Учет библиотечных фондов

Основные средства: учет, использование и списание

Как бы ни развивались современные технологии, но потребность в «живой» книге не исчезает. Особенно это касается заведений образования и культуры, которые содержат на своем балансе библиотеки. Поэтому выясним, что такое библиотечный фонд, из чего он формируется, как учитывается в местах хранения и отражается в бухучете.

Определение библиотечного фонда

В соответствии со ст. 1 Закона от 27.01.1995 № 32/95-ВР «О библиотеках и библиотечном деле» (далее – Закон № 32) библиотечный фонд (далее – БФ) – это упорядоченное собрание документов, хранящееся в библиотеке.

Библиотека же – это информационное, культурное, образовательное заведение (учреждение, организация) или структурное подразделение, которое имеет упорядоченный фонд документов, доступ к другим источникам информации и главной задачей которого является обеспечение информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и других потребностей пользователей библиотеки (ст. 1 Закона № 32).

БФ формируется в соответствии со значением, составом пользователей библиотеки и видом библиотеки как упорядоченным собранием документов (ст. 16 Закона № 32).

БФ комплектуется путем получения обязательного экземпляра документов в порядке, установленном законом, документов, которые выпускаются по целевым программам книгоиздания или закупаются в соответствии с государственными целевыми программами, приобретения документов за наличный и безналичный расчет, путем документообмена, получения в подарок, депонирования и из других источников (ст. 17 Закона № 32).

Учет, хранение и использование документов, которые содержатся в БФ, осуществляются по правилам, утвержденным центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной политики в сфере культуры и искусства (ст. 18 Закона № 32).

Во избежание недоразумений и ошибок в учете БФ приказом Минкультуры от 03.04.2007 № 22 утверждена Инструкция по учету документов, которые находятся в библиотечных фондах (далее – Инструкция № 22). Ею должны руководствоваться библиотеки, которые находятся в сфере управления Минкультуры и туризма, управлений (отделов) культуры местных госадминистраций и исполкомов городских советов.

Библиотекам, которые относятся к сфере образования, следует руководствоваться Инструкцией о порядке комплектования и учета учебников и учебных пособий в библиотечных фондах общеобразовательных, профессионально-технических учебных заведений и высших учебных заведений І–ІІ уровней аккредитации, утвержденной приказом МОН от 02.12.2013 № 1686 (далее – Инструкция № 1686).

Классификация БФ

Документы, которые содержатся в БФ, подразделяют на три группы (п. 3 Инструкции № 22):

1. Издания, к которым относятся:

• книга – издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала любого формата в обложке или переплете объемом более 48 страниц;
• брошюра – книжное издание объемом от 4 до 48 страниц;
• листовое издание – издания в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления;
• буклет – издание в виде одного листа печатного материала, сфальцованного любым способом в два или более сгибов;
• карточное издание – издание в виде карточки установленного формата, напечатанное на материале повышенной плотности;
• плакат – издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, напечатанное с одной или с обеих сторон листа, предназначенное для экспонирования;
• почтовая карточка – почтовое отправление в виде стандартного бланка, который содержит открытое письменное сообщение;
• журнал – периодическое издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата в обложке или переплете;
• газета – периодическое издание в виде одного или несколько листов печатного материала установленного формата, предназначенное для широкого круга лиц, которое является источником письменной информации о текущих событиях, связанных с внутренними делами, международными проблемами, политикой и т. п.

2. Аудиовизуальные документы, к которым относятся:

• фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит звуковую информацию;
• видеодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит информацию, зафиксированную с помощью видеозвукозаписи;
• кинодокумент – аудиовизуальный документ на пленочном носителе, который содержит зафиксированные на нем с помощью кинематографической техники предметы в виде последовательно размещенных фотографических изображений, а также может содержать звуковую информацию;
• фотодокумент – аудиовизуальный документ, который содержит информацию, зафиксированную на нем с помощью фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений;
• документ на микроформе – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения с помощью микрографической техники.

3. Электронные издания, к которым относят электронный документ (группа электронных документов), который прошел редакционно-издательскую обработку, предназначен для распространения в неизменном виде и имеет выходные данные.

