Школьный автобус используется не по назначению: что в учете?

Основные средства: учет, использование и списание

Из-за военных действий транспортные средства (далее – ТС), которые есть на балансах заведений образования, не выполняют своего целевого назначения – подвоз получателей образования к месту учебы. Однако школьные автобусы и другие ТС громад используются для перевозки бойцов территориальной обороны, мобилизованных, внутренне перемещенных лиц или груза на нужды армии или переселенцев. Как же оформить использование ТС и списание горючего согласно действующему законодательству?

Вопросы – ответы

Какими нормативными документами следует руководствоваться для привлечения ТС заведений образования?

Возможности использования транспорта, который находится в коммунальной собственности, управления заведениями образования, организации их материально-технического и финансового обеспечения предусмотрены Законом от 12.05.2015 № 389-VIII «О правовом режиме военного положения» (далее – Закон № 389), которым установлены полномочия военных администраций.

Итак, военные администрации, которые во время действия военного положения выполняют также функции органов местного самоуправления (далее – ОМС), в частности, имеют право (ст. 15 Закона № 389):

• управлять объектами жилищно-коммунального хозяйства, бытового, торгового обслуживания, транспорта и связи, которые находятся в коммунальной собственности соответствующих территориальных громад, обеспечивать их надлежащее содержание и эффективную эксплуатацию, надлежащий уровень и качество услуг населению (п. 10);
• управлять имуществом, которое находится в коммунальной собственности соответствующей территориальной громады (кроме решения вопросов отчуждения, в том числе и путем приватизации коммунального имущества и предоставления его в аренду на срок свыше одного года) (п. 12);
• управлять заведениями и учреждениями образования, заведениями здравоохранения, культуры, физической культуры и спорта, которые принадлежат территориальным громадам или переданы им, молодежными, подростковыми заведениями по месту жительства; организовывать их материально-техническое и финансовое обеспечение (п. 15).

Кроме того, ст. 8 Закона № 389, в частности, предусматривает введение и осуществление соответствующих мероприятий со стороны военного командования вместе с военными администрациями (в случае их образования) или с привлечением органов исполнительной власти, Совета министров АР Крым, ОМС, а именно:

• использовать мощности и трудовые ресурсы предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности для нужд обороны, изменять режим их работы, проводить другие изменения производственной деятельности, а также условий труда в соответствии с законодательством о труде (п. 3);
• принудительно отчуждать имущество, которое находится в частной или коммунальной собственности, изымать имущество госпредприятий, государственных хозяйственных объединений для потребностей государства в условиях режима военного положения в установленном законом порядке и выдавать об этом соответствующие документы установленного образца (п. 4).

За чьи средства содержать привлеченный транспорт?

Постановление КМУ от 11.03.2022 № 252 «Некоторые вопросы формирования и исполнения местных бюджетов в период военного положения» предусматривает, что:

1) ОМС, их исполнительные органы, местные госадминистрации, военно-гражданские администрации продолжают осуществлять бюджетные полномочия, а в случае образования военных администраций такие полномочия осуществляют именно эти администрации в соответствии со ст. 15 Закона № 389;

2) исполкомы соответствующих местных советов, местные госадминистрации, военно-гражданские администрации или военные администрации:

• могут принимать решения о перечислении средств из местного бюджета в государственный бюджет для осуществления по закону мероприятий общей мобилизации и с целью отпора вооруженной агрессии РФ против Украины и обеспечения национальной безопасности, устранения угрозы опасности государственной независимости Украины, ее территориальной целостности в соответствии с п. 222 разд. VI Бюджетного кодекса (далее – БК);
• утверждают местные (целевые) программы (вносят в них изменения) с соблюдением требований ст. 91 БК.

Следовательно, бюджетный процесс в период военного положения следует организовывать с учетом в том числе положений ст. 15 Закона № 389. В этом случае речь идет о том, правомерно ли использование школьного автобуса для других целей и как трактовать этот факт в хозяйственной деятельности заведения образования и в дальнейшем отражать в бухучете и отчетности – как привлечение, передачу транспорта или другое.

