Облік бібліотечних фондів

Основні засоби: облік, використання та списання

Як би не розвивалися сучасні технології, але потреба в «живій» книзі не зникає. Особливо це стосується закладів освіти та культури, які утримують на своєму балансі бібліотеки. Тож з’ясуємо, що таке бібліотечний фонд, із чого він формується, як обліковується у місцях зберігання та відображається у бухобліку.

Визначення бібліотечного фонду

Відповідно до ст. 1 Закону від 27.01.1995 № 32/95-ВР «Про бібліотеки і бібліотечну справу» (далі – Закон № 32) бібліотечний фонд (далі – БФ) – це упорядковане зібрання документів, що зберігається у бібліотеці.

Бібліотека ж – це інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки (ст. 1 Закону № 32).

БФ формується відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів (ст. 16 Закону № 32).

БФ комплектується шляхом отримання обов’яз­кового примірника документів у порядку, установленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання або закуповуються відповідно до державних цільових програм, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документообміну, отримання в дарунок, депонування та з інших джерел (ст. 17 Закону № 32).

Облік, зберігання та використання документів, що містяться у БФ, здійснюються за правилами, затвердженими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та мистецтв (ст. 18 Закону № 32).

Для усунення непорозумінь й уникнення помилок в обліку БФ наказом Мінкультури від 03.04.2007 № 22 затверджено Інструкцію з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах (далі – Інструкція № 22). Нею мають керуватися бібліотеки, що перебувають у сфері управління Мінкультури і туризму, управлінь (відділів) культури місцевих держадміністрацій та виконкомів міських рад.

Бібліотекам, які належать до сфери освіти, слід керуватись Інструкцією про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів І–ІІ рівнів акредитації, затвердженою наказом МОН від 02.12.2013 № 1686 (далі – Інструкція № 1686).

Класифікація БФ

Документи, що містяться в БФ, поділяють на три групи (п. 3 Інструкції № 22):

1. Видання, до яких відносяться:

• книга – видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі, обсягом понад 48 сторінок;
• брошура – книжкове видання обсягом від 4 до 48 сторінок;
• аркушеве видання – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату без скріплення;
• буклет – видання у вигляді одного аркуша друкованого матеріалу, сфальцьованого у будь-який спосіб у два чи більше згинів;
• карткове видання – видання у вигляді картки встановленого формату, надруковане на матеріалі підвищеної щільності;
• плакат – видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, надруковане з одного чи з обох боків аркуша, призначене для експонування;
• поштова картка – поштове відправлення у вигляді стандартного бланка, що містить відкрите письмове повідомлення;
• журнал – періодичне видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу встановленого формату в обкладинці або оправі;
• газета – періодичне видання у вигляді одного чи декількох аркушів друкованого матеріалу встановленого формату, призначене для широкого кола осіб, яке є джерелом письмової інформації про поточні події, пов’язані з внутрішніми справами, міжнародними проблемами, політикою тощо.

2. Аудіовізуальні документи, до яких відносяться:

• фонодокумент – аудіовізуальний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить звукову інформацію;
• відеодокумент – аудіовізуальний документ на стрічковому чи дисковому носії, який містить інформацію, зафіксовану за допомогою відеозвукозапису;
• кінодокумент – аудіовізуальний документ на плівковому носії, що містить зафіксовані на ньому за допомогою кінематографічної техніки предмети у вигляді послідовно розміщених фотографічних зображень, а також може містити звукову інформацію;
• фотодокумент – аудіовізуальний документ, що містить інформацію, зафіксовану на ньому за допомогою фотографічної техніки; предмети у вигляді окремих фотозображень;
• документ на мікроформі – фотодокумент на плівковому чи іншому носієві, який для виготовлення і використання потребує відповідного збільшення за допомогою мікрографічної техніки.

3. Електронні видання, до яких відносять елект­ронний документ (групу електронних документів), який пройшов редакційно-видавничу обробку, призначений для розповсюдження в незмінному вигляді та має вихідні дані.

Облік БФ у місцях безпосереднього зберігання

Якими є одиниці обліку БФ?

