Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО: відповідаємо на актуальні запитання

№ п/п

Ситуація і запитання

Відповіді та роз'яснення від ДПС

1

2

3

Правила подання Податкового розрахунку

1

Установа/заклад почала працювати в червні 2021 року, тому нарахування зарплати працівникам було тільки в одному місяці II кварталу.

Скільки Д1 та 4ДФ потрібно подати: тільки за червень чи за всі місяці II кварталу?

У цьому разі Д1 та 4ДФ потрібно подавати за всі місяці II кварталу.

Д1 (ЄСВ). Якщо показники для декларування є в одному з місяців кварталу, то Д1 подається за кожний місяць цього кварталу, а порожні рядки прокреслюються (в електронній версії такі рядки просто не заповнюються) (лист ДПС від 20.05.21 р. № 498/2/99-00-04-02-01-02, далі – Лист № 498; ЗІР, категорія 103.25).

4ДФ (ПДФО). Якщо показники, які підлягають відображенню в 4ДФ, є в одному з місяців звітного кварталу, то 4ДФ формується і подається за кожний місяць звітного кварталу. Порожні рядки прокреслюються (в електронному документі такі рядки просто не заповнюються) (ЗІР, категорія 103.25).

Увага! Д1 та 4ДФ не заповнюються і не подаються у складі Податкового розрахунку за квартал, тільки якщо відсутні показники для декларування протягом усього кварталу

2

У закладі працюють фізособи за ЦПД, які отримували доходи в окремих місяцях кварталу.

Скільки Д1 та 4ДФ слід подати за II квартал?

Слід подати Д1 та 4ДФ за всі місяці II кварталу. Пояснення таке: якщо були нарахування хоча б в одному з місяців звітного кварталу, то Д1 та 4ДФ подаються за всі місяці цього кварталу (див. відповідь на запитання 1 з посиланнями на роз'яснення в ЗІР).

Нагадаємо, що винагороду за ЦПД відображають у Д1 з кодом категорії ЗО (гр. 8) – «26» і в 4ДФ – з ознакою доходу «102» (гр. 6).

Також слід заповнити Д5 із зазначенням початку дії ЦПД

3

У новоствореному закладі в II кварталі не було найманих працівників і, відповідно, не було нарахування і виплати зарплати. Також не було виплат за ЦПД, тільки в червні був укладений ЦПД, закінчення робіт і виплати за яким повинні бути в III кварталі 2021 року.

Чи потрібно подавати Податковий розрахунок за II квартал?

Податковий розрахунок подавати потрібно, при цьому доведеться заповнити Д1 та 4ДФ за всі три місяці II кварталу.

Д1. Якщо був укладений ЦПД, то цей факт відображається в Д1 незалежно від того, були нарахування за таким ЦПД чи ні. Тобто за червень у графі «14» Д1 треба показати кількість днів перебування в цивільно-правових відносинах. Далі потрібно подати Д1 (порожні) і за інші місяці кварталу (див. відповідь на запитання 1 з посиланнями на роз'яснення в ЗІР). Також слід заповнити і додаток Д5, де зазначити початок дії ЦПД.

4ДФ. У цьому випадку у закладі не було нарахувань і виплат фізособам в жодному з місяців звітного кварталу. Так чому ж потрібно подати порожні 4ДФ за всі місяці кварталу?

Згідно з роз'ясненнями ДПС, Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі – Порядок № 4) у редакції наказу Мінфіну від 15.12.20 р. № 773, не передбачена можливість неподання 4ДФ, якщо подається Податковий розрахунок (лист ДПС від 07.04.21 р. № 2123/О/99-00-04-02-01-09).

Тому якщо Податковий розрахунок подається для того, щоб відобразити факт укладення ЦПД, то й порожні (з прочерками) форми 4ДФ також доведеться подати

4

У штаті закладу або установи тільки один найманий працівник – декретниця, їй виплати у звітному кварталі не нараховувалися.

Чи треба подавати Податковий розрахунок?

Не треба. Податковий розрахунок не подається, якщо у штаті закладу тільки один працівник, який перебуває у відпустці по вагітності та пологах або у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6) років) і якому у звітному кварталі не нараховували (не виплачували) доходи (ЗІР, категорія 201.06.01).

Пояснення: роботодавець у звітному кварталі не використав працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством

Нумерація Розрахунку

5

Як нумерувати Податковий розрахунок за II квартал з типом «Звітній» – № 2?

А у випадку, якщо в I кварталі подавали Розрахунок з типом «Звітний новий»?

Який номер буде у Розрахунку, поданого за неуповноважений відокремлений підрозділ?

У ряд. 02 Податкового розрахунку зазначається звітний (податковий) період, за який подається розрахунок з типом «Звітний» («Звітний новий»), а саме рік і номер кварталу (це цифри від 1 до 4). Також зазначається номер Податкового розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Податкового розрахунку), який подається за звітний період. Тобто нумерація Податкових розрахунків здійснюється в межах одного звітного періоду (кварталу) і не продовжується в наступних (Лист № 498; ЗІР, категорія 103.25).

