Списання хімреактивів у державному закладі охорони здоров’я

На сьогодні майже кожен заклад охорони здоров’я (далі – ЗОЗ) має у своєму складі лабораторні відділення (клініко-діагностичні, бактеріологічні, біохімічні тощо), які проводять обстеження своїх пацієнтів із застосуванням різноманітних хімічних реактивів. Більшість із них мають високу вартість. Як списати використані хімічні реактиви та відобразити ці операції в обліку, розглянемо в цієї консультації.

Поняття «хімічні реактиви»

До хімічних реактивів (хімічних реагентів) відносять очищені препарати хімічної природи, які використовують для різного роду аналізів у медичних лабораторіях, науково-дослідних центрах, освітніх установах та інших.

За визначенням ст. 2 Закону від 04.04.96 р. № 123/96-ВР «Про лікарські засоби» лікарським засобом (далі – ЛЗ) є будь-яка речовина або комбінація речовин, що має властивості та призначена для лікування або профілактики захворювань у людей, чи будь-яка речовина або комбінація речовин, яка може бути призначена для запобігання вагітності, відновлення, корекції чи зміни фізіологічних функцій у людини шляхом здійснення фармакологічної, імунологічної або метаболічної дії або для встановлення медичного діагнозу.

Зазвичай у лабораторіях ЗОЗ хімічні реактиви використовують у лікувальному процесі для встановлення діагнозу пацієнтам та призначення лікування. Тому хімічні реактиви відносять до складу ЛЗ.

Згідно з пп. 10 пп. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 (далі – Інструкція № 333), витрати на придбання реактивів, хімікатів, біопрепаратів, насіння, добрив тощо для лабораторних досліджень (випробувань) здійснюються за кодом КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Водночас зауважимо: якщо йдеться про ЗОЗ, то придбання реактивів, хімікатів для лабораторних досліджень (випробувань), якщо їх внесено до Державного реєстру медичної техніки та виробів медичного призначення та проводяться в межах лікувального процесу, здійснюють за КЕКВ 2220 «Медикаменти та перев’язувальні матеріали» (пп. 1 пп. 2.2.2 Інструкції № 333).

ЛЗ є об’єктами обліку запасів ЗОЗ, інформацію про які відображають у бухобліку за правилами, визначеними нормами НП(С)БОДС 123 «Запаси», затвердженими наказом Мінфіну від 12.10.10 р. № 1202, Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11.

Для обліку ЛЗ, до яких належать хімічні реактиви, у ЗОЗ слід керуватися також Методичними рекомендаціями ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я, затвердженими наказом МОЗ від 09.09.14 р. № 635 (далі – Методрекомендації № 635).

Складський облік та відпуск хімічних реактивів

Облік хімреактивів на складі ведуть за кожним найменуванням із зазначенням дозування, форми випуску, інформації про упаковку, а також із зазначенням виробника, кількості, ціни та загальної суми (п. 1 розд. ІІІ Методрекомендацій № 635).

Відповідальність за облік, зберігання реактивів та інших хімічних речовин у ЗОЗ наказом керівника покладають на матеріально відповідальну особу (далі – МВО) закладу, з якою обов’язково укладають договір про повну матеріальну відповідальність. Зазвичай це головна медсестра або фармацевт (якщо таку посаду передбачено штатним розписом).

Під час приймання хімреактивів на склад МВО розписується на кожному з трьох примірників прибуткової накладної про їх отримання. Перший примірник прибуткової накладної передається до бухгалтерської служби, другий – залишається у МВО, третій примірник повертається постачальнику (п. 3 розд. ІІІ Методрекомендацій № 635).

Реактиви зберігають на стелажах або в спеціальних шафах. Доступ до них дозволяється лише особам, які відповідають за їх облік і зберігання.

МВО заносить дані прибуткових накладних до Книги складського обліку лікарських засобів і медичних виробів для аналітичного обліку хімічних реактивів (додаток 1 до Методрекомендацій № 635).

Відпуск хімічних реактивів до відділень ЗОЗ проводять на підставі накладних (вимог) за формою, наведеною в додатку 2 до Методрекомендацій № 635.

Прибуткові накладні та видаткові накладні (вимоги) заносять до Реєстру отриманих прибуткових накладних та Реєстру виданих накладних (вимог) (додатки 3, 4 до Методрекомендацій № 635). За даними цих реєстрів у бухгалтерії для звіряння даних складського та бухгалтерського обліку складають оборотну відомість за товарно-матеріальними рахунками з отримання та видавання у відділення лікарських засобів (типова форма № З-11, затверджена наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130, далі – Наказ № 130).

МВО складу не пізніше 2-го числа місяця, що настає за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби ЗОЗ Звіт про надходження і відпускання (використання) лікарських засобів та медичних виробів (додаток 6 до Методрекомендацій № 635).

Облік та використання в лабораторіях

Надходження хімічних реактивів зі складу та їх використання в кожному відділенні (лабораторії) відображають у Журналі обліку отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів (додаток 5 до Методрекомендацій № 635). У графах Журналу важливо зазначити таку інформацію:

• кількість виданих хімреактивів у маніпуляційні кімнати (кабінети) – у графі 8;
• дані про фактичне використання хімреактивів – у графі 9;
• залишок на кінець місяця (залишок на початок місяця (гр. 3) + плюс надійшло (гр. 6) – – фактично використано (гр. 9) Журналу) – у графі 10.