Основними одиницями обліку всіх видів документів, які включені до БФ (крім газет), є назва і примірник. Примірник – це кожна окрема одиниця документа, яка є у складі БФ або вибуває з нього.

Основними одиницями обліку газет є річний комплект газети та її назва (незалежно від зміни назви видання). Річний комплект – це сукупність номерів (випусків) газети за рік, наявних у фонді бібліотеки.

Хто та як веде облік БФ бібліотечної системи?

Деталізований облік БФ, який поділяється на сумарний та індивідуальний, ведуть працівники бібліотек.

Сумарний облік книг і брошур здійснюють відділи комплектування бібліотек партіями на підставі супровідних документів (рахунка-фактури, опису, накладної, реєстру, акта тощо). Такий облік ведеться в Книгах сумарного обліку бібліотечних фондів (далі – Книга обліку) за формами додатків 1–3 до Інструкції № 22.

В умовах централізованої бібліотечної системи ведеться загальна Книга обліку на весь єдиний фонд та окремі Книги обліку на фонди кожного структурного підрозділу центральної бібліотеки та бібліотек-філій, де містяться відомості про передання документів до них із відділу комплектування та обробки.

Книга обліку складається із трьох частин (згідно з додатками): «Надходження у фонд», «Вибуття з фонду», «Підсумки руху фонду».

Після взяття книг та брошур на сумарний облік відділ комплектування передає супровідні документи на них до бухгалтерії бібліотеки.

Сумарному обліку підлягають також журнальні та газетні видання. Записи про надходження газет заносяться до Книги обліку на підставі річного підсумкового акта приймання-здавання видань довільної форми (без зазначення ціни). Записи про надходження журналів робляться щомісяця (без зазначення ціни).

Індивідуальний облік книг і брошур ведуть відділи комплектування та відділи-фондоутримувачі (бібліотеки – філії ЦБС) шляхом присвоєння кожному примірнику інвентарного номера. Такий облік здійснюється в Інвентарній книзі за формою додатка 4 до Інструкції № 22.

Облік БФ у закладах освіти

БФ навчальних закладів комплектуються підручниками і навчальними посібниками згідно із затвердженим МОН переліком підручників і навчальних посібників, що мають відповідний гриф МОН (п. 2 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Облік підручників і навчальних посібників повинен сприяти збереженню, правильному формуванню і використанню БФ навчального закладу, відображати надходження, загальну кількість і розподіл підручників і навчальних посібників за класами (групами), вибуття навчальних підручників і посібників із БФ (п. 4 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Обліку підлягають усі підручники і навчальні посібники, що є у БФ навчальних закладів (п. 5 розд. ІІ Інструкції № 1686).

До процесу обліку підручників і навчальних посібників належать: приймання, штемпелювання, реєстрація надходження підручників і навчальних посібників, їх вилучення, а також контроль за їх використанням та зберіганням.

Облік підручників і навчальних посібників в закладі освіти здійснює бібліотекар.

Оприбуткування та оформлення БФ

Облік підручників і навчальних посібників ведеться за груповим обліком у Книзі сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду (додаток 1 до Інструкції № 1686), а також у Реєстраційній картці руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду (додаток 2 до Інструкції № 1686) (п. 6 розд. ІІ Інструкції № 1686).

На титульному аркуші кожного примірника підручника і навчального посібника над вихідними даними ставиться спеціальний штемпель із зазначенням найменування навчального закладу (п. 7 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Видача підручників

Перед початком навчального року бібліотекар видає підручники і навчальні посібники класним керівникам 1–11-х класів загальноосвітніх навчальних закладів, керівникам груп професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів І–ІІ рівнів акредитації під їхній особистий підпис (п. 8 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Видані підручники і навчальні посібники реєструються бібліотекарем у Журналі обліку виданих підручників і навчальних посібників (додаток 3 до Інструкції № 1686).

Наприкінці навчального року підручники і навчальні посібники обов’язково повертаються до БФ закладу.

Списання БФ

Списання здійснюється на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури (додаток 4 до Інструкції № 1686).

