Бібліотечні фонди: вивчаємо порядок обліку

Із цієї статті ви дізнаєтеся: якими нормативними документами керуватися при обліку бібліотечних фондів (далі – БФ) та якими бухгалтерськими проведеннями відображати найбільш поширені операції з БФ.

Що таке БФ

Головним документом, згідно з яким ведеться бібліотечна справа, є Закон від 27.01.95 р. № 32/95-ВР «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (далі – Закон № 32). Дія цього закону поширюється на мережу працюючих бібліотек усіх форм власності та підпорядкування та організацію бібліотечної справи.

Як визначено ст. 1 Закону № 32, БФ – це упорядковане зібрання документів, які зберігаються в бібліотеці. БФ формуються відповідно до значення, складу користувачів та виду бібліотеки.

БФ комплектуються шляхом отримання обов’язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання або закуповуються за державними цільовими програмами, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообміну, отримання в дарунок, депонування та з інших джерел (ст. 17 Закону № 32).

Облік, зберігання та використання документів із БФ здійснюються за правилами, затвердженими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та мистецтв, та встановленими стандартами, технічними умовами та іншими нормативними актами.

Для усунення непорозумінь й уникнення помилок в обліку БФ наказом Мінкультури від 03.04.07 р. № 22 затверджено Інструкцію з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах (далі – Інструкція № 22). Нею мають керуватися бібліотеки, що перебувають у сфері управління Мінкультури і туризму, управлінь (відділів) культури місцевих держадміністрацій та виконкомів міських рад.

Як класифікуються БФ

Документи, що знаходяться в БФ, поділяють на три групи (п. 3 Інструкції № 22):

1. Видання, до яких відносяться:

• книга – видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі, обсягом понад 48 сторінок;
• брошура – книжкове видання обсягом від 4 до 48 сторінок;
• аркушеве видання – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення;
• буклет – видання у вигляді одного аркуша друкованого матеріалу, сфальцьованого будь-яким способом у два чи більше згинів;
• карткове видання – видання у вигляді картки встановленого формату, надруковане на матеріалі підвищеної щільності;
• плакат – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, надруковане з одного чи з обох боків аркуша, призначене для експонування;
• поштова картка – поштове відправлення у вигляді стандартного бланка, що містить відкрите письмове повідомлення;
• журнал – періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;
• газета – періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо.

2. Аудіовізуальні документи, до яких відносяться:

• фонодокумент – аудіовізуальний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить звукову інформацію;
• відеодокумент – аудіовізуальний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить інформацію, зафіксовану за допомогою відеозвукозапису;
• кінодокумент – аудіовізуальний документ на плівковому носії, що містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематографічної техніки предмети у вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень, а також може містити звукову інформацію;
• фотодокумент – аудіовізуальний документ, що містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою фотографічної техніки; предмети у вигляді окремих фотозображень;
• документ на мікроформі – фотодокумент на плівковому чи іншому носієві, який для виготовлення і використання потребує відповідного збільшення за допомогою мікрографічної техніки.

3. Електронні видання, до яких відносять елект­ронний документ (групу електронних документів), який пройшов редакційно-видавничу обробку, призначений для розповсюдження в незмінному вигляді та має вихідні дані.

Облік БФ у місцях безпосереднього зберігання

Якими є одиниці обліку БФ?

Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до БФ (крім газет), є назва і примірник. Примірник – це кожна окрема одиниця документа, яка входить до складу БФ або вибуває з нього.

Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання). Річний комплект – це сукупність номерів (випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки.

Хто і як веде облік БФ?

Деталізований облік БФ, який поділяється на сумарний та індивідуальний, ведуть працівники бібліотек.

Сумарний облік книг і брошур здійснюють відділи комплектування бібліотек партіями на підставі супровідних документів (рахунка-фактури, опису, накладної, реєстру, акта тощо). Такий облік ведеться в Книгах сумарного обліку бібліотечних фондів (далі – Книга обліку) за формами додатків 1–3 до Інструкції № 22.