Отже, номер Розрахунку з типом «Звітний» за II квартал буде 1.

Номер Розрахунку з типом «Звітний», який подається за неуповноважений відокремлений підрозділ за II квартал, буде 2. Якщо після цього установою буде поданий Розрахунок з типом «Звітний новий» (наприклад, за головну установу), то його номер буде 3 тощо.

У III кварталі нумерація почнеться спочатку. Розрахунок з типом «Звітний» буде № 1, а Розрахунок за відокремлений підрозділ або Розрахунок з типом «Звітний новий» (якщо немає відокремлених підрозділів) буде № 2 тощо

6

Як нумерувати Д1 та 4ДФ у Податковому розрахунку за II квартал: наростаючим підсумком чи окремо за квартал?

Кожний вид додатку (Д1, 4ДФ, Д5 та ін.) до Розрахунку має окрему порядкову нумерацію (ЗІР, категорія 103.25).

Наприклад, у ряд. 02 у заголовній частині Д1 зазначається звітний (податковий) період, за який цей додаток подається: календарний рік, квартал (цифри від 1 до 4), номер місяця у звітному кварталі (цифри від 1 до 3) і порядковий номер саме Д1 до конкретного Розрахунку.

Розглянемо нумерацію додатків на прикладах.

Приклад 1. Подаємо Розрахунок за II квартал з типом «Звітний». У ряд. 02 зазначимо:

– у заголовній частині Розрахунку: квартал – «2», номер Розрахунку – «1»;

– у Д1 за квітень: квартал – «2», місяць – «1» (перший місяць кварталу), номер додатку – «1»; за травень: квартал – «2», місяць – «2» (другий місяць кварталу), номер додатку – «2»; за червень: квартал – «2», місяць – «3» (третій місяць кварталу), номер додатку – «3»;

– у 4ДФ за квітень: квартал – «2», місяць – «1», номер Розрахунку – «1», номер додатку – «1»; за травень: квартал – «2», місяць – «2», номер Розрахунку – «1», номер додатка – «2»; за червень: квартал – «2», місяць – «3», номер Розрахунку – «1», номер додатка – «3».

Приклад 2. Подаємо «Звітний» за неуповноважений відокремлений підрозділ установи. У ряд. 02 зазначимо:

– у заголовній частині: квартал – «2», номер Розрахунку – «2»;

– у Д1 за квітень: квартал – «2», місяць – «1», номер додатка – «1»;
за травень: квартал – «2», місяць – «2», номер додатка – «2»; за червень: квартал – «2», місяць – «3», номер додатка – «3»;

– у 4ДФ за квітень: квартал – «2», місяць – «1», номер Розрахунку – «2», номер додатка – «1»; за травень: квартал – «2», місяць – «2», номер Розрахунку – «2», номер додатка – «2»; за червень: квартал – «2», місяць – «3», номер Розрахунку – «2», номер додатка – «3».

Приклад 3. Подаємо Розрахунок «Звітний новий» (наприклад, за головну установу, подається до закінчення звітного періоду). Припустимо, помилки були в Д1 за травень і в 4ДФ за травень і червень.

У ряд. 02 Розрахунку зазначимо:

– у заголовній частині: квартал – «2», номер Розрахунку – «3»;

– у Д1 за травень: квартал – «2», місяць – «2», номер додатка – «1»;

– у 4ДФ за травень: квартал – «2», місяць – «2», номер Розрахунку – «3», номер додатка – «1»; за червень: квартал – «2», місяць – «3», номер Розрахунку – «3», номер додатка – «2»

Заповнення заголовної частини Розрахунку

7

У закладі числяться працівники, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах і для догляду за дитиною до трьох років. Також працюють сумісники.
Чи включаються такі працівники до середньооблікової та облікової чисельності штатних працівників, що відображається в ряд. 10 Розрахунку?

Працівники, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах і для догляду за дитиною до трьох років:

– не включаються до середньооблікової чисельності штатних працівників за звітний період (ряд. 101 Розрахунку);

– включаються до облікової чисельності штатних працівників (ряд. 104) (ЗІР, категорія 201.04.01).

Сумісники не включаються до середньооблікової та облікової чисельності штатних працівників за звітний період (ЗІР, категорія 201.04.01)

8

В установі частина працівників перебувала весь місяць у відпустці за свій рахунок і на лікарняному.

Чи відображати кількість цих працівників у ряд. 105 заголовної частини Розрахунку?

У ряд. 105 «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована заробітна плата (крім осіб, яким у звітному періоді нараховане грошове забезпечення)» зазначається кількість працівників, інформація про яких відображена в Д1.

Водночас до показників цього рядка не включаються працівники, яким не була нарахована зарплата у звітному місяці, – наприклад, якщо весь місяць вони були у відпустці без збереження зарплати або на лікарняному, який буде оплачений у наступному місяці, або у відпустці, а відпусткові їм були нараховані в попередньому місяці (ЗІР, категорія 201.06.01)

Заповнення додатка 4ДФ

9

Усі співробітники закладу у звітному періоді були в неоплачуваній відпустці.