Учет БФ в местах непосредственного хранения

Каковы единицы учета БФ?

Основными единицами учета всех видов документов, включенных в БФ (кроме газет), являются название и экземпляр. Экземпляр – это каждая отдельная единица документа, которая имеется в составе БФ или выбывает из него.

Основными единицами учета газет являются годовой комплект газеты и ее название (независимо от смены названия издания). Годовой комплект – это совокупность номеров (выпусков) газеты за год, имеющихся в фонде библиотеки.

Кто и как ведет учет БФ библиотечной системы?

Детализированный учет БФ, который подразделяется на суммарный и индивидуальный, ведут работники библиотек.

Суммарный учет книг и брошюр осуществляют отделы комплектования библиотек партиями на основании сопроводительных документов (счета-фактуры, описи, накладной, реестра, акта и т. п.). Такой учет ведется в Книгах суммарного учета библиотечных фондов (далее – Книга учета) по формам приложений 1–3 к Инструкции № 22.

В условиях централизованной библиотечной системы ведется общая Книга учета на весь единый фонд и отдельные Книги учета на фонды каждого структурного подразделения центральной библиотеки и библиотек-филиалов, где содержатся сведения о передаче документов к ним из отдела комплектования и обработки.

Книга учета состоит из трех частей (согласно приложениям): «Поступление в фонд», «Выбытие из фонда», «Итоги движения фонда».

После постановки книг и брошюр на суммарный учет отдел комплектования передает сопроводительные документы на них в бухгалтерию библиотеки.

Суммарному учету подлежат также журнальные и газетные издания. Записи о поступлении газет вносятся в Книгу учета на основании годового итогового акта приемки-сдачи изданий произвольной формы (без указания цены). Записи о поступлении журналов делаются ежемесячно (без указания цены).

Индивидуальный учет книг и брошюр ведут отделы комплектования и отделы-фондодержатели (библиотеки – филиалы ЦБС) путем присвоения каждому экземпляру инвентарного номера. Такой учет осуществляется в Инвентарной книге по форме приложения 4 к Инструкции № 22.

Учет БФ в заведениях образования

БФ учебных заведений комплектуются учебниками и учебными пособиями согласно утвержденному МОН перечню учебников и учебных пособий, которые имеют соответствующий гриф МОН (п. 2 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Учет учебников и учебных пособий должен способствовать сохранности, правильному формированию и использованию БФ учебного заведения, отражать поступление, общее количество и распределение учебников и учебных пособий по классам (группам), выбытие учебников и учебных пособий по БФ (п. 4 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Учету подлежат все учебники и учебные пособия, имеющиеся в БФ учебных заведений (п. 5 разд. ІІ Инструкции № 1686).

К процессу учета учебников и учебных пособий относятся: приемка, штемпелевание, регистрация поступления учебников и учебных пособий, их изъятие, а также контроль за их использованием и хранением.

Учет учебников и учебных пособий в заведении образования осуществляет библиотекарь.

Оприходование и оформление БФ

Учет учебников и учебных пособий ведется по групповому учету в Книге суммарного учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда (приложение 1 к Инструкции № 1686), а также в Регистрационной карточке движения учебников и учебных пособий библиотечного фонда (приложение 2 к Инструкции № 1686) (п. 6 разд. ІІ Инструкции № 1686).

На титульном листе каждого экземпляра учебника и учебного пособия над выходными данными проставляется специальный штемпель с указанием наименования учебного заведения (п. 7 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Выдача учебников

Перед началом учебного года библиотекарь выдает учебники и учебные пособия классным руководителям 1–11-х классов общеобразовательных учебных заведений, руководителям групп профессионально-технических учебных заведений и высших учебных заведений І–ІІ уровней аккредитации под их личную подпись (п. 8 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Выданные учебники и учебные пособия регистрируются библиотекарем в Журнале учета выданных учебников и учебных пособий (приложение 3 к Инструкции № 1686).

В конце учебного года учебники и учебные пособия обязательно возвращаются в БФ заведения.

Списание БФ

Списание осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений и организаций изъятой из библиотеки литературы (приложение 4 к Инструкции № 1686).