Акт складається у двох примірниках комісією, до складу якої входять бібліотекар, заступник керівника навчального закладу, педагогічні працівники, та затверджується керівником навчального закладу.

Перший примірник акта здається до бухгалтерії відділу освіти районної, районної у містах Києві та Севастополі держадміністрацій або бухгалтерії навчальних закладів, а другий примірник залишається у бібліотекаря.

На підставі акта бібліотекар вносить відповідні записи в Книгу сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду і Реєстраційну картку руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.

Станом на 1 січня кожного року на підставі акта та Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду бібліотекар перевіряє рух підручників і навчальних посібників (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Списані згідно з актом підручники і навчальні посібники передаються до установ, що займаються заготівлею вторинної сировини. Кошти, отримані від списаних підручників і навчальних посібників, перераховуються на відповідний поточний рахунок навчального закладу і мають бути використані для придбання потрібних навчальних підручників і посібників (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Заміна пошкоджених підручників

Користувачі БФ повинні бережливо ставитися до підручників і навчальних посібників. Якщо підручник та/або навчальний посібник втрачено або пошкоджено, користувач зобов’язаний замінити його аналогічним підручником та/або посібником чи рівноцінним (п. 13 розд. ІІ Інструкції № 1686).

У такому разі бібліотекар робить відповідні відмітки в Журналі обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених (додаток 5 до Інструкції № 1686), на підставі якого комісія навчального закладу складає акт за формою додатка 4 до Інструкції № 1686.

Підручники та/або навчальні посібники, що приймаються замість загублених чи пошкоджених, реєструються бібліотекарем у зазначеному Журналі обліку. На його підставі наприкінці навчального року складається акт приймання підручників і навчальних посібників замість загублених чи пошкоджених та вносяться відповідні записи бібліотекарем до Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду навчального закладу (п. 14 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Бухгалтерський облік БФ

У бухобліку операції з БФ відображаються на підставі НП(С)БОДС 121 «Основні засоби» та Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11 (далі – Методрекомендації № 11). І ось тут немає значення, кому підпорядковується бібліотека – Мінкульту чи МОН, бо всі керуються єдиними нормативними документами.

Розглянемо детальніше на прикладах найбільш поширені операції з БФ.

Надходження БФ

Приклад 1

У січні 2022 року бібліотека отримала в дарунок художню літературу – 7 примірників загальною вартістю 2 100 грн. Особа, яка подарувала книги, надала видаткову накладну з переліком видань і вартістю кожного примірника.

Крок 1. Оформляємо документально безплатно отримані книги. Для цього використовуємо типову форму Акта приймання-передачі основних засобів, затверджену наказом Мінфіну від 13.09.2016 № 818 (далі – Наказ № 818).

Крок 2. Згідно з Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), визначаємо, які субрахунки застосувати для відображення цієї операції в бухобліку.

Облік доходів від безплатно отриманих активів, послуг (робіт) ведеться на субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями». На цьому субрахунку відображається отримання спонсорських, благодійних внесків та іншої гуманітарної допомоги (зокрема, і надходження в натуральній формі) тощо.

БФ незалежно від вартості окремих примірників книг обліковуються на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди». До БФ належать: наукова, художня і навчальна література, спеціальні види літератури та інші видання.

До відома: відповідно до п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938 (далі – Порядок № 938), у разі отримання надходжень у натуральній формі до органів Казначейства треба подати Довідку про надходження в натуральній формі (додаток 25 до Порядку № 938) не пізніше останнього робочого дня місяця.

Крок 3. Відображаємо в обліку операцію з безплатного отримання книг за Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженою Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219):

(грн)

Приклад 2

Бібліотека в грудні 2021 року передплатила періодичне видання на перше півріччя 2022 року для поповнення БФ. Вартість комплекту становить 4 800 грн (на місяць – 800 грн). Із січня по червень 2022 року періодичне видання надходить до бібліотеки і передається в користування.

Згідно з Порядком № 1219 для відображення руху коштів, що виділяються для придбання необоротних активів, застосовується рахунок 54 «Цільове фінансування» із поділом на субрахунки.

На субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру, а також витрачання таких коштів із визнанням відповідної суми доходів або включення до внесеного капіталу необоротних активів, уведених в експлуатацію.

