Библиотечные фонды: изучаем порядок учета

Из этой статьи вы узнаете: какими нормативными документами руководствоваться при учете библиотечных фондов (далее – БФ) и какими бухгалтерскими проводками отражать наиболее распространенные операции с БФ.

Что такое БФ

Главным документом, согласно которому ведется библиотечное дело, является Закон от 27.01.95 г. № 32/95-ВР «О библиотеках и библиотечном деле» (далее – Закон № 32). Действие этого Закона распространяется на сеть работающих библиотек всех форм собственности и подчинения и организацию библиотечного дела.

Как определено ст. 1 Закона № 32, БФ – это упорядоченное собрание документов, которые хранятся в библиотеке. БФ формируются согласно значению, составу пользователей и виду библиотеки.

БФ комплектуются путем получения обязательного экземпляра документов в порядке, установленном законом, документов, которые выпускаются по целевым программам книгоиздания или закупаются по государственным целевым программам, приобретения документов за наличный и безналичный счета, документообмена, получения в дар, депонирования и из других источников (ст. 17 Закона № 32).

Учет, хранение и использование документов из БФ осуществляются по правилам, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сферах культуры и искусств, и установленным стандартам, техническим условиями и другим нормативным актам.

Для устранения недоразумений и избежания ошибок в учете БФ приказом Минкультуры от 03.04.07 г. № 22 была утверждена Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах (далее – Инструкция № 22). Ею должны руководствоваться библиотеки, которые находятся в сфере управления Минкультуры и туризма, управлений (отделов) культуры местных госадминистраций и исполкомов городских советов.

Как классифицируются БФ

Документы, которые находятся в БФ, делят на три группы (п. 3 Инструкции № 22):

1. Издания, к которым относятся:

• книга – издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала любого формата в обложке или переплете, объемом свыше 48 страниц;
• брошюра – книжное издание объемом от 4 до 48 страниц;
• листовое издание – издание в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления;
• буклет – издание в виде одного листа печатного материала, сфальцованного каким-либо способом в два или больше сгибов;
• карточное издание – издание в виде карточки установленного формата, напечатанное на материале повышенной плотности;
• плакат – издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, напечатанное с одной или с обеих сторон листа, предназначенное для экспонирования;
• почтовая карточка – почтовое отправление в виде стандартного бланка, который содержит открытое письменное сообщение;
• журнал – периодическое издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата в обложке или переплете;
• газета – периодическое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, предназначенное для широкого круга лиц, которое является источником письменной информации о текущих событиях, связанных с внутренними делами, международными проблемами, политикой и т. п.

2. Аудиовизуальные документы, к которым относятся:

• фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит звуковую информацию;
• видеодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит информацию, зафиксированную с помощью видеозвукозаписи;
• кинодокумент – аудиовизуальный документ на пленочном носителе, который содержит зафиксированные на нем с помощью кинематографической техники предметы в виде последовательно размещенных фотографических изображений, а также может содержать звуковую информацию;
• фотодокумент – аудиовизуальный документ, который содержит информацию, зафиксированную на нем с помощью фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений;
• документ на микроформе – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения с помощью микрографической техники.

3. Электронные издания, к которым относят электронный документ (группу электронных документов), который прошел редакционно-издательскую обработку, предназначен для распространения в неизменном виде и имеет исходные данные.

Учет БФ в местах непосредственного хранения

Какими являются единицы учета БФ?

Основными единицами учета всех видов документов, которые включены в БФ (кроме газет), являются название и экземпляр. Экземпляр – это каждая отдельная единица документа, которая входит в состав БФ или выбывает из него.

Основными единицами учета газет являются годовой комплект газеты и ее название (независимо от изменения названия издания). Годовой комплект – это совокупность номеров (выпусков) газеты за год, имеющихся в фонде библиотеки.

Кто и как ведет учет БФ?

Детализированный учет БФ, который делится на суммарный и индивидуальный, ведут работники библиотек.

Суммарный учет книг и брошюр осуществляют отделы комплектования библиотек партиями на основании сопроводительных документов (счета-фактуры, описи, накладной, реестра, акта и т. п.). Такой учет ведется в Книгах суммарного учета библиотечных фондов (далее – Книга учета) по формам приложений 1–3 к Инструкции № 22.