В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна Книга обліку на весь єдиний фонд та окремі Книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості про передачу документів до них із відділу комплектування та обробки.

Книга обліку складається із трьох частин (згідно з додатками): «Надходження у фонд», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду».

Після взяття книг та брошур на сумарний облік відділ комплектування передає супровідні документи на них до бухгалтерії бібліотеки.

Сумарному обліку підлягають також журнальні та газетні видання. Записи про надходження газет заносяться до Книги обліку на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання видань довільної форми (без зазначення ціни). Записи про надходження журналів робляться щомісяця (без зазначення ціни).

Індивідуальний облік книг і брошур ведуть відділи комплектування та відділи-фондоутримувачі (бібліотеки – філії ЦБС) шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера. Такий облік здійснюється в Інвентарній книзі за формою додатка 4 до Інструкції № 22.

Бухгалтерський облік БФ

У бухобліку операції з БФ відображаються на підставі НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектора, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11).

Важливо знати: згідно з п. 15 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11 книги, посібники та інші видання, що входять до БФ, обліковуються за групами. Витрати на ремонт та реставрацію книг, у тому числі і на повторні палітурні роботи, на збільшення вартості книг не відносяться, а визнаються витратами звітного періоду, в якому вони були понесені.

Розглянемо детальніше на прикладах найбільш поширені операції з БФ.

Надходження БФ

Приклад 1
У січні 2018 року районна бібліотека отримала в дарунок художню літературу – 7 примірників загальною вартістю 910 грн. Особа, що подарувала книги, надала видаткову накладну із переліком видань і вартістю кожного екземпляра.

Крок 1. Оформляємо документально безплатно отримані книги. Для цього використовуємо типову форму Акта приймання-передачі основних засобів, затверджену наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818 (далі – Наказ № 818).

Крок 2. Згідно з Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), визначаємо, які субрахунки застосувати для відображення цієї операції в бухобліку.

Облік доходів від безплатно отриманих активів, послуг (робіт) ведеться на субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями». На цьому субрахунку відображається отримання спонсорських, благодійних внесків та іншої гуманітарної допомоги (у т. ч. надходження у натуральній формі) тощо.

Відповідно до п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.12 р. № 938 (далі – Порядок № 938), у разі отримання надходжень в натуральній формі до органів Казначейства необхідно подати Довідку про надходження в натуральній формі (додаток 27 до Порядку № 938) не пізніше останнього робочого дня місяця.

Крок 3. Відображаємо в обліку операцію з безплатного отримання книг за Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219):

(грн.)

Приклад 2
Бюджетна установа в грудні 2017 року передплатила періодичне видання на перше півріччя 2018 року для поповнення БФ. Вартість комплекту становить 720 грн. (на місяць – 120 грн.). Із січня по червень 2018 року періодичне видання надходить до бібліотеки і передається в користування.

Згідно з Порядком № 1219 для відображення руху коштів, що виділяються для придбання необоротних активів, застосовується рахунок 54 «Цільове фінансування» з поділом на субрахунки.

На субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру, а також витрачання таких коштів із визнанням відповідної суми доходів або включення до внесеного капіталу необоротних активів, уведених в експлуатацію.

Усі витрати установи на придбання або створення інших необоротних матеріальних активів (далі – ІНМА) акумулюються на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи». Згідно з НП(С)БОДС 121 та Порядком № 1219 на цьому субрахунку обліковуються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ІНМА до моменту введення їх в експлуатацію.

Як передбачено п. 7 розд. IV НП(С)БОДС 121, у першому місяці введення активу в експлуатацію необхідно нарахувати амортизацію в розмірі 50 % його первісної вартості, а решту 50 % – у момент вилучення з активів (списання з балансу).

Виходячи з Типової кореспонденції № 1219 операції з передплати періодичних видань відображаються в обліку так:

(грн.)

