Претензійно-позовна робота

Дебіторська та кредиторська заборгованність: облік та списання

Строк позовної давності

Законодавство передбачає загальний строк, у межах якого установа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу, у разі якщо поточна дебіторська заборгованість переходить у статус простроченої. Розглянемо, що це за строк та яких заходів слід уживати бюджетній установі щодо стягнення заборгованості.

Звертаємо увагу, що для кваліфікації дебіторської заборгованості (далі – ДЗ) та подальшого відображення її в обліку Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.14 р. № 372 (далі – Порядок № 372), оперує поняттям строк позовної давності.

У ст. 256 Цивільного кодексу (далі – ЦК) передбачено загальний строк, у межах якого установа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу. Такий строк називається терміном позовної давності. Згідно зі ст. 257 ЦК загальну позовну давність установлено тривалістю три роки. Позовна давність може бути збільшена за домовленістю сторін. Водночас вона не може бути скорочена (ст. 259 ЦК).

Обчислення строку позовної давності починається від дня, коли особа дізналася або мала змогу дізнатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила (ч. 1 ст. 261 ЦК). За зобов’язаннями з визначеними строками виконання перебіг позовної давності починається після закінчення строку виконання зобов’язань за договором (ч. 5 ст. 261 ЦК).

Наприклад, якщо датою оплати отриманих матеріальних цінностей згідно з договором є 31.07.19 р., то в разі невиконання договірних зобов’язань контрагентом строк позовної давності обчислюють із 01.08.19 р.

Якщо в договорі строк виконання боржником обов’язку не встановлено або визначено моментом вимоги, то кредитор має право вимагати його виконання в будь-який час. Боржник повинен виконати свій обов’язок у семиденний строк із дня пред’явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦК).

Важливо! Перебігу позовної давності слід при­діляти особливу увагу.

Пропуск строків позовної давності кредитором (бюджетною установою) призводить до втрати активів установою у зв’язку з втратою боржника в зобов’язанні. Як наслідок, установа отримує нанесення збитків державі з вини осіб, які належним чином не забезпечили проведення претен­зійно-позовної роботи.

Претензійно-позовна робота

З метою своєчасного стягнення ДЗ установи, організації, держпідприємства повинні проводити претензійно-позовну роботу протягом усього позовного терміну. Загальні положення ведення претензійно-позовної роботи визначено в рекомендаціях Мін’юсту від 15.01.96 р. № 2 «Про Порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» (далі – Рекомендації № 2).

Відповідно до п. 1.6 претензійно-позовна робота в бюджетній установі повинна забезпечити:

• виконання договірних зобов’язань у всіх сферах діяльності;
• захист і відновлення порушених майнових прав та інтересів установи, що охороняється законом;
• притягнення до відповідальності порушників договірних зобов’язань;
• економію та раціональне використання матеріальних, трудових, фінансових, паливно-енергетичних, сировинних та інших видів ресурсів.

Розглянемо заходи, які слід виконати бюджетній установі для проведення претензійно-позовної роботи.

Письмова претензія

Бюджетна установа, чиї інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником його прав та інтересів повинна звернутися до відповідача з письмовою претензією.

У претензії обов’язково має бути зазначено:

• повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та підприємства, якому вона пред’являється;
• номер і дата;
• обставини, на підставі яких пред’явлено претензію, і докази, що їх підтверджують;
• посилання на відповідні нормативні акти;
• вимоги заявника;
• сума та розрахунок претензії, якщо претензія підлягає грошовій оцінці;
• платіжні реквізити заявника претензії;
• перелік документів, що додаються до претензії, а також інших доказів;
• документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях.

Порядок пред’явлення претензій

Усі обґрунтовані вимоги та матеріали для пред’явлення претензії в установах, організаціях, держпідприємствах має готувати структурний підрозділ відповідно до його функцій у фінансово-господарській діяльності (наприклад, юридична служба). Із цією метою в положенні підрозділу має бути розроблено та прописано внутрішній порядок ведення претензійно-позовної роботи. Якщо в установі немає такого окремого підрозділу, то ведення претензійно-позовної роботи покладають на посадову особу, яка виконує обов’язки з юридичних питань. В її посадовій інструкції прописують відповідні обов’язки щодо ведення претензійно-позовної роботи, здійснення контролю за такою роботою, за виконанням господарських договорів тощо (лист ГоловКРУ від 01.03.11 р. № 25-18/287).

Уповноважена особа відповідно до покладених на неї завдань щодо організації претензійно-позовної роботи повинна:

• проводити разом із зацікавленими структурними підрозділами аналіз результатів госпдіяльності установи;
• вивчати умови та причини виникнення непродуктивних витрат, порушення договірних зобов’язань;
• аналізувати стан ДЗ.

Складена відповідним структурним підрозділом або уповноваженою особою претензія підписується керівником установи або його заступником, реєструється в журналі обліку та надсилається адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. Форму журналу обліку претензій, пред’явлених установою, наведено в додатку 2 до Рекомендацій № 2.

Зауважимо, що в разі потреби може бути надіслано нагадування про прискорення надання відповіді на претензію, яке підписується в тому самому порядку, що й сама претензія.

Наведемо алгоритм дій із претензійно-позовної роботи (див. рис.).