В условиях централизованной библиотечной системы ведется общая Книга учета на весь единый фонд и отдельные Книги учета на фонды каждого структурного подразделения центральной библиотеки и библиотек-филиалов, где содержатся сведения о передаче документов им из отдела комплектования и обработки.

Книга учета состоит из трех частей (согласно приложениям): «Поступление в фонд», «Выбытие из фонда», «Итоги движения фонда».

После постановки книг и брошюр на суммарный учет отдел комплектования передает сопроводительные документы на них в бухгалтерию библиотеки.

Суммарному учету подлежат также журнальные и газетные издания. Записи о поступлении газет вносятся в Книгу учета на основании годового итогового акта приемки-сдачи изданий произвольной формы (без указания цены). Записи о поступлении журналов делаются ежемесячно (без указания цены).

Индивидуальный учет книг и брошюр ведут отделы комплектования и отделы-фондодержатели (библиотеки – филиалы ЦБС) путем присвоения каждому экземпляру инвентарного номера. Такой учет осуществляется в Инвентарной книге по форме приложения 4 к Инструкции № 22.

Бухгалтерский учет БФ

В бухучете операции с БФ отражаются на основании НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации № 11).

Важно знать: согласно п. 15 разд. ІІІ Методрекомендаций № 11 книги, пособия и другие издания, которые входят в БФ, учитываются по группам. Расходы на ремонт и реставрацию книг, в том числе и на повторные переплетные работы, на увеличение стоимости книг не относятся, а признаются расходами отчетного периода, в котором они были понесены.

Рассмотрим детальнее на примерах наиболее распространенные операции с БФ.

Поступление БФ

Пример 1
В январе 2018 года районная библиотека получила в дар художественную литературу – 7 экземпляров общей стоимостью 910 грн. Лицо, подарившее книги, предоставило расходную накладную с перечнем изданий и стоимостью каждого экземпляра.

Шаг 1. Оформляем документально бесплатно полученные книги. Для этого используем типовую форму Акта приемки-передачи основных средств, утвержденную приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818 (далее – Приказ № 818).

Шаг 2. Согласно Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), определяем, какие субсчета применить для отражения этой операции в бухучете.

Учет доходов от бесплатно полученных активов, услуг (работ) ведется на субсчете 7511 «Доходы по необменным операциям». На этом субсчете отражается получение спонсорских, благотворительных взносов и другой гуманитарной помощи (в т. ч. поступления в натуральной форме) и т. п.

Согласно п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.12 г. № 938 (далее – Порядок № 938), в случае получения поступлений в натуральной форме в органы Казначейства необходимо подать Справку о поступлении в натуральной форме (приложение 27 к Порядку № 938) не позже последнего рабочего дня месяца.

Шаг 3. Отражаем в учете операцию по бесплатному получению книг по Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219):

(грн.)

Пример 2
Бюджетное учреждение в декабре 2017 года подписало периодическое издание на первое полугодие 2018 года для пополнения БФ. Стоимость комплекта составляет 720 грн. (в месяц – 120 грн.). С января по июнь 2018 года периодическое издание поступает в библиотеки и передается в пользование.

Согласно Порядку № 1219 для отражения движения средств, которые выделяются для приобретения необоротных активов, применяется счет 54 «Целевое финансирование» с разделением на субсчета.

На субсчете 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств» ведется учет поступления средств целевого финансирования, которые выделяются из соответствующего бюджета на проведение мероприятий целевого характера, а также расходование таких средств с признанием соответствующей суммы доходов или включение во внесенный капитал необоротных активов, введенных в эксплуатацию.

Все расходы учреждения на приобретение или создание прочих необоротных материальных активов (далее – ПНМА) аккумулируют на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы». Согласно НП(С)БУГС 121 и Порядку № 1219 на этом субсчете учитываются расходы на приобретение, создание (изготовление) собственными силами ПНМА до момента ввода их в эксплуатацию.

Как предусмотрено п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121, в первом месяце ввода актива в эксплуатацию необходимо начислить амортизацию в размере 50 % его первоначальной стоимости, а остальные 50 % – в момент изъятия из активов (списания с баланса).