Как оформить факт привлечения школьного автобуса для нужд ВСУ?

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона от 21.10.1993 № 3543-XII «О мобилизационной подготовке и мобилизации» (далее – Закон № 3543) постановлением КМУ от 28.12.2000 № 1921 утверждено Положение о военно-транспортной обязанности (далее – Положение № 1921).

Во время мобилизации потребности военных формирований удовлетворяются путем бесплатного привлечения ТС и техники предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности на условиях возврата их после объявления демобилизации (п. 3 Положения № 1921).

Как определено п. 27, 28 Положения № 1921, такое привлечение ТС и техники оформляется соответствующим актом приемки-передачи (далее – акт) установленной формы (т. е. аналогично Закону № 3543).

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается руководителем предприятия, учреждения и организации или его уполномоченным представителем, военным комиссаром или его уполномоченным представителем и командиром (начальником) воинской части (подразделения), учреждения и организации воинского формирования или его уполномоченным представителем, которому передается ТС или техника, и скрепляется печатями.

В акте указывается остаточная (балансовая) стоимость ТС или техники, определенная по данным баланса предприятия, учреждения и организации, составленного на последнюю отчетную дату (последний день квартала (года).

Следует обязательно ознакомиться с другими нормами Положения № 1921, поскольку они также содержат требования к подготовительным мероприятиям, которые надо провести ОМС территориальной громады для обеспечения военно-транспортной обязанности.

Какой код программной классификации расходов и кредитования местного бюджета выбрать для приобретения горючего?

В целях четкого разграничения расходов и кредитования за главными распорядителями средств местного бюджета Минфин своим приказом от 20.09.2017 № 793 утвердил Типовую программную классификацию расходов и кредитования местного бюджета.

Коды этой классификации конкретизируют направления использования средств в соответствии с функциями, с выполнением которых связаны расходы бюджета.

Для отражения расходов на реализацию соответствующих программ и мероприятий, предусмотренных ст. 91 БК, следует применять:

• КПК 8240 «Мероприятия и работы по территориальной обороне» (если оказывались услуги по перевозке и приобретению горючего на мероприятия по теробороне (например, перевозка членов добровольческого формирования, ВСУ к месту учебы и обратно);
• КПК 8220 «Мероприятия и работы по мобилизационной подготовке местного значения» (в случае перевозки мобилизованных лиц, военных ВСУ, других воинских формирований и приобретения горючего для транспорта).

Для определения конкретных кодов программной классификации следует принять во внимание законодательство в соответствующей сфере (частично приведено в разъяснениях, предоставленных Минразвития громад и территорий по ссылке); мероприятия, которые планировались и осуществлялись территориальной громадой (в частности, ОМС) согласно полномочиям с учетом принятых местных программ и т. п., источников громады для их обеспечения.

На практике исполнительный комитет должен утвердить местную программу повышения обороноспособности и поддержки воинских формирований, где предусмотреть мероприятия, которые будут реализованы за средства местного бюджета, или добавить мероприятия в уже действующую программу с соответствующим направлением.

Согласно ст. 20 БК исполнителем бюджетной программы и мероприятий определенной местной программы в этом случае будет исполнительный орган сельского/поселкового/городского совета, к полномочиям которого отнесена организация мобилизационной работы, гражданской защиты и теробороны. Такое разъяснение предоставлено Минразвития громад и территорий 11.05.2022. Также в этом документе рассматриваются вопросы приобретения горючего для потребностей ВСУ и подразделений теробороны, других воинских формирований.

Как приобрести горючее для нужд ВСУ за средства местного бюджета?

В целях обеспечения добровольческих формирований и подразделений ВСУ материально-техническими средствами целесообразно бесплатно передать коммунальное имущество (горючее) воинским формированиям по Закону от 17.05.2012 № 4765-VI «О передаче, принудительном отчуждении или изъятии имущества в условиях правового режима военного или чрезвычайного положения».