Акт составляется в двух экземплярах комиссией, в состав которой входят библиотекарь, заместитель руководителя учебного заведения, педагогические работники, и утверждается руководителем учебного заведения.

Первый экземпляр акта сдается в бухгалтерию отдела образования районной, районной в городах Киеве и Севастополе госадминистраций или в бухгалтерии учебных заведений, а второй экземпляр остается у библиотекаря.

На основании акта библиотекарь вносит соответствующие записи в Книгу суммарного учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда и Регистрационную карточку движения учебников и учебных пособий библиотечного фонда.

По состоянию на 1 января каждого года на основании акта и Книги суммарного учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда библиотекарь проверяет движение учебников и учебных пособий (п. 10 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Списанные согласно акту учебники и учебные пособия передаются в учреждения, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Средства, полученные от списанных учебников и учебных пособий, перечисляются на соответствующий текущий счет учебного заведения и должны быть использованы для приобретения необходимых учебников и учебных пособий (п. 11 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Замена поврежденных учебников

Пользователи БФ должны бережно относиться к учебникам и учебным пособиям. Если учебник и/или учебное пособие утерян или поврежден, пользователь обязан заменить его аналогичным учебником и/или пособием или равноценным (п. 13 разд. ІІ Инструкции № 1686).

В таком случае библиотекарь делает соответствующие отметки в Журнале учета учебников и учебных пособий, которые принимаются вместо утерянных или поврежденных (приложение 5 к Инструкции № 1686), на основании которого комиссия учебного заведения составляет акт по форме приложения 4 к Инструкции № 1686.

Учебники и/или учебные пособия, которые принимаются вместо утерянных или поврежденных, регистрируются библиотекарем в указанном Журнале учета. На его основании в конце учебного года составляется акт приемки учебников и учебных пособий вместо утерянных или поврежденных и вносятся соответствующие записи библиотекарем в Книгу суммарного учета учебников и учебных пособий библиотечного фонда учебного заведения (п. 14 разд. ІІ Инструкции № 1686).

Бухгалтерский учет БФ

В бухучете операции с БФ отражаются на основании НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 № 11 (далее – Методрекомендации № 11). И вот здесь не имеет значения, кому подчиняется библиотека – Минкульту или МОН, потому что все руководствуются едиными нормативными документами.

Рассмотрим подробнее на примерах наиболее распространенные операции с БФ.

Поступление БФ

Пример 1

В январе 2022 года библиотека получила в подарок художественную литературу – 7 экземпляров общей стоимостью 2 100 грн. Лицо, подарившее книги, предоставило расходную накладную с перечнем изданий и стоимостью каждого экземпляра.

Шаг 1. Оформляем документально бесплатно полученные книги. Для этого используем типовую форму Акта приемки-передачи основных средств, утвержденную приказом Минфина от 13.09.2016 № 818 (далее – Приказ № 818).

Шаг 2. Согласно Порядку применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденному приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), определяем, какие субсчета применить для отражения этой операции в бухучете.

Учет доходов от бесплатно полученных активов, услуг (работ) ведется на субсчете 7511 «Доходы по необменным операциям». На этом субсчете отражается получение спонсорских, благотворительных взносов и другой гуманитарной помощи (в частности, и поступления в натуральной форме) и т. п.

БФ независимо от стоимости отдельных экземпляров книг учитываются на субсчете 1112 «Библиотечные фонды». К БФ относятся: научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и другие издания.

К сведению: в соответствии с п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 № 938 (далее – Порядок № 938), в случае получения поступлений в натуральной форме в органы Казначейства нужно подать Справку о поступлении в натуральной форме (приложение 25 к Порядку № 938) не позднее последнего рабочего дня месяца.

Шаг 3. Отражаем в учете операцию по бесплатному получению книг по Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219):

(грн)

Пример 2

Библиотека в декабре 2021 года подписалась на периодическое издание на первое полугодие 2022 года для пополнения БФ. Стоимость комплекта составляет 4 800 грн (в месяц – 800 грн). С января по июнь 2022 года периодическое издание поступает в библиотеку и передается в пользование.