Исходя из Типовой корреспонденции № 1219 операции по подписке периодических изданий отражаются в учете так:

(грн.)

Это стоит внимания: операции из п. 3–7 таблицы проводятся ежемесячно, пока не истечет срок подписки периодического издания, а операция из п. 8 – только в конце отчетного периода с накопленной суммой. То есть ежемесячно мы увеличиваем собственный капитал на стоимость месячного комплекта периодического издания и начисляем на него амортизацию на момент выдачи в пользование.

Пример 3
Областная научная библиотека провела централизованную закупку научной литературы, которая согласно приказу от 11.11.17 г. № 137 (далее – Приказ № 137) подлежит распределению между библиотеками области для пополнения их фондов. Общая стоимость закупки – 195 860 грн. В декабре 2017 года была выдана научная литература. Одна из библиотек получила по внутриведомственной передаче 25 книг общей стоимостью 6 250 грн.

Учет этих операций рассмотрим в два этапа. На первом этапе покажем, как ведет учет областная научная библиотека, которая приобрела книги и выдает их, на втором – учет у библиотеки, которая получила книги.

Этап 1. Учет в учреждении, которое передает книги.

Сначала обратим внимание на самое главное. Приобретенная научная литература предназначена для распределения, поэтому для ее оприходования нецелесообразно использовать субсчет 1312, на котором отражаются расходы на приобретение, создание (изготовление) собственными силами ПНМА. Не следует также на момент оприходования увеличивать, а потом на момент передачи уменьшать размер собственного капитала, учет которого ведется на субсчете 5111. Начислять амортизацию областная библиотека тоже не будет, ведь она не выдает в пользование научную литературу, а распределяет ее путем внутриведомственной передачи.

Итак, для отражения приобретенной научной литературы мы применим субсчет 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи», на котором учитываются активы, которые приобретены (произведены, получены) и содержатся с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи.

Согласно Типовой корреспонденции № 1219 в учете приобретения научной литературы, предназначенной для дальнейшего распределения, отражаются так:

(грн.)

Важно знать: операции из п. 4–6 таблицы проводятся, пока вся научная литература не будет выдана всем библиотечным учреждениям согласно приказу.

Этап 2. Учет в учреждении, которое принимает книги.

Библиотека получила научную литературу на основании акта приемки-передачи типовой формы, утвержденной Приказом № 818, расходной накладной и Приказа № 137 (с приложением). Оприходуются книги по нормам НП(С)БУГС 121.

Получение книг по внутриведомственной передаче отражается в учете так (согласно Типовой корреспонденции № 1219):

(грн.)

Выбытие БФ

Выбытие БФ происходит по результатам инвентаризации. Ведь только в ходе инвентаризации тщательно проверяется состояние БФ, его фактическое наличие и соответствие требованиям современного спроса.

Как определено Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879, во время инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие активов и обязательств, их состояние, соответствие критериям признания и оценка.

По решению руководителя учреждения инвентаризация инструментов, приборов, инвентаря (мебели) может проводиться ежегодно перед составлением годовой финотчетности в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией указанных активов в течение трех лет.

Но инвентаризация БФ возможна и в течение года (по графику) в связи с большим объемом и невозможностью провести ее в краткий срок перед составлением годовой отчетности.

Книжные памятники инвентаризуются ежегодно. При наличии объема БФ от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц – в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц.

А как провести инвентаризацию, если объем БФ составляет до 100 тыс. единиц?

Для проведения достоверной инвентаризации БФ объемом до 100 тыс. единиц (этот процесс достаточно длительный) необходимо разработать и закрепить в Положении об организации бухгалтерского учета учреждения порядок проведения инвентаризации, указав в нем методику распределения БФ.

По количеству экземпляров БФ можно поделить на группы в алфавитном порядке или по жанрам (выбор за вами), но нужно обязательно обеспечить беспрерывный процесс инвентаризации в течение трех лет. То есть в порядке проведения инвентаризации надо прописать, что БФ инвентаризуются в течение года в объеме не менее 30 % всех БФ с обязательным их охватом инвентаризацией в течение трех лет.

