Ноутбуки за централізованою закупівлею: як отримати та обліковувати

Основні засоби: облік, використання та списання

Ситуація. Заклад освіти свого часу надав управлінню освіти інформацію про потребу в ноутбуках, розраховану за рекомендаціями листа-роз’яснення МОН та Мінцифри від 10.06.21 р. № 1/11-4216/1/06-1-6282 «Про використання коштів субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на заходи, спрямовані на боротьбу з гострою респіраторною хворобою COVID-19, спричиненою коронавірусом SARS-CoV-2, та її наслідками під час навчального процесу у закладах загальної середньої освіти (в частині придбання ноутбуків)» (далі – Лист № 6282). Управління освіти здійснило централізовану закупівлю і вже цього місяця передасть ноутбуки до школи.

Виникли запитання:

• Чи правильно розраховано потребу, тобто яким саме вчителям слід видати отримані ноутбуки?
• Як правильно поставити їх на облік, якщо вони отримані від головного розпорядника?

Нормативне підґрунтя закупівлі ноутбуків

Постановою КМУ від 21.04.21 р. № 403 було затверджено Порядок та умови надання субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на заходи, спрямовані на боротьбу з гострою респіраторною хворобою COVID-19, спричиненою коронавірусом SARS-CoV-2, та її наслідками під час навчального процесу у закладах загальної середньої освіти (далі – Порядок № 403, ЗЗСО).

У держбюджеті-2021 передбачено додаткове фінансування – 1 млрд грн на боротьбу з COVID-19 та його наслідками під час освітнього процесу в ЗЗСО. Із цих коштів 980 млн грн виділено на субвенцію «Ноутбук кожному вчителю» – ініціативу, що допоможе забезпечити технікою вчителів по всій країні.

Кошти субвенції використовуються на придбання ноутбуків на засадах співфінансування залежно від чисельності населення відповідної територіальної громади (п. 9 Порядку № 403).

Придбання ноутбуків для педпрацівників комунальних ЗЗСО та їхніх філій для організації дистанційного навчання здійснюється за рахунок видатків розвитку. Але якщо є потреба в закупівлі малоцінних необоротних матеріальних активів (далі – МНМА) під час придбання ноутбуків, то видатки розвитку, визначені розподілом субвенції, можуть спрямовуватися на видатки споживання (п. 13 Порядку № 403).

Відповідно до Порядку № 403 придбанням ноутбуків повинні займатися обласні, Київська міська держадміністрації. Вони ж забезпечують постачання придбаних ноутбуків до ЗЗСО та їхніх філій.

Розрахунок потреби в ноутбуках

Хто з педпрацівників ураховується під час визначення потреби в ноутбуках?

У Листі № 6282 зазначено, що термін «педагогічні працівники» включає вчителів навчальних предметів таких освітніх галузей:

• мовно-літературної;
• математичної;
• природничої;
• соціальної і здоров’язбережувальної;
• громадянської та історичної;
• інформатичної.

Також до загальної кількості педпрацівників входять:

• директори закладів освіти та їхні заступники;
• педагоги-організатори;
• соціальні педагоги;
• практичні психологи тощо, які викладають навчальні предмети згаданих освітніх галузей.

Кого не включають до розрахунку?

Не враховується для визначення потреби в кількості ноутбуків і розподілу придбаних ноутбуків між закладами освіти кількість:

• педпрацівників навчальних предметів технологічної, мистецької та фізкультурної освітніх галузей;
• учителів початкових класів, яким уже запланували придбати ноутбуки в 2021 році за кошти субвенції з держбюджету місцевим бюджетам на забезпечення якісної, сучасної та доступної загальної середньої освіти «Нова українська школа»;
• педпрацівників, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами і для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого чинним законодавством віку.

Тож слід ретельно переглянути вже проведений розрахунок потреби.

Як розподілятимуть ноутбуки?

Розподіл проводитимуть у такій черговості:

1) ЗЗСО з кількістю учнів не менш як 250 осіб та опорні заклади з кількістю учнів (без урахування їхньої кількості у філіях) не менш як 200 осіб;

2) ЗЗСО з кількістю учнів не менш як 100 осіб;

3) інші ЗЗСО.

Бухоблік отриманих ноутбуків

Якщо закупівля проводиться централізовано, то субвенцію отримують управління освіти при держадміністраціях обласного та міського рівнів.

Отже, під час отримання ноутбуків управління освіти держадміністрацій мають застосувати субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу», бо саме на ньому ведеться облік активів, що придбані (вироблені, отримані) та утримуються з метою подальшого розподілу, передання або продажу, у тому числі вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення і напівдорогоцінного каміння, підручники та інші матеріали освітніх (навчальних) закладів, запаси озброєння тощо.

Оскільки субвенція виділяється з певною метою, тобто для придбання основних засобів (ноутбуків), під час її отримання слід застосувати субрахунок 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів» (на ньому ведеться облік надходження коштів цільового фінансування, які виділяються з відповідного бюджету на проведення заходів цільового характеру, а також витрачання таких коштів із визнанням відповідної суми доходів або включення до внесеного капіталу в частині введених в експлуатацію необоротних активів), а не дохідний субрахунок загального фонду 7011 «Бюджетні асигнування» (на ньому розпорядники бюджетних коштів обліковують доходи, отримані за кошти бюджетних асигнувань на виконання суб’єктом держсектору своїх повноважень, визначених законодавством, крім асигнувань капітального характеру, які обліковуються у складі цільового фінансування).

Як відобразити централізоване передання ноутбуків?

Відповідно до Типової кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженої наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219, якщо закупівля здійснювалася головним розпорядником централізовано, то під час розподілу та передання активів у закладах, яким було передано активи, виникала дебіторська заборгованіс-ть, а в закладах, які отримали такі активи, – кредиторська. Списуються такі активи з обліку на підставі актів списання по факту видачі активів у використання.

Із закупівлею трохи все інакше, тому що це основні засоби, а не звичайні запаси, і на них слід нараховувати амортизацію. І використовуватися вони будуть не протягом поточного року чи оперативного циклу, а багато років.

Покажемо на прикладі, як відобразити в обліку купівлю, передання та введення в експлуатацію ноутбуків.

Приклад

Управління освіти держадміністрації провело централізовану закупівлю 5 300 ноутбуків загальною вартістю 106 млн грн. Вартість одного ноутбука – 20 000 грн.

В обліковій політиці головного розпорядника коштів граничний критерій віднесення до складу МНМА встановлено на рівні 20 000 грн. Тож заклади освіти, що отримуватимуть ноутбуки, ставлять їх на облік як основні засоби за субрахунком 1014 «Машини та обладнання».

Відповідно до розподілу заклад освіти № 3 отримує 25 ноутбуків загальною вартістю 500 000 грн.

Облік цих операцій ведеться так:

(грн)

Операції з передання та введення в експлуатацію оформлюються типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818:

• Актом приймання-передачі основних засобів;
• Актом введення в експлуатацію основних засобів.

Нарахування амортизації проводиться відповідно до п. 3 розд. IV НП(С)БОДС 121 «Основні засоби», у строки, визначені обліковою політикою ЗЗСО.