Согласно Порядку № 1219 для отражения движения средств, которые выделяются для приобретения необоротных активов, применяется счет 54 «Целевое финансирование» с разделением на субсчета.

На субсчете 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств» ведется учет поступления средств целевого финансирования, которые выделяются из соответствующего бюджета на проведение мероприятий целевого характера, а также расходования таких средств с признанием соответствующей суммы доходов или включения во внесенный капитал необоротных активов, введенных в эксплуатацию.

Все расходы учреждения на приобретение или создание прочих необоротных материальных активов (далее – ПНМА) аккумулируются на субсчете 1312 «Капитальные инвестиции в прочие необоротные материальные активы». Согласно НП(С)БУГС 121 и Порядку № 1219 на этом субсчете учитываются расходы на приобретение, создание (изготовление) собственными силами ПНМА до момента ввода их в эксплуатацию.

Как предусмотрено п. 7 разд. IV НП(С)БУГС 121, в первом месяце ввода актива в эксплуатацию следует начислить амортизацию в размере 50 % его первоначальной стоимости, а остальные 50 % – в момент изъятия из активов (списания с баланса).

Исходя из Типовой корреспонденции № 1219 операции по подписке периодических изданий отражаются в учете следующим образом:

(грн)

Это стоит внимания: операции из п. 3–7 таблицы проводятся ежемесячно, пока не истечет срок подписки периодического издания, а операция из п. 8 – только в конце отчетного периода с накопленной суммой. То есть ежемесячно увеличиваем собственный капитал на стоимость месячного комплекта периодического издания и начисляем на него амортизацию на момент выдачи в пользование.

Пример 3

Областная научная библиотека провела централизованную закупку научной литературы, которая согласно приказу от 12.12.2021 № 357 (далее – Приказ № 357) подлежит распределению между библиотеками области для пополнения их фондов. Общая стоимость закупки – 1 950 080 грн. В декабре 2021 года была выдана научная литература. Одна из библиотек получила по внутриведомственной передаче 155 книг общей стоимостью 38 750 грн.

Учет этих операций рассмотрим в два этапа. На первом этапе покажем, как ведет учет областная научная библиотека, которая приобрела книги и выдает их, на втором – учет в библиотеке, которая получила книги.

Этап 1. Учет в учреждении, которое передает книги.

Сначала обратим внимание на самое главное. Приобретенная научная литература предназначена для распределения, поэтому для ее оприходования нецелесообразно использовать субсчет 1312, на котором отражаются расходы на приобретение, создание (изготовление) собственными силами ПНМА. Не стоит также на момент оприходования увеличивать, а затем на момент передачи уменьшать размер собственного капитала, учет которого ведется на субсчете 5111. Начислять амортизацию областная библиотека тоже не будет, ведь она не выдает в пользование научную литературу, а распределяет ее путем внутриведомственной передачи.

Таким образом, для отражения приобретенной научной литературы применяется субсчет 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи», на котором учитываются активы, которые приобретены (произведены, получены) и содержатся для последующего распределения, передачи или продажи.

Согласно Типовой корреспонденции № 1219 в учете приобретение научной литературы, предназначенной для последующего распределения, отражается следующим образом:

(грн)

Важно знать: операции из п. 4–6 таблицы проводятся, пока вся научная литература не будет передана всем библиотекам согласно приказу.

Этап 2. Учет в учреждении, которое принимает книги.

Библиотека получила научную литературу на основании акта приемки-передачи типовой формы, утвержденной Приказом № 818, расходной накладной и Приказа № 357 (с приложением). Оприходуются книги по нормам НП(С)БУГС 121.

Получение книг по внутриведомственной передаче отражается в учете следующим образом (согласно Типовой корреспонденции № 1219):

(грн)

Выбытие БФ

БФ выбывают по результатам инвентаризации. Ведь только во время инвентаризации тщательным образом проверяется состояние БФ, его фактическое наличие и соответствие требованиям современного спроса.

Как определено Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879), во время инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие активов и обязательств, их состояние, соответствие критериям признания и оценка.

По решению руководителя учреждения инвентаризация инструментов, приборов, инвентаря (мебели) может проводиться ежегодно перед составлением годовой финотчетности в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом инвентаризацией указанных активов в течение трех лет.

