Учет топлива: от приобретения до списания

Ситуация: бюджетное учреждение закупило для легкового автомобиля 800 л бензина А-92 на общую сумму 20 тыс. грн. (стоимость 1 л – 25 грн.). Одним из условий закупки было то, что приобретенный бензин в натуральном виде находится у поставщика, а получается непосредственно на заправочных станциях по топливным талонам. Как отразить в бухучете получение и использование топлива?

Получение и перемещение бензина

В момент выполнения всех договорных обязательств заказчик (бюджетное учреждение) получает от поставщика по доверенности и расходной накладной топливные талоны, на которых есть серия или код и отметка, марка какого именно бензина и в каком количестве подлежит к выдаче при предъявлении этих талонов.

Допустим, что заказчик получил 40 талонов А-92 номиналом 20 л. Условно мы приобрели бензин, но фактически имеем только талоны, по которым можем получить бензин А-92 в натуральном виде только на АЗС поставщика.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203, и Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), нефтепродукты, газ, которые закуплены и переданы на хранение и которые будут отпускаться по талонам или смарт-карточкам, следует отражать на субсчете 1514 «Горюче-смазочные материалы». На этом субсчете ведется учет всех видов топлива, которое приобретается или заготавливается для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для производства энергии и отопления зданий.

Но для детализации операций, которые будут отражены на субсчете 1514, к нему следует разработать и утвердить аналитику согласно п. 2 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996), ведь организация бухучета в учреждении относится к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Топливо, указанное на талонах, предлагаем отражать на субсчете 1514/1 «Горюче-смазочные материалы в талонах (А-92)», а топливо, которое было заправлено в бак авто на АЗС, – на субсчете 1514/2 «Горюче-смазочные материалы в баке авто (А-92)».

В случае закупки и использования нескольких видов топлива для каждого из них следует предусмотреть аналитические счета, не забывая при этом о смазочных материалах.

В соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219), в бухучете приобретение бензина отражается следующим образом:

(грн.)

В случае 100%-ной предварительной оплаты операцию по приобретению бензина отражаем следующим образом:

(грн.)

Для отражения перемещения талонов от материально ответственного лица к водителю автомобиля рекомендуем завести журнал, в котором будут указаны: № записи, дата выдачи, лицо (Ф. И. О. и должность), которое выдало, и лицо (Ф. И. О. и должность), которое получило талон, количество в литрах (указаны на выданном талоне), серийный номер талона (при наличии).

Использование топлива

Первичные документы

Первичным документом, подтверждающим факт использования бензина, является путевой лист автомобиля. По состоянию на сегодняшний день его типовая форма (бланк) не утверждена на законодательном уровне.

Типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкция о порядке ее применения утверждена приказом Госстата от 17.02.98 г. № 74, которые утратили силу согласно приказу Госстата от 19.03.13 г. № 95.

В соответствии с п. 44.1 Налогового кодекса и ч. 1 ст. 9 Закона № 996 основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы. Поэтому бланк путевого листа и журнал выдачи топливных талонов следует разработать и утвердить приказом по учреждению об организации бухучета.

Каковы обязательные реквизиты путевого листа?

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88):

• наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ;
• название документа (формы);
• дата составления;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);
• должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

При необходимости в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:

• код ЕГРПОУ;
• номер документа;
• основание для осуществления операций;
• данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

Установление нормы расхода топлива

Под нормой расхода топлива имеется в виду допустимая мера его потребления в определенных условиях эксплуатации автомобилей. Для этого применяются базовые линейные нормы, установленные за моделями (модификациями) автомобилей, и система нормативов и корректирующих коэффициентов, которые позволяют учесть выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации.

Обратите внимание: нормирование расходов смазочных материалов осуществляется пропорционально расходам топлива по установленным нормативам.

При установлении норм расходов топлива следует использовать Нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). В разд. 4 данных Норм приведены формулы расчета нормативного расхода топлива на разные виды автотранспорта.

Расходы топлива определяются на основании базовой линейной нормы на пробег автомобиля конкретной модели (иногда – конкретной модификации) на 100 км, которая корректируется с учетом дополнительного расхода топлива, связанного с выполнением автомобилем той или иной работы или функционированием дополнительного оборудования, а также дорожных, климатических, эксплуатационных факторов. Повышение или снижение базовых норм расходов топлива осуществляется с применением соответствующих корректирующих коэффициентов, приведенных в разд. 3 Норм № 43.

Отчетность о заправке авто и использовании топлива

Документом, который подтверждает факт заправки автомобиля, является товарный чек, полученный на АЗС, который представляется вместе с путевым листом в бухгалтерию. Следует обращать внимание на дату и время выполнения этих действий (рабочие дни и часы). Сумму, указанную в товарном чеке, мы во внимание не принимаем, поскольку она может колебаться, а вот количество заправленного топлива обязательно учитываем.

Дату и количество заправленного топлива удобнее вносить в Реестр путевых листов, форма которого разрабатывается учреждением самостоятельно с учетом специфики его деятельности. Реестр используется для накопления проведенных заправок и учета километража автомобиля в отчетном месяце. Он позволяет бухгалтеру удобным способом рассчитать использованное горючее и является документом, в котором приведена сводная информация, указанная в путевом листе об использовании топлива за определенный период.

Списание топлива

Документальное оформление

На основании данных путевых листов и Реестра путевых листов составляется Акт списания типовой формы № З-2 (утверждена приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130). Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица.

Отражение в бухучете

На основании полученного и проверенного акта списания бухгалтер делает следующие проводки:

(грн.)

Информация, которая содержится в акте списания, вносится в типовую форму мемориального ордера № 13 «Накопительная ведомость расходования производственных запасов» (утверждена приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755) соответствующего отчетного месяца и используется для учета операций по расходованию производственных и других запасов, кроме продуктов питания.

В Нормах № 43 содержится множество корректирующих коэффициентов и факторов, влияющих на количество использованного топлива, которые тоже следует учитывать при установлении норм его использования. Одним из главных является контроль за температурным режимом в осенне-зимний период. Для обеспечения такого контроля на этот период необходимо завести журнал, ежедневно фиксируя в нем температуру наружного воздуха, и в случае достижения необходимой температуры увеличивать или уменьшать нормы расходов топлива. Тогда у вас не возникнет никаких проблем при проверке правильности списания фактически использованного топлива.