составить график отпусков можно, если это предусмотрено в приказе об учетной политике бюджетного учреждения или коллективном договоре.

График отпусков – по произвольной форме

Форма графика отпусков законодательно не установлена, то есть он составляется в произвольной форме (см. образец далее в консультации). Это подтверждает и Минсоцполитики в письме от 29.07.15 г. № 191/10/136-15 (далее – Письмо № 191). Специалисты министерства замечают, что даже если в учреждении по трудовому договору работает всего три человека, график отпусков должен составляться.

Считается, что в графике можно указать только месяц предоставления отпуска. А вот конкретные даты следует согласовать уже перед самым отпуском – не позднее чем за две недели до него. Однако такой вариант не всегда уместен: если учреждение имеет много отделов, то лучше прописывать конкретные даты предоставления отпуска.

Кроме того, график не является постоянным. В него можно вносить изменения и дополнения, например, относительно принятых в течение года работников.

В графе 4 «Вид отпуска» указываем соответственно: основной ежегодный, дополнительный социальный на детей, ежегодный дополнительный за вредные и тяжелые условия труда, ежегодный дополнительный за особый характер труда, «чернобыльский», дополнительный отпуск за выслугу лет госслужащим, дополнительный отпуск участникам боевых действий и инвалидам войны и т. п. Обратите внимание: хотя учебный отпуск является оплачиваемым и предоставляется обязательно, его нецелесообразно указывать в графике отпусков (период его предоставления определяет образовательное заведение, в котором учится работник).

В графе 6 рабочий календарный год, за который предоставляется отпуск, будет у каждого работника свой (отсчет осуществляется со дня заключения трудового договора).

Графу 10 «Примечания» заполняем, если фактический период предоставления отпуска (или его продолжительность) отличается от запланированного (запланированной продолжительности).

Выше приведен образец сводной формы графика отпусков. Каждый отдел или структурное подразделение сначала делает свой график отпусков таким образом, чтобы не нарушался процесс работы отдела или отдельного структурного подразделения (но с учетом всех далее указанных нюансов). Для этого назначается ответственное лицо, которое в определенный руководителем срок делает опрос работников и вносит сведения относительно желательного отпуска работников своего отдела или структурного подразделения в график. На основании таких графиков кадровая служба учреждения формирует один сводный график, который согласовывается с руководителем и профсоюзным комитетом (или его представителем). После этого график доводится до сведения всех работников.

Учитываем все нюансы

Во-первых, в график отпусков рекомендуем включать все обязательные оплачиваемые отпуска (кроме учебного).

Во-вторых, график должен составляться на всех работников, принятых по трудовому договору, в частности на совместителей и временных работников, на работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

Обратите внимание! Период нахождения женщины в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего (шестилетнего) возраста не дает права на ежегодный отпуск, но если такая женщина планирует выйти из этого отпуска и у нее был стаж за предыдущий период, который дает право на ежегодный отпуск, она может сразу взять такой отпуск. Поэтому при составлении графика отпусков следует переговорить с работниками, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, и выяснить, не планируют ли они выйти на работу в течение следующего года и, соответственно, воспользоваться ежегодным отпуском. Если планируют, то нужно включить таких работников в график отпусков.

Предупреждаем, что прежде всего в график следует включить тех работников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время (ч. 13 ст. 10 Закона № 504):

• лицам в возрасте до 18 лет;
• инвалидам;
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;
• одинокой матери (отцу), которые воспитывают ребенка без отца (матери); опекунам, попечителям или другим одиноким лицам, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;
• женам (мужьям) военнослужащих;
• ветеранам труда и лицам, имеющим особые трудовые заслуги перед Родиной;
• ветеранам войны, лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной, а также лицам, на которых распространяется действие Закона от 22.10.93 г. № 3551-XII «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты»;
• родителям-воспитателям детских домов семейного типа;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Следует помнить, что в общем случае вновь принятый работник учреждения имеет право на основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы только после окончания 6 месяцев непрерывной работы в этом учреждении. Однако он может пойти в отпуск раньше этого срока, и тогда продолжительность отпуска будет определяться пропорционально отработанному времени.