Усі витрати установи на придбання або створення інших необоротних матеріальних активів (далі – ІНМА) акумулюються на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи». Згідно з НП(С)БОДС 121 та Порядком № 1219 на цьому субрахунку обліковуються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ІНМА до моменту введення їх в експлуатацію.

Як передбачено п. 7 розд. IV НП(С)БОДС 121, у першому місяці введення активу в експлуатацію слід нарахувати амортизацію в розмірі 50 % його первісної вартості, а решту 50 % – у момент вилучення з активів (списання з балансу).

Виходячи з Типової кореспонденції № 1219, операції з передплати періодичних видань відображаються в обліку так:

(грн)

Це варто уваги: операції із п. 3–7 таблиці проводяться щомісячно, поки не спливе строк передплати періодичного видання, а операція із п. 8 – лише наприкінці звітного періоду з накопиченою сумою. Тобто щомісяця збільшуємо власний капітал на вартість місячного комплекту періодичного видання та нараховуємо на нього амортизацію на момент видачі в користування.

Приклад 3

Обласна наукова бібліотека провела централізовану закупівлю наукової літератури, яка згідно з наказом від 12.12.2021 № 357 (далі – Наказ № 357) підлягає розподілу між бібліотеками області для поповнення їхніх фондів. Загальна вартість закупівлі – 1 950 080 грн. У грудні 2021 року було видано наукову літературу. Одна з бібліотек отримала за внутрішньовідомчим переданням 155 книг загальною вартістю 38 750 грн.

Облік цих операцій розглянемо у два етапи. На першому етапі покажемо, як веде облік обласна наукова бібліотека, яка придбала книги та видає їх, на другому – облік у бібліотеці, що отримала книги.

Етап 1. Облік в установі, що передає книги.

Спочатку звернемо увагу на найголовніше. Придбана наукова література призначена для розподілу, тому для її оприбуткування недоцільно використовувати субрахунок 1312, на якому відображаються витрати на придбання, створення (виготовлення) власними силами ІНМА. Не варто також на момент оприбуткування збільшувати, а потім на момент передання зменшувати розмір власного капіталу, облік якого ведеться на субрахунку 5111. Нараховувати амортизацію обласна бібліотека теж не буде, адже вона не видає в користування наукову літературу, а розподіляє її шляхом внутрішньовідом­чого передання.

Отже, для відображення придбаної наукової літератури застосовується субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», на якому обліковуються активи, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються для подальшого розподілу, передання або продажу.

Згідно з Типовою кореспонденцією № 1219 в обліку придбання наукової літератури, призначеної для подальшого розподілу, відображається так:

(грн)

Важливо знати: операції із п. 4–6 таблиці проводяться, доки вся наукова література не буде передана всім бібліотекам згідно з наказом.

Етап 2. Облік в установі, що приймає книги.

Бібліотека отримала наукову літературу на підставі акта приймання-передачі типової форми, затвердженої Наказом № 818, видаткової накладної та Наказу № 357 (з додатком). Оприбутковуються книги за нормами НП(С)БОДС 121.

Отримання книг за внутрішньовідомчим переданням відображається в обліку так (згідно з Типовою кореспонденцією № 1219):

(грн)

Вибуття БФ

БФ вибувають за результатами інвентаризації. Адже лише під час інвентаризації ретельно перевіряється стан БФ, його фактична наявність та відповідність вимогам сучасного попиту.

Як визначено Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженим наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879), під час інвентаризації перевіряються і документально підтверджуються наявність активів і зобов’язань, їх стан, відповідність критеріям визнання та оцінка.

За рішенням керівника установи інвентаризація інструментів, приладів, інвентарю (меблів) може проводитися щороку перед складанням річної фінзвітності в обсязі не менше ніж 30 % усіх зазначених об’єктів з обов’язковим охопленням інвентаризацією вказаних активів протягом трьох років.

Проте інвентаризація БФ можлива і протягом року (за графіком) у зв’язку з великим обсягом та неможливістю провести її в короткий строк перед складанням річної звітності. Тим паче слід урахувати, що підручники, якими користуються учні під час навчального процесу, улітку зберігаються у бібліотеці, що дає змогу провести їх інвентаризацію.