С инициативой о бесплатной передаче ГСМ для удовлетворения потребностей государства в условиях правового режима военного положения в соответствующий местный совет обращается военное командование (командир воинской части Сил теробороны ВСУ по территориальному принципу).

Объекты права коммунальной собственности соответствующих территориальных громад передаются по решению сельских, поселковых, городских советов. В случае невозможности принятия местным советом решения о передаче коммунального имущества в государственную собственность такое решение принимается сельским, поселковым, городским головой или секретарем и утверждается соответствующим советом по закону.

Передача коммунального имущества в государственную собственность оформляется актом приемки-передачи, который подписывается сельским, поселковым, городским головой или секретарем и уполномоченным лицом воинской части Сил теробороны, скрепляется печатями местного совета и воинской части Сил теробороны и подписывается указанными лицами в установленном законом порядке.

В акте приемки-передачи указываются:

• название местного совета (исполкома) и воинской части или другого воинского формирования;
• полное наименование, место расположения и идентификационный код юрлица, за которым было закреплено имущество;
• сведения о документе, который устанавливает право собственности на имущество (при наличии);
• описание имущества, достаточное для его идентификации.

К акту прилагается документ, который содержит заключение о стоимости имущества на дату его оценки.

Какими нормативными актами следует руководствоваться для ведения бухучета?

В соответствии со ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) основанием для отражения в бухучете осуществленных хозопераций являются первичные документы. Для контроля и упорядочения обработки данных согласно первичным документам могут составляться сводные учетные документы.

Общие требования к первичным документам определены ст. 9 Закона № 996 и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88).

Как предусмотрено ст. 4 Закона № 996, бухучет и финотчетность основываются, в частности, на принципе начисления, согласно которому доходы и расходы отражаются в бухучете и финотчетности на момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств.

Все хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ст. 9 Закона № 996).

Согласно ст. 8 Закона № 996 учреждение самостоятельно выбирает форму бухучета и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных разрабатывает систему и формы внутрихозяйственного (управленческого) учета, отчетности и контроля хозяйственных операций, определяет права работников на подписание бухгалтерских документов.

Методологические принципы формирования в бухучете информации о запасах определены НП(С)БУГС 123 «Запасы» и раскрыты в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 № 11 (далее – Методрекомендации № 11).

При отсутствии утвержденных типовых форм для оформления отдельных хозопераций с запасами субъект госсектора самостоятельно разрабатывает и утверждает формы необходимых первичных документов. Такие формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством (письмо Минфина от 15.05.2020 № 35220-07-10/14347).

Как в бухучете отразить приобретение горючего?

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.2013 № 1203 (далее – План счетов № 1203), и Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219 (далее – Приказ № 1219, Порядок № 1219), нефтепродукты, газ, которые закуплены и переданы на хранение и которые будут отпускаться по талонам или смарт-карточкам, следует отражать на субсчете 1514 «Горюче-смазочные материалы». На нем ведется учет всех видов топлива, которые приобретаются или заготавливаются для технологических потребностей производства, эксплуатации ТС, а также для выработки энергии и отопления зданий.

Однако для детализации операций, которые будут отражены на субсчете 1514, советуем разработать и утвердить аналитику согласно п. 2 ст. 8 Закона № 996, ведь организация бухучета в учреждении относится к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Приобретенное топливо (например, бензин А-92 Евро или дизельное топливо, далее – ДТ), которое будет предоставляться поставщиком по топливным талонам или смарт-карточке, стоит отражать на субсчете 1514/1 «Горюче-смазочные материалы в талонах (А-92 Евро)», 1514/2 «Горюче-смазочные материалы в талонах (ДТ)», а топливо, заправленное в бак ТС на АЗС, – соответственно на субсчетах 1514/3 «Горюче-смазочные материалы в баке авто (А-92 Евро)» и 1514/4 «Горюче-смазочные материалы в баке авто (ДТ)».