Но ч. 7 ст. 10 Закона № 504 предусмотрены исключения. Так, до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы в учреждении на ежегодный отпуск полной продолжительности имеют право:

• женщины – перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;
• инвалиды;
• лица в возрасте до 18 лет;
• мужчины, жены которых находятся в отпуске в связи с беременностью и родами;
• лица, уволенные после прохождения срочной военной службы, военной службы по призыву во время мобилизации, на особый период, военной службы по призыву лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы, если после увольнения со службы они были приняты на работу в течение трех месяцев, не учитывая времени переезда к месту жительства;
• совместители – одновременно с отпуском по основному месту работы;
• работники, которые успешно учатся в учебных заведениях и желают присоединить отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, написания дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;
• работники, которые не использовали по предыдущему месту работы полностью или частично ежегодный основной отпуск и не получили за него денежную компенсацию;
• работники, которые имеют путевку (курсовку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;
• родители-воспитатели детских домов семейного типа и т. п.;
• в других случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Поэтому потребность в отпуске таких работников также должна быть учтена при составлении графика отпусков.

Обратите внимание: руководящим, педагогическим, научным, научно-педагогическим работникам, специалистам учебных заведений ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и последующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул независимо от времени приема их на работу.

В-третьих, при составлении графика отпусков должны учитываться правила деления ежегодных отпусков. По просьбе работника ежегодный отпуск может быть разделен на части любой продолжительности (ст. 12 Закона № 504). Единственное условие – основная непрерывная его часть должна составлять не менее 14 календарных дней (далее – к. д.) (эта непрерывная часть может быть любой по счету, не обязательно первой).

Например, в январе 2017 года работник планирует пойти в ежегодный отпуск на 7 к. д., в июле – на 14 к. д., в декабре – на 3 к. д. Обратите внимание, что разделение отпуска – это право, а не обязанность работодателя. Как правило, неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. Поэтому в графике отпусков должны быть учтены также дни неиспользованного отпуска за прошлые годы.

К тому же не все отпуска можно делить. Делению подлежат только ежегодные отпуска. Однако дополнительный социальный отпуск на детей, который предоставляется по двум основаниям, может быть предоставлен сначала по одному основанию (например, 10 к. д.), а потом – по другому (7 к. д.) или наоборот. Об этом сообщило Минсоцполитики в письме от 12.05.15 г. № 256/13/116-15.

В-четвертых, следует помнить, что не все отпуска могут быть перенесены на следующие годы, если они своевременно не предоставлены. Накапливаются только ежегодные отпуска и социальный отпуск на детей. А, например, «чернобыльский» отпуск и дополнительный отпуск участникам боевых действий и инвалидам войны не переносится на следующий год, то есть «сгорает». Поэтому о предоставлении этих отпусков в течение года работникам, имеющим на них право, следует позаботиться заблаговременно. Кроме того, если работник имеет право на льготные отпуска по этим двум основаниям, в течение года предоставляется только один, на его выбор (см. письмо Минсоцполитики от 18.08.16 г. № 454/13/116-16).

Если график отпусков не составлен: ответственность

Лица, виновные в нарушении законодательства об отпусках, несут ответственность согласно законодательству. Это предусмотрено ст. 28 Закона № 504.

Отсутствие графика отпусков в учреждении рассматривается как «прочие нарушения требований законодательства о труде». На этом настаивает Минсоцполитики в Письме № 191.

За соответствующие нарушения предусмотрены финансовые санкции (штраф) в размере минимальной зарплаты (ст. 265 КЗоТ).

Также предусмотрена и административная ответственность. Так, согласно ст. 41 КУоАП должностным лицам учреждения грозит штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.).