Однако инвентаризация БФ возможна и в течение года (по графику) в связи с большим объемом и невозможностью провести ее в короткий срок перед составлением годовой отчетности. Тем более следует учесть, что учебники, которыми пользуются учащиеся во время учебного процесса, летом хранятся в библиотеке, что дает возможность провести их инвентаризацию.

Книжные памятники инвентаризируются ежегодно. При наличии объема БФ от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а более 500 тыс. единиц – в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц.

А как провести инвентаризацию, если объем БФ составляет до 100 тыс. единиц?

Для проведения достоверной инвентаризации БФ объемом до 100 тыс. единиц (этот процесс достаточно длителен) нужно разработать и закрепить в Положении об организации бухгалтерского учета учреждения порядок проведения инвентаризации, указав в нем методику распределения БФ.

По количеству экземпляров БФ можно разделить на группы по алфавиту или по жанрам (выбор за вами), но следует обязательно обеспечить непрерывный процесс инвентаризации в течение трех лет. То есть в порядке проведения инвентаризации нужно прописать, что БФ инвентаризируются в течение года в объеме не менее 30 % всех БФ с обязательным их охватом инвентаризацией в течение трех лет.

Как оформляются результаты инвентаризации?

Инвентаризация БФ оформляется групповыми инвентаризационными описями. Во время ее проведения нередко выявляются ошибки в шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой, выявляются дублетные документы, документы, которые не соответствуют профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п.

При отсутствии того или иного документа его разыскивают в срок, определенный правилами пользования библиотекой, но не более года.

Результаты проведенной инвентаризации БФ оформляются типовыми формами, утвержденными приказом Минфина от 17.06.2015 № 572.

После тщательной проверки может возникнуть необходимость в списании некоторых экземпляров БФ.

Какова процедура выбытия БФ?

Процесс выбытия БФ начинается непосредственно на местах фактического нахождения документов.

Сначала материально ответственное лицо (библиотекарь) составляет опись на изъятие документов из БФ отдельно на морально устаревшие документы; физически изношенные (порванные книги, утерянные страницы, не подлежащие восстановлению); непрофильные, дублетные; утерянные пользователями. В описи указываются: номенклатурный номер, название и автор книги (издания), количество, стоимость и другие сведения.

Затем на основании описи комиссия, назначенная распоряжением (приказом) руководителя субъекта госсектора, составляет в двух экземплярах Акт списания изъятых документов из библиотечного фонда типовой формы, утвержденной Приказом № 818. Первый экземпляр акта вместе с описью передается в бухгалтерию для переноса информации в учетные регистры, о чем делается отметка, второй остается у материально ответственного лица. Акт утверждается руководителем субъекта госсектора.

Согласно п. 1 разд. VI НП(С)БУГС 121 признание объекта основных средств активом субъекта госсектора прекращается в случае его ликвидации, выбытия в результате продажи, передачи без оплаты или несоответствия критериям признания активом. На момент списания объекта основных средств с баланса списываются его первоначальная (переоцененная), балансовая стоимость и сумма накопленного износа (п. 3 разд. VI НП(С)БУГС 121).

Пример 4

Библиотека на основании акта списания изъятых документов из БФ и описи списывает физически изношенные книги, дальнейшее использование которых невозможно. Списанию подлежат книги на общую сумму 358 грн. После списания книги были переданы в пункт приемки вторсырья (5 кг макулатуры) и получены на специальный счет средства в сумме 25 грн.

Учет этих операций ведется следующим образом:

(грн)

Оприходование макулатуры

Согласно п. 5 разд. VI НП(С)БУГС 121 сумма от оприходованных активов (макулатуры, полученной от ликвидированных БФ) признается доходом спецфонда субъекта госсектора.

После списания БФ передают в пункт приемки вторсырья. Поскольку бюджетное учреждение, которое списывает БФ, не может точно определить вес макулатуры (не все имеют весы), она оприходуется на основании квитанции из пункта приемки вторсырья.

Порядок учета операций по получению средств за сданную макулатуру следующий (согласно Типовой корреспонденции № 1219):

(грн)