Ноутбуки по централизованной закупке: как получить и учитывать

Основные средства: учет, использование и списание

Ситуация. Учебное заведение в свое время предоставило управлению образования информацию о потребности в ноутбуках, рассчитанную по рекомендациям письма-разъяснения МОН и Минцифры от 10.06.21 г. № 1/11-4216/1/06-1-6282 «Об использовании средств субвенции из государственного бюджета местным бюджетам на мероприятии, направленные на борьбу с острой респираторной болезнью COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2, и ее последствиями во время учебного процесса в заведениях общего среднего образования (в части приобретения ноутбуков)» (далее – Письмо № 6282). Управление образования осуществило централизованную закупку и уже в этом месяце передаст ноутбуки в школу.

Возникли вопросы:

• Правильно ли рассчитана потребность, то есть каким именно учителям нужно выдать полученные ноутбуки?
• Как правильно поставить их на учет, если они получены от главного распорядителя?

Нормативное основание закупки ноутбуков

Постановлением КМУ от 21.04.21 г. № 403 был утвержден Порядок и условия предоставления субвенции из государственного бюджета местным бюджетам на мероприятия, направленные на борьбу с острой респираторной болезнью COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2, и ее последствиями во время учебного процесса в заведениях общего среднего образования (далее – Порядок № 403, ЗОСО).

В госбюджете-2021 предусмотрено дополнительное финансирование – 1 млрд грн на борьбу с COVID-19 и его последствиями во время образовательного процесса в ЗОСО. Из этих средств 980 млн грн выделено на субвенцию «Ноутбук каждому учителю» – инициативу, которая поможет обеспечить техникой учителей по всей стране.

Средства субвенции используются на приобретение ноутбуков на началах софинансирования в зависимости от численности населения соответствующей территориальной громады (п. 9 Порядка № 403).

Приобретение ноутбуков для педработников коммунальных ЗОСО и их филиалов для организации дистанционного обучения осуществляется за счет расходов развития. Но если есть потребность в закупке малоценных необоротных материальных активов (далее – МНМА) при приобретении ноутбуков, то расходы развития, определенные распределением субвенции, могут направляться на расходы потребления (п. 13 Порядка № 403).

Согласно Порядку № 403 приобретением ноутбуков должны заниматься областные, Киевская городская госадминистрации. Они же обеспечивают поставку приобретенных ноутбуков в ЗОСО и их филиалы.

Расчет потребности в ноутбуках

Кто из педработников учитывается при определении потребности в ноутбуках?

В Письме № 6282 указано, что термин «педагогические работники» включает учителей учебных предметов таких образовательных отраслей:

• языково-литературной;
• математической;
• естественной;
• социальной и здоровьесберегающей;
• гражданской и исторической;
• информационной.

Также в общее количество педработников входят:

• директора учебных заведений и их заместители;
• педагоги-организаторы;
• социальные педагоги;
• практические психологи и т. п., которые преподают учебные предметы упомянутых образовательных отраслей.

Кого не включают в расчет?

Не учитывается для определения потребности в количестве ноутбуков и распределения приобретенных ноутбуков между учебными заведениями количество:

• педработников учебных предметов технологической, художественной и физкультурной образовательных отраслей;
• учителей начальных классов, которым уже запланировали приобрести ноутбуки в 2021 году за средства субвенции из госбюджета местным бюджетам на обеспечение качественного, современного и доступного общего среднего образования «Новая украинская школа»;
• педработников, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до достижения им установленного действующим законодательством возраста.

Итак, нужно тщательно пересмотреть уже проведенный расчет потребности.

Как будут распределять ноутбуки?

Распределение будут проводить в следующей очередности:

1) ЗОСО с количеством учащихся не менее чем 250 человек и опорные заведения с количеством учащихся (без учета их количества в филиалах) не менее чем 200 человек;

2) ЗОСО с количеством учащихся не менее чем 100 человек;

3) другие ЗОСО.

Бухучет полученных ноутбуков

Если закупка проводится централизованно, то субвенцию получают управление образования при госадминистрациях областного и городского уровней.

Итак, при получении ноутбуков управления образования госадминистраций должны применить субсчет 1815 «Активы для распределения, передачи, продажи», потому что именно на нем ведется учет активов, которые приобретены (произведены, получены) и содержатся с целью дальнейшего распределения, передачи или продажи, в том числе изделия из драгоценных металлов, драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней, учебники и другие материалы образовательных (учебных) заведений, запасы вооружения и т. п.

Поскольку субвенция выделяется с определенной целью, то есть для приобретения основных средств (ноутбуков), при ее получении нужно применить субсчет 5411 «Целевое финансирование распорядителей бюджетных средств» (на нем ведется учет поступления средств целевого финансирования, которые выделяются из соответствующего бюджета на проведение мероприятий целевого характера, а также расходование таких средств с признанием соответствующей суммы доходов или включение во внесенный капитал в части введенных в эксплуатацию необоротных активов), а не доходный субсчет общего фонда 7011 «Бюджетные ассигнования» (на нем распорядители бюджетных средств учитывают доходы, полученные за средства бюджетных ассигнований на выполнение субъектом госсектора своих полномочий, определенных законодательством, кроме ассигнований капитального характера, которые учитываются в составе целевого финансирования).

Как отразить централизованную передачу ноутбуков?

Согласно Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219, если закупка осуществлялась главным распорядителем централизованно, то при распределении и передачи активов в заведениях, которым были переданы активы, возникала дебиторская задолженность, а в заведениях, которые получили такие активы, – кредиторская. Списываются такие активы с учета на основании актов списания по факту выдачи активов в использование.

С закупкой немного все иначе, потому что это основные средства, а не обычные запасы, и на них нужно начислять амортизацию. И использоваться они будут не на протяжении текущего года или оперативного цикла, а много лет.

Покажем на примере, как отразить в учете покупку, передачу и ввод в эксплуатацию ноутбуков.

Пример

Управление образования госадминистрации провело централизованную закупку 5 300 ноутбуков общей стоимостью 106 млн грн. Стоимость одного ноутбука – 20 000 грн.

В учетной политике главного распорядителя средств предельный критерий отнесения в состав МНМА установлен на уровне 20 000 грн. Поэтому учебные заведения, которые будут получать ноутбуки, ставят их на учет как основные средства по субсчету 1014 «Машины и оборудование».

Согласно распределению учебное заведение № 3 получает 25 ноутбуков общей стоимостью 500 000 грн.

Учет этих операций ведется так:

(грн)

Операции по передаче и вводу в эксплуатацию оформляются типовыми формами, утвержденными приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818:

• Актом приемки-передачи основных средств;
• Актом ввода в эксплуатацию основных средств.

Начисление амортизации проводится согласно п. 3 разд. IV НП(С)БУГС 121 «Основные средства», в сроки, определенные учетной политикой ЗОСО.