Це варто уваги: операції із п. 3–7 таблиці проводяться щомісячно, поки не спливе строк передплати періодичного видання, а операція із п. 8 – лише наприкінці звітного періоду з накопиченою сумою. Тобто щомісячно ми збільшуємо власний капітал на вартість місячного комплекту періодичного видання й нараховуємо на нього амортизацію на момент видачі в користування.

Приклад 3
Обласна наукова бібліотека провела централізовану закупівлю наукової літератури, яка згідно з наказом від 11.11.17 р. № 137 (далі – Наказ № 137) підлягає розподілу між бібліотеками області для поповнення їхніх фондів. Загальна вартість закупівлі – 195 860 грн. У грудні 2017 року було видано наукову літературу. Одна з бібліотек отримала за внутрішньовідомчою передачею 25 книг загальною вартістю 6 250 грн.

Облік цих операцій розглянемо у два етапи. На першому етапі покажемо, як веде облік обласна наукова бібліотека, яка придбала книги та видає їх, на другому – облік у бібліотеки, що отримала книги.

Етап 1. Облік в установі, що передає книги.

Спочатку звернемо увагу на найголовніше. Придбана наукова література призначена для розподілу, тому для її оприбуткування недоцільно використовувати субрахунок 1312, на якому відображаються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ІНМА. Не варто також на момент оприбуткування збільшувати, а потім на момент передачі зменшувати розмір власного капіталу, облік якого ведеться на субрахунку 5111. Нараховувати амортизацію обласна бібліотека теж не буде, адже вона не видає в користування наукову літературу, а розподіляє її шляхом внутрішньовідомчої передачі.

Отже, для відображення придбаної наукової літератури ми застосуємо субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», на якому обліковуються активи, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передачі або продажу.

Згідно з Типовою кореспонденцією № 1219 в обліку придбання наукової літератури, призначеної для подальшого розподілу, відображаються так:

(грн.)

Важливо знати: операції із п. 4–6 таблиці проводяться, доки вся наукова література не буде видана всім бібліотечним закладам згідно з наказом.

Етап 2. Облік в установі, що приймає книги.

Бібліотека отримала наукову літературу на підставі акта приймання-передачі типової форми, затвердженої Наказом № 818, видаткової накладної та Наказу № 137 (з додатком). Оприбутковуються книги за нормами НП(С)БОДС 121.

Отримання книг за внутрішньовідомчою передачею відображається в обліку так (згідно з Типовою кореспонденцією № 1219):

(грн.)

Вибуття БФ

Вибуття БФ відбувається за результатами інвентаризації. Адже лише в ході інвентаризації ретельно перевіряється стан БФ, його фактична наявність та відповідність вимогам сучасного попиту.

Як визначено Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879, під час інвентаризації перевіряються і документально підтверджуються наявність активів і зобов’язань, їх стан, відповідність критеріям визнання та оцінка.

За рішенням керівника установи інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку перед складанням річної фінзвітності в обсязі не менше 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією вказаних активів протягом трьох років.

Але інвентаризація БФ можлива і протягом року (за графіком) у зв’язку з великим обсягом та неможливістю провести її в короткий строк перед складанням річної звітності.

Книжкові пам’ятки інвентаризуються щороку. За наявності обсягу БФ від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менше 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць – протягом 10 років з охопленням щорічно не менше 10 % одиниць.

А як провести інвентаризацію, якщо обсяг БФ становить до 100 тис. одиниць?

Для проведення достовірної інвентаризації БФ обсягом до 100 тис. одиниць (цей процес достатньо тривалий) необхідно розробити і закріпити в Положенні про організацію бухгалтерського обліку установи порядок проведення інвентарізації, зазначивши в ньому методику розподілу БФ.

За кількістю екземплярів БФ можна поділити на групи за абеткою або за жанрами (вибір за вами), але слід обов’язково забезпечити безперервний процес інвентаризації протягом трьох років. Тобто в порядку проведення інвентаризації треба прописати, що БФ інвентаризуються протягом року в обсязі не менше 30 % усіх БФ з обов’язковим їх охопленням інвентаризацією протягом трьох років.

Як оформлюються результати інвентаризації?