Книжкові пам’ятки інвентаризуються щороку. За наявності обсягу БФ від 100 до 500 тис. одиниць інвентаризація може проводитися протягом 5 років з охопленням щорічно не менш як 20 % одиниць, а понад 500 тис. одиниць – протягом 10 років з охопленням щорічно не менш як 10 % одиниць.

А як провести інвентаризацію, якщо обсяг БФ становить до 100 тис. одиниць?

Для проведення достовірної інвентаризації БФ обсягом до 100 тис. одиниць (цей процес достатньо тривалий) треба розробити і закріпити в Положенні про організацію бухгалтерського обліку установи порядок проведення інвентаризації, зазначивши в ньому методику розподілу БФ.

За кількістю примірників БФ можна поділити на групи за абеткою або за жанрами (вибір за вами), але слід обов’язково забезпечити безперервний процес інвентаризації протягом трьох років. Тобто в порядку проведення інвентаризації треба прописати, що БФ інвентаризуються протягом року в обсязі не менше ніж 30 % усіх БФ з обов’язковим їх охопленням інвентаризацією протягом трьох років.

Як оформлюються результати інвентаризації?

Інвентаризація БФ оформлюється груповими інвентаризаційними описами. Під час її проведення нерідко виявляються помилки в шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також установлюється заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляються дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки загалом, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо.

За відсутності того чи іншого документа його розшукують у строк, визначений правилами користування бібліотекою, але не більше ніж рік.

Результати проведеної інвентаризації БФ оформлюються типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.

Після ретельної перевірки може виникнути потреба у списанні деяких примірників БФ.

Якою є процедура вибуття БФ?

Процес вибуття БФ розпочинається безпосередньо на місцях фактичного перебування документів.

Спочатку матеріально відповідальна особа (бібліотекар) складає опис на вилучення документів із БФ окремо на морально застарілі документи; фізично зношені (порвані книги, загублені сторінки, які не підлягають відновленню); непрофільні, дублетні; загублені користувачами. В описі зазначаються: номенклатурний номер, назва та автор книги (видання), кількість, вартість та інші відомості.

Потім на підставі опису комісія, призначена розпорядженням (наказом) керівника суб’єкта держсектору, складає у двох примірниках Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду типової форми, затвердженої Наказом № 818. Перший примірник акта разом з описом передається до бухгалтерії для перенесення інформації до облікових регістрів, про що робиться відмітка, другий залишається у матеріально відповідальної особи. Акт затверджується керівником суб’єкта держсектору.

Згідно з п. 1 розд. VI НП(С)БОДС 121 визнання об’єкта основних засобів активом суб’єкта держсектору припиняється в разі його ліквідації, вибуття внаслідок продажу, передання без оплати або невідповідності критеріям визнання активом. На момент списання об’єкта основних засобів із балансу списуються його первісна (переоцінена), балансова вартість та сума накопиченого зносу (п. 3 розд. VI НП(С)БОДС 121).

Приклад 4

Бібліотека на підставі акта списання вилучених документів із БФ та опису списує фізично зношені книги, подальше використання яких неможливе. Списанню підлягають книги на загальну суму 358 грн. Після списання книги було передано до пункту приймання вторсировини (5 кг макулатури) та отримано на спеціальний рахунок кошти в сумі 25 грн.

Облік цих операцій ведеться так:

(грн)

Оприбуткування макулатури

Згідно з п. 5 розд. VI НП(С)БОДС 121 сума від оприбуткованих активів (макулатури, отриманої від ліквідованих БФ) визнається доходом спецфонду суб’єкта держсектору.

Після списання БФ передають до пункту приймання вторсировини. Оскільки бюджетна установа, яка списує БФ, не може точно визначити вагу макулатури (не всі мають ваги), вона оприбутковується на підставі квитанції з пункту приймання вторсировини.

Порядок обліку операцій з отримання коштів за здавану макулатуру такий (згідно з Типовою кореспонденцією № 1219):

(грн)