Як правило, строк розглядання претензії відповідачем становить один місяць із дня її одержання, якщо інше не визначено законодавством. Винятком є випадки, коли обов’язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право перевірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виготовлювачем, претензії, пов’язані з якістю та комплектністю продукції (товарів). Тоді претензія розглядається відповідачем протягом двох місяців.

У разі якщо претензію відповідачем відхилено повністю або частково без належних підстав залишено без відповіді, претензійні матеріали з висновком та документами, що обґрунтовують безпідставність цього відхилення, передаються відповідними структурними підрозділами в юридичну службу для підготовки позову.

Необхідна кількість екземплярів документів визначається в кожному окремому випадку залежно від числа відповідачів та ведення позовного провадження.

Ведення позовної роботи

Згідно з пп. 4.2.1 Рекомендацій № 2 позов пред’являється у разі безпідставного повного або часткового відхилення претензії, пред’явленої установою та залишення її без відповіді.

Розглянемо порядок пред’явлення такого позову.

Перш за все слід підготувати позовну заяву, яка повинна містити:

• найменування та адреси арбітражного суду, сторін;
• ціну позову (якщо позов підлягає грошовій оцінці);
• зміст позовних вимог;
• викладення обставин, на яких ґрунтуються вимоги, та документи, що їх підтверджують, розрахунок сум позову та законодавство, на підставі якого подається позов;
• відомості про вжиття заходів доарбітражного врегулювання спору.

Також до позовної заяви додаються всі необхідні докази, що підтверджують вимоги підприємства-позивача, у тому числі платіжне доручення про сплату держмита в установленому порядку і розмірі, та докази про те, що копія позовної заяви надіслана відповідачу.

Позовна заява подається до арбітражного суду в письмовій формі і підписується керівником установи або його заступником та реєструється в журналі обліку позовних заяв, пред’яв­лених установою (додаток 4 до Рекомендацій № 2).

Після одержання ухвали арбітражного суду за резолюцією керівника або його заступника бюджетна установа виконує вимоги цієї ухвали у строки, визначені арбітражним судом.

У разі якщо структурний підрозділ не передав необхідних документів, керівник бюджетної установи має право накласти стягнення на винних осіб відповідно до чинного законодавства.

Аналіз претензійної та позовної роботи

В установі після закінчення кожного кварталу (року) юридичною службою проводиться аналіз стану претензійно-позовної роботи. Результати аналізу викладаються письмово із цифровими даними.

Як передбачено п. 5.3 Рекомендацій № 2, аналіз слід здійснювати в такому порядку:

• щодо кожного виду претензій, позовів наводяться найчастіші випадки порушень, допущені структурними підрозділами, найхарактерніші претензії, позови на значні суми, причини та умови їх виникнення;
• уносяться пропозиції вжити конкретних заходів та здійснити організаційні дії для поліпшення претензійно-позовної роботи, запобігання непродуктивних витрат та збитків, відшкодування шкоди, заподіяної установі, за рахунок винних осіб.

Результати аналізу претензійної та позовної роботи подаються керівнику установи або його заступнику на розглядання та приймання відповідного рішення.

Реєстрація та зберігання претензійних і позовних матеріалів

Претензійні та позовні матеріали, одержані установою, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються, – у книзі вихідної кореспонденції. Реєструючи претензії, обов’язково слід перевірити наявність усіх документів, зазначених у додатку до них. Якщо наявність документів не відповідає наведеному в додатку переліку, працівник канцелярії повинен скласти акт за підписом не менше трьох осіб.

Зауважимо, що особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна обов’язково додати до претензійних та позовних матеріалів конверт, який має штамп пошти з датою відправлення, що може бути єдиним доказом своєчасного чи несвоєчасного їх відправлення.

Канцелярія після реєстрації претензії чи позовної заяви та резолюції керівника того самого дня передає ці документи до юридичної служби (за її відсутності – структурного підрозділу, якому доручено перевірку претензії або підготовку відзиву на позовну заяву), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відзив на позовну заяву.

Усі отримані та відправлені установою претензійні й позовні матеріали розподіляються і зберігаються в окремих папках, а саме:

• незакінчені претензії;
• незакінчені позовні матеріали;
• закінчені претензії;
• закінчені позовні матеріали.

Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються юридичною службою протягом трьох років до передання їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.

Відповідальність

Згідно з п. 1.4 Рекомендацій № 2 керівники несуть персональну відповідальність за стан претензій­но-позовної роботи. Недотримання встановленого порядку пред’явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням державної дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно із чинним законодавством.

І наостанок слід сказати, що постанова КМУ від 23.04.14 р. № 117 визначає не лише перелік товарів, робіт і послуг, передоплату яких дозволено, а й термін, протягом якого потрібно закрити ДЗ. Але обов’язково в договорах має бути обумовлена юридична відповідальність за невиконання або неналежне виконання боржниками умов договору. Нагадаємо, згідно із ч. 2 ст. 625 ЦК боржник, який прострочив виконання грошового зобов’язання, на вимогу кредитора-установи повинен сплатити суму боргу відповідно до встановленого індексу інфляції за весь час прострочення, а також 3 % річних від простроченої суми, якщо інший розмір процентів не встановлено договором.

Тож приділяйте більше уваги передбаченню в договорі відповідальності за невиконання або неналежне виконання його умов. Адже основною причиною виникнення простроченої ДЗ є неналежне оформлення умов договору.