Претензионно-исковая работа

Дебиторская и кредиторская задолженность: учет и списание

Срок исковой давности

Законодательство предусматривает общий срок, в пределах которого учреждение может обратиться в суд с требованием о защите своего гражданского права или интереса в случае, если текущая дебиторская задолженность переходит в статус просроченной. Рассмотрим, что это за срок и какие меры нужно предпринимать бюджетному учреждению относительно взыскания задолженности.

Обращаем внимание, что для квалификации дебиторской задолженности (далее – ДЗ) и дальнейшего отражения ее в учете Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.14 г. № 372 (далее – Порядок № 372) оперирует понятием срок исковой давности.

В ст. 256 Гражданского кодекса (далее – ГК) предусмотрен общий срок, в пределах которого учреждение может обратиться в суд с требованием о защите своего гражданского права или интереса. Такой срок называется сроком исковой давности. Согласно ст. 257 ГК общая исковая давность установлена продолжительностью три года. Исковая давность может быть увеличена по договоренности сторон. Вместе с тем она не может быть сокращена (ст. 259 ГК).

Исчисление срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или имело возможность узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило (ч. 1 ст. 261 ГК). По обязательствам с определенными сроками выполнения ход исковой давности начинается после истечения срока выполнения обязательств по договору (ч. 5 ст. 261 ГК).

Например, если датой оплаты полученных материальных ценностей согласно договору является 31.07.19 г., то в случае невыполнения договорных обязательств контрагентом срок исковой давности исчисляют с 01.08.19 г.

Если в договоре срок выполнения должником обязанности не установлен или определен моментом требования, то кредитор имеет право требовать его выполнения в любое время. Должник должен исполнить свою обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования (ч. 2 ст. 530 ГК).

Важно! Течению исковой давности нужно уделять особое внимание.

Пропуск сроков исковой давности кредитором (бюджетным учреждением) приводит к потере активов учреждением в связи с потерей должника в обязательстве. Как следствие, учреждение получает нанесение убытков государству по вине лиц, которые надлежащим образом не обеспечили проведение претензионно-исковой работы.

Претензионно-исковая работа

С целью своевременного взыскания ДЗ учреждения, организации, госпредприятия должны проводить претензионно-исковую работу на протяжении всего искового срока. Общие положения ведения претензионно-исковой работы определены в рекомендациях Минюста от 15.01.96 г. № 2 «О Порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» (далее – Рекомендации № 2).

Согласно п. 1.6 претензионно-исковая работа в бюджетном учреждении должна обеспечить:

• выполнение договорных обязательств во всех сферах деятельности;
• защиту и восстановление нарушенных имущественных прав и интересов учреждения, которое охраняется законом;
• привлечение к ответственности нарушителей договорных обязательств;
• экономию и рациональное использование материальных, трудовых, финансовых, топливно-энергетических, сырьевых и других видов ресурсов.

Рассмотрим мероприятия, которые необходимо выполнить бюджетному учреждению для проведения претензионно-исковой работы.

Письменная претензия

Бюджетное учреждение, чьи интересы нарушены, с целью непосредственного урегулирования спора с нарушителем его прав и интересов должно обратиться к ответчику с письменной претензией.

В претензии обязательно должны быть указаны:

• полное наименование и почтовые реквизиты заявителя претензии и предприятия, которому она предъявляется;
• номер и дата;
• обстоятельства, на основании которых предъяв­лена претензия, и доказательства, которые их подтверждают;
• ссылка на соответствующие нормативные акты;
• требования заявителя;
• сумма и расчет претензии, если претензия подлежит денежной оценке;
• платежные реквизиты заявителя претензии;
• перечень документов, которые прилагаются к претензии, а также других доказательств;
• документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в оригиналах или надлежащим образом заверенных копиях.

Порядок предъявления претензий

Все обоснованные требования и материалы для предъявления претензии в учреждениях, организациях, на госпредприятиях должно готовить структурное подразделение согласно его функциям в финансово-хозяйственной деятельности (например, юридическая служба). С этой целью в положении подразделения должен быть разработан и прописан внутренний порядок ведения претензионно-исковой работы. Если в учреждении нет такого отдельного подразделения, то ведение претензионно-исковой работы возлагают на должностное лицо, исполняющее обязанности по юридическим вопросам. В его должностной инструкции прописывают соответствующие обязанности относительно ведения претензионно-исковой работы, осуществления контроля за такой работой, за выполнением хозяйственных договоров и т. п. (письмо ГлавКРУ от 01.03.11 г. № 25-18/287).

Уполномоченное лицо согласно возложенным на него задачам относительно организации претензионно-исковой работе должно:

• проводить вместе с заинтересованными структурными подразделениями анализ результатов хоздеятельности учреждения;
• изучать условия и причины возникновения непроизводительных расходов, нарушения договорных обязательств;
• анализировать состояние ДЗ.

Составленная соответствующим структурным подразделением или уполномоченным лицом претензия подписывается руководителем учреждения или его заместителем, регистрируется в журнале учета и направляется адресату заказным или ценным письмом или вручается под расписку. Форма журнала учета претензий, предъявленных учреждением, приведена в приложении 2 к Рекомендациям № 2.

Заметим, что в случае необходимости может быть направлено напоминание об ускорении предоставления ответа на претензию, которое подписывается в том же порядке, что и сама претензия.

Приведем алгоритм действий по претензионно-исковой работе (см. рис.).

