Шкільний автобус використовується не за призначенням: що в обліку?

Основні засоби: облік, використання та списання

Через воєнні дії транспортні засоби (далі – ТЗ), які є на балансах закладів освіти, не виконують свого цільового призначення – підвіз здобувачів освіти до місця навчання. Проте шкільні автобуси та інші ТЗ громад використовуються для перевезення бійців територіальної оборони, мобілізованих, внутрішньо переміщених осіб або вантажу на потреби армії чи переселенців. Тож як оформити використання ТЗ та списання пального згідно з чинним законодавством?

Запитання – відповіді

Якими нормативними документами слід керуватися для залучення ТЗ закладів освіти?

Можливості використання транспорту, що перебуває у комунальній власності, управління закладами освіти, організації їх матеріально-технічного та фінансового забезпечення передбачено Законом від 12.05.2015 № 389-VIII «Про правовий режим воєнного стану» (далі – Закон № 389), яким установлено повноваження військових адміністрацій.

Отже, військові адміністрації, що під час дії воєнного стану виконують також функції органів місцевого самоврядування (далі – ОМС), зокрема, мають право (ст. 15 Закону № 389):

• управляти об’єктами житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, транспорту та зв’язку, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, забезпечувати їх належне утримання та ефективну експлуатацію, належний рівень та якість послуг населенню (п. 10);
• управляти майном, яке перебуває в комунальній власності відповідної територіальної громади (крім розв’язання питань відчуження, зокрема і шляхом приватизації комунального майна та надання його в оренду на строк понад один рік) (п. 12);
• управляти закладами та установами освіти, закладами охорони здоров’я, культури, фізичної культури та спорту, які належать територіальним громадам або передані їм, молодіжними підлітковими закладами за місцем проживання; організовувати їх матеріально-технічне та фінансове забезпечення (п. 15).

Крім того, ст. 8 Закону № 389, зокрема, передбачає запровадження і здійснення відповідних заходів з боку військового командування разом із військовими адміністраціями (у разі їх утворення) або із залученням органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, ОМС, а саме:

• використовувати потужності та трудові ресурси підприємств, установ та організацій усіх форм власності для потреб оборони, змінювати режим їхньої роботи, проводити інші зміни виробничої діяльності, а також умов праці відповідно до законодавства про працю (п. 3);
• примусово відчужувати майно, що перебуває у приватній або комунальній власності, вилучати майно держпідприємств, державних господарських об’єднань для потреб держави в умовах режиму воєнного стану в установленому законом порядку та видавати про це відповідні документи встановленого зразка (п. 4).

Чиїм коштом утримувати залучений транспорт?

Постанова кму від 11.03.2022 № 252 «Деякі питання формування та виконання місцевих бюджетів у період воєнного стану» передбачає, що:

1) ОМС, їхні виконавчі органи, місцеві держадміністрації, військово-цивільні адміністрації продовжують здійснювати бюджетні повноваження, а в разі утворення військових адміністрацій такі повноваження здійснюють саме ці адміністрації відповідно до ст. 15 Закону № 389;

2) виконкоми відповідних місцевих рад, місцеві держадміністрації, військово-цивільні адміністрації або військові адміністрації:

• можуть приймати рішення про перерахування коштів із місцевого бюджету до державного бюджету для здійснення згідно із законом заходів загальної мобілізації та з метою відсічі збройної агресії РФ проти України та забезпечення національної безпеки, усунення загрози небезпеки державної незалежності України, її територіальної цілісності відповідно до п. 222 розд. VI Бюджетного кодексу (далі – БК);
• затверджують місцеві (цільові) програми (вносять до них зміни) з дотриманням вимог ст. 91 БК.

Отже, бюджетний процес у період воєнного стану слід організовувати з урахуванням серед іншого положень ст. 15 Закону № 389. У цьому разі йтиметься про те, чи правомірне використання шкільного автобусу для інших цілей та як трактувати цей факт у господарській діяльності закладу освіти і надалі відображати в бухобліку та звітності – як залучення, передання транспорту або інше.