Інвентаризація БФ оформлюється груповими інвентаризаційними описами. Під час її проведення нерідко виявляються помилки в шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також встановлюється заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо.

За відсутності того чи іншого документа його розшукують у строк, визначений правилами користування бібліотекою, але не більше року.

Результати проведеної інвентаризації БФ оформлюються типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572.

Після ретельної перевірки може виникнути необхідність списати деякі екземпляри БФ.

Якою є процедура вибуття БФ?

Процес вибуття БФ розпочинається безпосередньо на місцях фактичного перебування документів.

Спочатку матеріально відповідальна особа (бібліотекар) складає опис на вилучення документів із БФ окремо на морально застарілі документи; фізично зношені (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню); непрофільні, дублетні; втрачені користувачами. В описі зазначаються: номенклатурний номер, назва і автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості.

Потім на підставі опису комісія, призначена розпорядженням (наказом) керівника суб’єкта держсектора, складає у двох примірниках Акт списання вилучених документів з бібліотечних фондів типової форми, затвердженої Наказом № 818. Перший примірник акта разом з описом передається до бухгалтерії для перенесення інформації до облікових регістрів, про що робиться відмітка, другий залишається у матеріально відповідальної особи. Акт затверджується керівником суб’єкта держсектора.

Згідно з п. 1 розд. 6 НП(С)БОДС 121 визнання об’єкта основних засобів активом суб’єкта держсектора припиняється в разі його ліквідації, вибуття внаслідок продажу, передачі без оплати або невідповідності критеріям визнання активом. На момент списання об’єкта основних засобів із балансу списуються його первісна (переоцінена), балансова вартість та сума накопиченого зносу (п. 3 розд. 6 НП(С)БОДС 121).

Приклад 4
Бібліотека на підставі акта списання вилучених документів з БФ та опису списує фізично зношені книги, подальше використання яких неможливе. Списанню підлягають книги, придбані в 2016 році на загальну суму 660 грн.

Як відомо, із 1 січня 2017 року всі бюджетні установи у зв’язку з набранням чинності наказу Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203 (далі – Наказ № 1203) та Методичних рекомендацій зі співставлення субрахунків бухгалтерського обліку та перенесення залишків, затверджених наказом Мінфіну від 21.12.16 р. № 1127 (далі – Методрекомендації № 1127), перейшли з Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.13 р. № 611, на План рахунків, затверджений Наказом № 1203.

Згідно з Методрекомендаціями № 1127 загальну суму із субрахунка 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами» було перенесено на субрахунок 5111, тому списання БФ, придбаних до 2017 року, має свою специфіку.

Списання БФ, придбаного до 1 січня 2017 року, відображається в бухобліку так (за нормами Типової кореспонденції № 1219):

(грн.)

Приклад 5
Бібліотека на підставі акта списання вилучених документів з БФ та опису списує фізично зношені книги, подальше використання яких неможливе. Списанню підлягають книги, придбані в 2017 році на загальну суму 30 грн. Після списання книги було передано до пункту приймання вторинної сировини (5 кг макулатури) та отримано на спеціальний рахунок кошти в сумі 5,50 грн.

Облік цих операцій ведеться так:

(грн.)

Оприбуткування макулатури

Згідно з п. 5 розд. 6 НП(С)БОДС 121 сума від оприбуткованих активів (макулатури, отриманої від ліквідованих БФ) визнається доходом спецфонду суб’єкта держсектора.

Після списання БФ передають у пункт приймання вторсировини. Оскільки бюджетна установа, яка списує БФ, не може точно визначити вагу макулатури, вона оприбутковується на підставі квітанції з пункту приймання вторсировини.

Порядок обліку операцій з отримання коштів за здавану макулатуру такий (згідно з Типовою кореспонденцією № 1219):

(грн.)

Отже, ми розглянули основні моменти, що стосуються БФ та їх відображення в бухобліку. Сподіваємося, що ця стаття стане вам у пригоді, розширить ваші знання і допоможе уникнути помилок.

Також читайте «Інвентаризація бібліотечних фондів у закладах освіти»