Облік палива: від придбання до списання

Ситуація: бюджетна установа закупила для легкового автомобіля 800 л бензину А-92 на загальну суму 20 тис. грн. (вартість 1 л – 25 грн.). Однією з умов закупівлі було те, що придбаний бензин у натуральному вигляді знаходиться у постачальника, а отримується безпосередньо на заправних станціях за паливними талонами. Як відобразити в бухобліку отримання та використання палива?

Отримання та переміщення бензину

У момент виконання всіх договірних зобов’язань замовник (бюджетна установа) отримує від постачальника за довіреністю та видатковою накладною паливні талони, на яких є серія або код та позначка, марка якого саме бензину та в якій кількості підлягає до видачі при пред’явленні цих талонів.

Припустимо, що замовник отримав 40 талонів А-92 номіналом 20 л. Умовно ми придбали бензин, але фактично маємо лише талони, за якими можемо отримати бензин А-92 у натуральному вигляді лише на АЗС постачальника.

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203, та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), нафтопродукти, газ, що закуплені і передані на зберігання та які будуть відпускатися за талонами або смарт-картками, слід відображати на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали». На цьому субрахунку ведеться облік усіх видів палива, що придбавається чи заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатації транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель.

Але для деталізації операцій, які будуть відображені на субрахунку 1514, до нього слід розробити та затвердити аналітику згідно з п. 2 ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996), адже організація бухобліку в установі належить до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Паливо, що зазначено на талонах, пропонуємо відображати на субрахунку 1514/1 «Пально-мастильні матеріали в талонах (А-92)», а паливо, що було заправлено в бак авто на АЗС, – на субрахунку 1514/2 «Пально-мастильні матеріали в баку авто (А-92)».

У разі закупівлі та використання декількох видів палива для кожного з них слід передбачити аналітичні рахунки, пам’ятаючи при цьому про мастильні матеріали.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219), у бухобліку придбання бензину відображається так:

(грн.)

У разі 100%-вої попередньої оплати операцію з придбання бензину відображаємо так:

(грн.)

Для відображення переміщення талонів від матеріально відповідальної особи до водія автомобіля рекомендуємо завести журнал, в якому буде зазначено: № запису, дата видачі, особа (П. І. Б. та посада), що видала, та особа (П. І. Б. та посада), яка отримала талон, кількість в літрах (зазначені на виданому талоні), серійний номер талону (за наявністю).

Використання палива

Первинні документи

Первинним документом, що підтверджує факт використання бензину, є подорожній лист автомобіля. Станом на сьогодні його типова форма (бланк) не затверджена на законодавчому рівні.

Типову форму первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкцію про порядок її застосування затверджено наказом Держстату від 17.02.98 р. № 74, які втратили чинність згідно з наказом Держстату від 19.03.13 р. № 95.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу та ч. 1 ст. 9 Закону № 996 підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Тому бланк подорожнього листа і журнал видачі паливних талонів слід розробити та затвердити наказом по установі про організацію бухобліку.

Якими є обов’язкові реквізити подорожнього листа?

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити (п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88):

• найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ;
• назва документа (форми);
• дата складання;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

За необхідністю до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:

• код ЄДРПОУ;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Установлення норми витрати палива

Під нормою витрати палива мається на увазі допустима міра його вжитку в певниx умовах експлуатації автомобілів. Для цьoго застосовуються базові лінійні норми, встановлeні за моделями (модифікаціями) автомобілів, і системa нормативів і коригуючих коефіцієнтів, якi дозволяють урахувати викoнaну транспортну роботу, кліматичні, дорожні тa iнші умови експлуатації.

Зверніть увагу: нормування витрати мастильних матеріалів здійснюється пропорційно до витрат палива за встановленими нормативами.

При встановленні норм витрат палива слід використовувати Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43 (далі – Норми № 43). У розд. 4 цих Норм наведено формули розрахунку нормативної витрати палива на різні види автотранспорту.

Витрати палива визначаються на підставі базової лінійної норми на пробіг автомобіля конкретної моделі (іноді – конкретної модифікації) на 100 км, яка коригується з урахуванням додаткової витрати палива, пов’язаної з виконанням автомобілем тієї або іншої роботи або функціонуванням додаткового устаткування, а також дорожніх, кліматичних, експлуатаційних чинників. Підвищення або зниження базових норм витрат палива здійснюється із застосуванням відповідних коригуючих коефіцієнтів, наведених у розд. 3 Норм № 43.

Звітування про заправляння авто та використання палива

Документом, що підтверджує факт заправляння автомобіля, є товарний чек, отриманий на АЗС, який надається разом із подорожнім листом до бухгалтерії. Слід звертати увагу на дату та годину виконання цих дій (робочі дні та години). Суму, зазначену в товарному чеку, ми до уваги не беремо, оскільки вона може коливатися, а от кількість заправленого палива обов’язково враховуємо.

Дату та кількість заправленого палива зручніше заносити до Реєстру подорожніх листів, форма якого розробляється установою самостійно з урахуванням специфіки її діяльності. Реєстр використовується для накопичення проведених заправлянь та обліку кілометражу автомобіля у звітному місяці. Він дозволяє бухгалтеру у зручний спосіб розрахувати використане пальне та є документом, у якому наведено зведену інформацію, зазначену в подорожніх листах про використання палива за певний період.

Списання палива

Документальне оформлення

На підставі даних подорожніх листів та Реєстру подорожніх листів складається Акт списання типової форми № З-2 (затверджена наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130). Акт складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник передається в бухгалтерію, другий – залишається у матеріально відповідальної особи.

Відображення в бухобліку

На підставі отриманого та перевіреного акта списання бухгалтер робить такі проведення:

(грн.)

Інформація, що міститься в акті списання, заноситься до типової форми меморіального ордера № 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих запасів» (затверджена наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755) відповідного звітного місяця і використовується для обліку операцій з витрачання виробничих та інших запасів, крім продуктів харчування.

У Нормах № 43 міститься чимало коригуючих коефіцієнтів та факторів, що впливають на кількість використаного палива, які теж слід ураховувати при встановленні норм його використання. Одним із головних є контроль за температурним режимом в осінньо-зимовий період. Для забезпечення такого контролю на цей період необхідно завести журнал, щодня фіксуючи в ньому температуру повітря зовні, і в разі досягнення необхідної температури збільшувати або зменшувати норми витрат палива. Тоді у вас не виникне жодних проблем при перевірці правильності списання фактично використаного палива.