Як оформити факт залучення шкільного автобусу для потреб ЗСУ?

Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону від 21.10.1993 № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (далі – Закон № 3543) постановою КМУ від 28.12.2000 № 1921 затверджено Положення про військово-транспортний обов’язок (далі – Положення № 1921).

Під час мобілізації потреби військових формувань задовольняються шляхом безплатного залучення ТЗ і техніки підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності на умовах повернення їх після оголошення демобілізації (п. 3 Положення № 1921).

Як визначено п. 27, 28 Положення № 1921, таке залучення ТЗ і техніки оформляється відповідним актом приймання-передачі (далі – акт) установленої форми (тобто аналогічно Закону № 3543).

Акт складається у трьох примірниках і підписується керівником підприємства, установи та організації або його уповноваженим представником, військовим комісаром або його уповноваженим представником та командиром (начальником) військової частини (підрозділу), установи та організації військового формування або його уповноваженим представником, якому передається ТЗ або техніка, і скріплюється печатками.

В акті зазначається залишкова (балансова) вартість ТЗ або техніки, визначена за даними балансу підприємства, установи та організації, складеного на останню звітну дату (останній день кварталу (року).

Слід обов’язково ознайомитися з іншими нормами Положення № 1921, оскільки вони також містять вимоги до підготовчих заходів, які треба провести ОМС територіальної громади для забезпечення військово-транспортного обов’язку.

Який код програмної класифікації видатків та кредитування місцевого бюджету обрати для придбання пального?

З метою чіткого розмежування видатків та кредитування за головними розпорядниками коштів місцевого бюджету Мінфін своїм наказом від 20.09.2017 № 793 затвердив Типову програмну класифікацію видатків та кредитування місцевого бюджету.

Коди цієї класифікації конкретизують напрями використання коштів відповідно до функцій, з виконанням яких пов’язані видатки бюджету.

Для відображення видатків на реалізацію відповідних програм і заходів, передбачених ст. 91 БК, слід застосовувати:

• КПК 8240 «Заходи та роботи з територіальної оборони» (якщо надавалися послуги з перевезення і придбання пального на заходи з тероборони (наприклад, перевезення членів добровольчого формування, ЗСУ до місця навчання та назад);
• КПК 8220 «Заходи та роботи з мобілізаційної підготовки місцевого значення» (у разі перевезення мобілізованих осіб, військових ЗСУ, інших військових формувань і придбання пального для транспорту).

Для визначення конкретних кодів програмної класифікації слід узяти до уваги законодавство у відповідній сфері (частково наведено в роз’ясненнях, наданих Мінрозвитку громад та територій за посиланням); заходи, які планувалися і здійснювалися територіальною громадою (зокрема, ОМС) згідно з повноваженнями з урахуванням прийнятих місцевих програм тощо, джерел громади для їх забезпечення.

На практиці виконавчий комітет повинен затвердити місцеву програму підвищення обороноздатності та підтримки військових формувань, у якій передбачити заходи, що будуть реалізовані за кошти місцевого бюджету, або додати заходи до вже чинної програми з відповідним напрямком.

Згідно зі ст. 20 БК виконавцем бюджетної програми та заходів певної місцевої програми в цьому разі буде виконавчий орган сільської/селищної/міської ради, до повноважень якого віднесено організацію мобілізаційної роботи, цивільного захисту та тероборони. Таке роз’яснення надано Мінрозвитку громад та територій 11.05.2022. Також у цьому документі розглядаються питання придбання пального для потреб ЗСУ та підрозділів тероборони, інших військових формувань.

Як придбати пальне для потреб ЗСУ за кошти місцевого бюджету?

З метою забезпечення добровольчих формувань та підрозділів ЗСУ матеріально-технічними засобами доцільно безплатно передати комунальне майно (пальне) військовим формуванням згідно із Законом від 17.05.2012 № 4765-VI «Про передачу, примусове відчуження або вилучення майна в умовах правового режиму воєнного чи надзвичайного стану».