Как правило, срок рассмотрения претензии ответчиком составляет один месяц со дня ее получения, если иное не определено законодательством. Исключением являются случаи, когда обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право проверки забракованной продукции (товаров) предприятием-изготовителем, претензии, связанные с качеством и комплектностью продукции (товаров). Тогда претензия рассматривается ответчиком в течение двух месяцев.

В случае если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований оставлена без ответа, претензионные материалы с выводом и документами, которые обосновывают безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями в юридическую службу для подготовки иска.

Необходимое количество экземпляров документов определяется в каждом частном случае в зависимости от числа ответчиков и ведения искового производства.

Ведение исковой работы

Согласно пп. 4.2.1 Рекомендаций № 2 иск предъявляется в случае безосновательного полного или частичного отклонения претензии, предъявленной учреждением и оставления ее без ответа.

Рассмотрим порядок предъявления такого иска.

Прежде всего нужно подготовить исковое заявление, которое должно содержать:

• наименование и адрес арбитражного суда, сторон;
• цену иска (если иск подлежит денежной оценке);
• содержание исковых требований;
• изложение обстоятельств, на которых основываются требования, и документы, их подтверждающие, расчет сумм иска и законодательство, на основании которого подается иск;
• сведения о принятии мер доарбитражного урегулирования спора.

Также к исковому заявлению прилагаются все необходимые доказательства, подтверждающие требования предприятия-истца, в том числе платежное поручение об уплате госпошлины в установленном порядке и размере, и доказательства того, что копия искового заявления направлена ответчику.

Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме и подписывается руководителем учреждения или его заместителем и регистрируется в журнале учета исковых заявлений, предъявленных учреждением (приложение 4 к Рекомендациям № 2).

После получения определения арбитражного суда по резолюции руководителя или его заместителя бюджетное учреждение выполняет требования этого определения в сроки, определенные арбитражным судом.

В случае если структурное подразделение не передало необходимых документов, руководитель бюджетного учреждения имеет право наложить взыскание на виновных лиц согласно действующему законодательству.

Анализ претензионной и исковой работы

В учреждении после окончания каждого квартала (года) юридической службой проводится анализ состояния претензионно-исковой работы. Результаты анализа излагаются письменно с цифровыми данными.

Как предусмотрено п. 5.3 Рекомендаций № 2, анализ нужно осуществлять в следующем порядке:

• относительно каждого вида претензий, исков приводятся наиболее частые случаи нарушений, допущенные структурными подразделениями, наиболее характерные претензии, иски на значительные суммы, причины и условия их возникновения;
• вносятся предложения принять конкретные меры и осуществить организационные действия для улучшения претензионно-исковой работы, предотвращения непроизводительных расходов и убытков, возмещения ущерба, причиненного учреждению, за счет виновных лиц.

Результаты анализа претензионной и исковой работы подаются руководителю учреждения или его заместителю на рассмотрение и принятие соответствующего решения.

Регистрация и хранение претензионных и исковых материалов

Претензионные и исковые материалы, полученные учреждением, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что им направляются, – в книге исходящей корреспонденции. Регистрируя претензии, обязательно нужно проверить наличие всех документов, указанных в приложении к ним. Если наличие документов не соответствует приведенному в приложении перечню, работник канцелярии должен составить акт за подписью не менее трех человек.

Заметим, что лицо, которое работает с поступившей корреспонденцией, должно обязательно приложить к претензионным и исковым материалам конверт, который имеет штамп почты с датой отправления, который может быть единственным доказательством своевременного или несвоевременного их отправления.

Канцелярия после регистрации претензии или искового заявления и резолюции руководителя в тот же день передает эти документы в юридическую службу (при ее отсутствии – структурное подразделение, которому поручена проверка претензии или подготовка отзыва на исковое заявление), которая осуществляет их регистрацию в журнале учета и первичную правовую оценку, формирует претензионное дело, готовит отзыв на исковое заявление.

Все полученные и отправленные учреждением претензионные и исковые материалы распределяются и хранятся в отдельных папках, а именно:

• незаконченные претензии;
• незаконченные исковые материалы;
• законченные претензии;
• законченные исковые материалы.

Законченные претензионные и исковые материалы хранятся юридической службой в течение трех лет до передачи их на хранение в архив. Эти материалы подшиваются в соответствующие папки в той последовательности, в которой они были зарегистрированы.

Ответственность

Согласно п. 1.4 Рекомендаций № 2 руководители несут персональную ответственность за состояние претензионно-исковой работы. Несоблюдение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий и исков является нарушением государственной дисциплины и влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц согласно действующему законодательству.

И напоследок следует сказать, что постановление КМУ от 23.04.14 г. № 117 определяет не только перечень товаров, работ и услуг, предоплата которых разрешена, но и срок, в течение которого нужно закрыть ДЗ. Но обязательно в договорах должна быть обусловлена юридическая ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение должниками условий договора. Напомним, согласно ч. 2 ст. 625 ГК должник, который просрочил выполнение денежного обязательства, по требованию кредитора-учреждения должен уплатить сумму долга согласно установленному индексу инфляции за все время просрочки, а также 3 % годовых от просроченной суммы, если иной размер процентов не установлен договором.

Поэтому уделяйте больше внимания предусмотрению в договоре ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение его условий. Ведь основной причиной возникновения просроченной ДЗ является ненадлежащее оформление условий договора.