Как оформляются результаты инвентаризации?

Инвентаризация БФ оформляется групповыми инвентаризационными описями. Во время ее проведения нередко выявляются ошибки в шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой, выявляются дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.

При отсутствии того или иного документа его разыскивают в срок, определенный правилами пользования библиотекой, но не больше года.

Результаты проведенной инвентаризации БФ оформляются типовыми формами, утвержденными приказом Минфина от 17.06.15 г. № 572.

После тщательной проверки может возникнуть необходимость списать некоторые экземпляры БФ.

Какова процедура выбытия БФ?

Процесс выбытия БФ начинается непосредственно на местах фактического нахождения документов.

Сначала материально ответственное лицо (библиотекарь) составляет опись на изъятие документов из БФ отдельно на морально устаревшие документы; физически изношенные (порванные книги, утерянные страницы, которые не подлежат восстановлению); непрофильные, дублетные; потерянные пользователями. В описи указываются: номенклатурный номер, название и автор книги (издания), количество, стоимость и другие сведения.

Потом на основании описи комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя субъекта госсектора, составляет в двух экземплярах Акт списания изъятых документов из библиотечных фондов типовой формы, утвержденной Приказом № 818. Первый экземпляр акта вместе с описью передается в бухгалтерию для переноса информации в учетные регистры, о чем делается отметка, второй остается у материально ответственного лица. Акт утверждается руководителем субъекта госсектора.

Согласно п. 1 разд. 6 НП(С)БУГС 121 признание объекта основных средств активом субъекта госсектора прекращается в случае его ликвидации, выбытия вследствие продажи, передачи без оплаты или несоответствия критериям признания активом. На момент списания объекта основных средств с баланса списываются его первоначальная (переоцененная), балансовая стоимость и сумма накопленного износа (п. 3 разд. 6 НП(С)БУГС 121).

Пример 4
Библиотека на основании акта списания изъятых документов из БФ и описи списывает физически изношенные книги, дальнейшее использование которых невозможно. Списанию подлежат книги, приобретенные в 2016 году на общую сумму 660 грн.

Как известно, с 1 января 2017 года все бюджетные учреждения в связи со вступлением в силу приказа Минфина от 31.12.13 г. № 1203 (далее – Приказ № 1203) и Методических рекомендаций по сопоставлению субсчетов бухгалтерского учета и переносу остатков, утвержденных приказом Минфина от 21.12.16 г. № 1127 (далее – Методрекомендации № 1127), перешли из Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 26.06.13 г. № 611, на План счетов, утвержденный Приказом № 1203.

Согласно Методрекомендациям № 1127 общая сумма из субсчета 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» была перенесена на субсчет 5111, поэтому списание БФ, приобретенных до 2017 года, имеет свою специфику.

Списание БФ, приобретенного до 1 января 2017 года, отражается в бухучете так (по нормам Типовой корреспонденции № 1219):

(грн.)

Пример 5
Библиотека на основании акта списания изъятых документов из БФ и описи списывает физически изношенные книги, дальнейшее использование которых невозможно. Списанию подлежат книги, приобретенные в 2017 году на общую сумму 30 грн. После списания книги были переданы в пункт приема вторичного сырья (5 кг макулатуры) и получены на специальный счет средства в сумме 5,50 грн.

Учет этих операций ведется так:

(грн.)

Оприходование макулатуры

Согласно п. 5 разд. 6 НП(С)БУГС 121 сумма от оприходованных активов (макулатуры, полученной от ликвидированных БФ) признается доходом спецфонда субъекта госсектора.

После списания БФ передают в пункт приема вторсырья. Поскольку бюджетное учреждение, которое списывает БФ, не может точно определить вес макулатуры, она оприходуется на основании квитанции из пункта приема вторсырья.

Порядок учета операций по получению средств за сдаваемую макулатуру таков (согласно Типовой корреспонденции № 1219):

(грн.)

Итак, мы рассмотрели основные моменты, касающиеся БФ и их отражения в бухучете. Надеемся, что эта статья вам пригодится, расширит ваши знания и поможет избежать ошибок. 

Читайте также «Инвентаризация библиотечных фондов в учебных заведениях»