З ініціативою про безплатне передання ПММ для задоволення потреб держави в умовах правового режиму воєнного стану до відповідної місцевої ради звертається військове командування (командир військової частини Сил тероборони ЗСУ за територіальним принципом).

Об’єкти права комунальної власності відповідних територіальних громад передаються за рішенням сільських, селищних, міських рад. У разі неможливості прийняття місцевою радою рішення про передання комунального майна в державну власність таке рішення приймається сільським, селищним, міським головою або секретарем та затверджується відповідною радою згідно із законом.

Передання комунального майна в державну власність оформляється актом приймання-передачі, який підписується сільським, селищним, міським головою або секретарем та уповноваженою особою військової частини Сил тероборони, скріплюється печатками місцевої ради та військової частини Сил тероборони та підписується зазначеними особами в установленому законом порядку.

В акті приймання-передачі зазначаються:

• назва місцевої ради (виконкому) та військової частини або іншого військового формування;
• повне найменування, місце розташування та ідентифікаційний код юрособи, за якою було закріплено майно;
• відомості про документ, що встановлює право власності на майно (за наявності);
• опис майна, достатній для його ідентифікації.

До акта додається документ, що містить висновок про вартість майна на дату його оцінювання.

Якими нормативними актами слід керуватися для ведення бухобліку?

Відповідно до ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) підставою для відображення в бухобліку здійснених госпоперацій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних згідно з первинними документами можуть складатися зведені облікові документи.

Загальні вимоги до первинних документів визначено ст. 9 Закону № 996 і Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

Як передбачено ст. 4 Закону № 996, бухоблік та фінзвітність ґрунтуються, зокрема, на принципі нарахування, згідно з яким доходи й витрати відображаються в бухобліку та фінзвітності на момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Усі господарські операції мають відображатися в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому їх було здійснено (ст. 9 Закону № 996).

Згідно зі ст. 8 Закону № 996 установа самостійно обирає форму бухобліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології оброблення облікових даних розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності й контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Методологічні засади формування в бухобліку інформації про запаси визначено НП(С)БОДС 123 «Запаси» і розкрито в Методичних рекомендаціях з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11 (далі – Методрекомендації № 11).

За відсутності затверджених типових форм для оформлення окремих госпоперацій із запасами суб’єкт держсектору самостійно розробляє і затверджує форми необхідних первинних документів. Такі форми мають містити обов’язкові реквізити, передбачені законодавством (лист Мінфіну від 15.05.2020 № 35220-07-10/14347).

Як у бухобліку відобразити придбання пального?

Відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 31.12.2013 № 1203 (далі – План рахунків № 1203), та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219 (далі – Наказ № 1219, Порядок № 1219), нафтопродукти, газ, що закуплені та передані на зберігання та які будуть відпускатися за талонами або смарт-картками, слід відображати на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали». На ньому ведеться облік усіх видів палива, що придбаваються чи заготовлюються для технологічних потреб виробництва, експлуатації ТЗ, а також для вироблення енергії та опалення будівель.

Проте для деталізації операцій, які будуть відображені на субрахунку 1514, радимо розробити та затвердити аналітику згідно з п. 2 ст. 8 Закону № 996, адже організація бухобліку в установі належить до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Придбане паливо (наприклад, бензин А-92 Євро або дизельне паливо, далі – ДП), яке буде надаватися постачальником за паливними талонами чи смарт-карткою, варто відображати на субрахунку 1514/1 «Пально-мастильні матеріали в талонах (А-92 Євро)», 1514/2 «Пально-мастильні матеріали в талонах (ДП)», а паливо, заправлене в бак ТЗ на АЗС, – відповідно на субрахунках 1514/3 «Пально-мастильні матеріали в баку авто (А-92 Євро)» та 1514/4 «Пально-мастильні матеріали в баку авто (ДП)».