Итак, рекомендуем применять аналитические счета для распределения топлива, приобретенного за программные средства на потребности ВСУ, и того, которое было приобретено для заведения образования, и списывать его с учетом этого распределения.

К сведению: в случае закупки и использования нескольких видов топлива для каждого из них следует предусмотреть аналитические счета, помня о смазочных материалах.

В соответствии с Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219 (далее – Типовая корреспонденция № 1219), операции по приобретению топлива отражаются в бухучете так:

(грн)

Для отражения перемещения талонов от материально ответственного лица к водителю автомобиля стоит завести журнал (прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью), в котором будет указано: № записи, дата выдачи, лицо (Ф. И. О. и должность), которое выдало, лицо (Ф. И. О. и должность), которое получило талон, количество в литрах (указано на выданном талоне), серийный номер талона (при наличии).

Какими документами оформить использование топлива?

Первичным документом, который подтверждает факт использования бензина, является путевой лист служебного автомобиля. На сегодня его типовая форма не утверждена на законодательном уровне.

Типовая форма первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкция о порядке ее применения утверждены приказом Госстата от 17.02.1998 № 74 (далее – Приказ № 74, Инструкция № 74), но они утратили силу согласно приказу Госстата от 19.03.2013 № 95.

В соответствии с п. 44.1 Налогового кодекса и ч. 1 ст. 9 Закона № 996 основанием для отражения в бухучете хозяйственных операций являются первичные документы. Поэтому бланк путевого листа и журнал выдачи топливных талонов следует разработать и утвердить приказом по учреждению об организации бухучета.

ОМС разрабатывают и утверждают порядок, в котором прописывают требования к содержанию, использованию, техническому обслуживанию и ремонту служебного автотранспорта, а также перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться служебным авто.

Таким образом, в приказе об организации бухучета надо отметить, что в случае использования служебного автомобиля следует руководствоваться нормами порядка, утвержденного на уровне ОМС, или разработать и утвердить собственный порядок. Тогда в приложении к порядку следует привести бланк путевого листа служебного автомобиля (бланк можно скачать по ссылке).

Как отчитываться о заправке авто и использовании топлива?

Документом, который подтверждает факт заправки автомобиля, является товарный чек, полученный на АЗС, который представляется вместе с путевым листом в бухгалтерию. Следует обращать внимание на дату и время выполнения этих действий (рабочие дни и часы). Сумма, указанная в товарном чеке, во внимание не принимается, поскольку она может колебаться, а вот количество заправленного топлива обязательно учитывается.

Дату и количество заправленного топлива удобнее заносить в Реестр путевых листов, форма которого разрабатывается учреждением самостоятельно с учетом специфики его деятельности (образец Реестра см. также по ссылке, приведенной выше).

Реестр предназначен для накопления информации о проведенных заправках и учета километража автомобиля в отчетном месяце. Он дает возможность бухгалтеру удобным способом рассчитать объем использованного топлива и содержит сводную информацию из путевых листов о его использовании за определенный период.

Как в бухучете отразить списание топлива?

На основании данных путевых листов и Реестра путевых листов составляется акт списания. Можно использовать форму, разработанную самостоятельно учреждением, или ту, которая приведена в приложении к Методрекомендациям № 11. Акт составляется комиссией, назначенной приказом руководителя, в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица.

На основании полученного и проверенного акта списания бухгалтер делает такие проводки:

(грн)

Информация, которая содержится в акте списания, заносится в Мемориальный ордер № 13 «Накопительная ведомость расходования производственных запасов» (типовая форма утверждена приказом Минфина от 08.09.2017 № 755) соответствующего отчетного месяца и используется для учета операций по расходованию производственных и других запасов, кроме пищевых продуктов.

Главное – не запутаться и вести четкое распределение использованных программных средств.