На підставі накладних (вимог) хімічні реактиви списують з підзвіту головної медсестри або фармацевта на МВО у відділенні (лабораторії).

Головні (старші) медсестри відділень (лабораторій) видають хімічні реактиви медсестрам маніпуляційних кімнат (кабінетів), які ведуть Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів (додаток 7 до Методрекомендацій № 635).

За даними цього Журналу наприкінці місяця медсестри маніпуляційних кімнат складають щомісячний Звіт про надходження і використання лікарських засобів та медичних виробів (додаток 8 до Методрекомендацій № 635).

Зазначений Звіт медсестри маніпуляційних кімнат подають головній (старшій) медсестрі відділення не пізніше 1-го числа місяця, що настає за звітним. За Звітами маніпуляційних кімнат старша медсестра відділення формує Звіт для бухгалтерії.

Бухоблік хімреактивів

МВО складу, відділень та маніпуляційних кімнат за місцем відповідального зберігання (перебування, використання) хімічних реактивів ведуть оперативний предметно-кількісний облік окремих груп ЛЗ (п. 1 розд. VI Методрекомендацій № 635).

Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203, для обліку медикаментів, компонентів, бактерицидних препаратів, дезінфекційних засобів, сироватки, вакцини, крові, плівки для рентгенівських знімків, матеріалів для проведення аналізів та перев’язувальних засобів, дрібного медичного інвентарю (термометри, ланцети, пінцети, голки) тощо передбачено субрахунок 1512 (1522) «Медикаменти та перев’язувальні засоби».

Інформацію про витрачання медвиробів (термометрів) відображають у Меморіальному ордері № 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих запасів», затвердженому наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755.

На підставі накладних (вимог) хімічні реактиви списують з підзвіту головної медсестри складу на МВО у відділенні. Відображають цю операцію в меморіальному ордері № 13 за дебетом субрахунка 1512 і кредитом субрахунка 1512 у різних МВО відповідно.

Списання хімреактивів

У бухгалтерії ЗОЗ використані хімреактиви списують на підставі звітів про фактичне їх використання, отриманих від МВО (головної медсестри або фармацевта та головної (старшої) медсестри відділення).

На кінець місяця за кожним найменуванням, групою або видом ЛЗ виводять їх залишки за кількістю та сумою (п. 3 розд. ІІ Методрекомендацій № 635).

Зауважимо, що на сьогодні законодавством не передбачено норм списання хімреактивів. Водночас у разі використання їх та інших препаратів, передбачених для проведення досліджень, лаборантам слід дотримуватися нормативів, затверджених інструкціями з їх використання, наданими виробниками.

Нормативи використання хімреактивів зазвичай застосовують із розрахунку на одне дослідження (аналіз). Також можуть ураховуватися норми використання реактивів на пробні запуски лабораторного обладнання та інші цілі, передбачені стандартами лабораторних досліджень.

На практиці керівник закладу та лаборанти спільно розроблюють локальні Норми використання хімічних реактивів та іншого витратного матеріалу за кожним видом досліджень та аналізів, які проводять у їхньому закладі. Норми затверджуються внутрішнім наказом керівника ЗОЗ.

Тому кількість використаних хімічних реактивів, відображена маніпуляційною медсестрою у Звіті про надходження і використання ЛЗ та медвиробів, має відповідати кількості проведених досліджень (аналізів) та іншим нормативним фактам використання реактивів, які зазначено в журналах реєстрації аналізів, відповідно до норм їх використання.

Якщо кількість хімічних реактивів, використаних для проведення досліджень, у Звіті значиться більша, ніж кількість за даними журналу реєстрації аналізів, то під час ревізії ревізори можуть визнати таку різницю списаною необґрунтовано.

Списання використаних хімреактивів проводить комісія зі списання, утворена за наказом керівника ЗОЗ. Склад комісії та її голову визначає керівник.

Члени комісії складають Акт списання матеріалів за типовою формою № З-2, затвердженою Наказом № 130, зазначаючи в ньому причини списання (див. фрагмент).

Розглянемо на прикладі операції зі списання використаних хімреактивів.

Приклад

КП «Міський лікувально-діагностичний центр» міської ради придбало за тендером набори хімреактивів для проведення діагностичних досліджень на суму 9 240 грн. (у т. ч. ПДВ – 1 540 грн.). Норми використання хімреактивів розроблено та затверджено медпрацівниками та керівником Центру на підставі інструкцій до наборів реактивів.

У червні на проведення досліджень було використано:

• тимолова проба Ф – 1 набір, ціна за одиницю 260 грн. із ПДВ;
• гемоглобін Ф – 3 набори, ціна за одиницю 220 грн. із ПДВ;

Усього використано наборів на суму 920 грн. (260 грн. + 660 грн.).

У бухобліку лікувально-діагностичного центру операції з надходження та використання хімреактивів відображають так:

(грн.)

Висновки

У ЗОЗ хімреактиви відносять до ЛЗ, які є об’єктами обліку запасів.

Облік хімреактивів ведуть на складах, у лабораторних відділеннях та в маніпуляційних кімнатах (на постах). МВО (головні (старші) медсестри) складають реєстри отриманих прибуткових та виданих накладних (вимог), які передають до бухгалтерії.

Старші медсестри відділень та медсестри маніпуляційних кімнат ведуть Журнали обліку отриманих і використаних ЛЗ та медвиробів, складають звіти про надходження та використання хімреактивів. Зазначені звіти є підставою для списання бухгалтерією використаних хімреактивів.