Отже, рекомендуємо застосовувати аналітичні рахунки для розподілу палива, придбаного за програмні кошти на потреби ЗСУ, і того, що було придбане для закладу освіти, та списувати його з огляду на цей розподіл.

До відома: у разі закупівлі та використання декількох видів палива для кожного з них слід передбачити аналітичні рахунки, пам’ятаючи про мастильні матеріали.

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої Наказом № 1219 (далі – Типова кореспонденція № 1219), операції з придбання палива відображаються у бухобліку так:

(грн)

Для відображення переміщення талонів від матеріально відповідальної особи до водія автомобіля варто завести журнал (прошити, пронумерувати сторінки, скріпити печаткою), у якому буде зазначено: № запису, дата видачі, особа (П. І. Б. та посада), яка видала, особа (П. І. Б. та посада), яка отримала талон, кількість у літрах (зазначена на виданому талоні), серійний номер талону (за наявністю).

Якими документами оформити використання палива?

Первинним документом, що підтверджує факт використання бензину, є подорожній лист службового автомобіля. На сьогодні його типову форму не затверджено на законодавчому рівні.

Типову форму первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкцію про порядок її застосування затверджено наказом Держстату від 17.02.1998 № 74 (далі – Наказ № 74, Інструкція № 74), але вони втратили чинність згідно з наказом Держстату від 19.03.2013 № 95.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу та ч. 1 ст. 9 Закону № 996 підставою для відображення в бухобліку господарських операцій є первинні документи. Тому бланк подорожнього листа і журнал видачі паливних талонів слід розробити та затвердити наказом по установі про організацію бухобліку.

ОМС розробляють та затверджують порядок, у якому прописують вимоги до утримання, використання, технічного обслуговування і ремонту службового автотранспорту, а також перелік посадових осіб, які мають право користуватися службовим авто.

Отже, у наказі про організацію бухобліку треба зазначити, що в разі використання службового автомобіля слід керуватися нормами порядку, затвердженого на рівні ОМС, або розробити і затвердити власний порядок. Тоді в додатку до порядку слід навести бланк подорожнього листа службового автомобіля (бланк можна скачати за посиланням).

Як звітувати про заправляння авто та використання палива?

Документом, що підтверджує факт заправляння автомобіля, є товарний чек, отриманий на АЗС, який надається разом із подорожнім листом до бухгалтерії. Слід звертати увагу на дату та годину виконання цих дій (робочі дні та години). Сума, зазначена в товарному чеку, до уваги не береться, оскільки вона може коливатися,
а от кількість заправленого палива обов’язково враховується.

Дату та кількість заправленого палива зручніше заносити до Реєстру подорожніх листів, форма якого розробляється установою самостійно з урахуванням специфіки її діяльності (зразок Реєстру див. також за посиланням, що наведене вище).

Реєстр призначено для накопичення інформації щодо проведених заправлянь та обліку кілометражу автомобіля у звітному місяці. Він дає змогу бухгалтеру в зручний спосіб розрахувати об’єм використаного палива та містить зведену інформацію із подорожніх листів про його використання за певний період.

Як у бухобліку відобразити списання палива?

На підставі даних подорожніх листів та Реєстру подорожніх листів складається акт списання. Можна використати форму, розроблену самостійно установою, або ту, що наведена в додатку до Методрекомендацій № 11. Акт складається комісією, призначеною наказом керівника, у двох примірниках. Перший примірник передається до бухгалтерії, другий – залишається у матеріально відповідальної особи.

На підставі отриманого та перевіреного акта списання бухгалтер робить такі проведення:

(грн)

Інформація, що міститься в акті списання, заноситься до Меморіального ордера № 13 «Накопичувальна відомість витрачання виробничих запасів» (типову форму затверджено наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755) відповідного звітного місяця і використовується для обліку операцій із витрачання виробничих та інших запасів, крім харчових продуктів.

Головне – не заплутатись і вести чіткий розподіл використаних програмних коштів.