Яку кількість працівників проставляти в ряд. 04 заголовної частини 4ДФ? Чи відображати тут декретниць?

У ряд. 04 заголовної частини 4ДФ зазначають кількість осіб, які працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді. Їх кількість підраховують за тими працівниками, кому дохід нараховувався з ознакою «101» (п. 4 розд. IV Порядку № 4). Отже, якщо таких працівників у звітному періоді не було (дохід з ознакою «101» не нараховувався, у т. ч. декретницям), то в цьому рядку треба ставити прочерк (ЗІР, категорія 103.25)

10

Яку кількість працівників показувати в 4ДФ, якщо їх кількість мінялася протягом місяця?

Якщо в одному з місяців звітного кварталу кількість працівників мінялася у зв'язку з їх прийняттям на роботу і звільненням, то в ряд. 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» 4ДФ слід зазначати максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого місяця

11

Заклад протягом звітного кварталу перерахував дохід контрагентам-підприємцям.

Чи треба включати кількість цих осіб до показника ряд. 05 у 4ДФ?

Не треба. У 4ДФ у ряд. 05 проставляється кількість працівників, що працюють за ЦПД, яким дохід нараховувався з ознакою «102». При цьому, згідно з п. 3.3 Інструкції, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.05 р. № 286, до кількості осіб, які працюють за ЦПД, не включаються фізособи-підприємці, що виконують роботи за ЦПД. Тому до показника ряд. 05 не потрібно включати підприємців (ЗІР, категорія 103.25)

12

Чи потрібно в розд. ІІ 4ДФ повторювати загальну суму нарахованого доходу і ПДФО та ВЗ з розд. І?

Ні, не потрібно. У розд. II 4ДФ наводиться тільки інформація про загальну суму доходу (а також суми нарахованих і перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ), отриманого у вигляді процентів та у вигляді виграшів (призів) у лотерею.

Наведені в розд. II рядки «Військовий збір» і «Військовий збір – виключення» призначені тільки для виправлення помилок, допущених за минулі періоди – до 01.01.21 р.

Розрахунок за неуповноважений відокремлений підрозділ

13

Установа має неуповноважені відокремлені підрозділи.

Як подавати Податковий розрахунок за такі підрозділи – окремо чи у складі загального Розрахунку? Які додатки при цьому заповнювати?

Для заповнення Д1 та 4ДФ стосовно неуповноважених відокремлених підрозділів діють різні правила.

4ДФ. Якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, то Розрахунок за такий підрозділ подає юрособа до контролюючого органу за своїм основним місцем обліку (пп. «б» п. 176.2 ПК). Тобто крім Розрахунку за головну установу юрособа має подати за основним місцем обліку ще й окремий Розрахунок із 4ДФ за кожний неуповноважений відокремлений підрозділ.

Д1. Відокремлені підрозділи, які не вповноважені вести розрахунки із застрахованими особами, самостійними платниками ЄСВ не є, тому окремо ЄСВ за працівниками таких підрозділів не виділяється.

За всіх працівників устанви, включаючи і працівників неуповноважених відокремлених підрозділів, роботодавець подає звітність і сплачує ЄСВ за своїм основним місцем обліку як платник ЄСВ (абзаци перший і четвертий п. 2 ст. 6 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI). Тобто Д1 подається тільки у складі Розрахунку за головну установу загалом за всіх працівників підприємства. У складі окремого Розрахунку за відокремлений підрозділ Д1 не заповнюється

14

Як заповнити Розрахунок за неуповноважений підрозділ?

При поданні Розрахунку за неуповноважений відокремлений підрозділ у заголовній частині Розрахунку зазначається (абзац перший п. 4 розд. IV Порядку № 4):

– у ряд. 032 – код кодифікатора за місцезнаходженням підрозділу (код органу самоврядування, який є адміністративним центром територіальної громади за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу). При цьому для визначення номера Кодифікатора місце сплати ПДФО не беруть до уваги (ЗІР, категорія 103.25). Цей самий код кодифікатора (ряд. 032) зазначається також у 4ДФ, який подається за цей відокремлений підрозділ;

– у ряд. 033 – повне найменування відокремленого підрозділу.

Завважимо, що коли підрозділ не має спеціальної назви, можна зазначити фактичну, наприклад: склад № 1, цех № 2 тощо.

15

Яку кількість працівників показувати в 4ДФ до Розрахунку, який подається за неуповноважений відокремлений підрозділ?

У 4ДФ до Розрахунку, який подається юрособою за неуповноважений відокремлений підрозділ, кількість працівників показується таким чином:

– у ряд. 04 – проставляють кількість працівників, які працюють у цьому підрозділі за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, яким дохід нараховувався з ознакою «101»;

– у ряд. 05 – кількість працівників, які працюють у звітному періоді у цьому підрозділі за ЦПД, яким дохід нараховувався з ознакою «102».

При цьому в заголовній частині Розрахунку, який подається за неуповноважений підрозділ, кількість працівників не зазначається (ЗІР, категорія 103.25). Адже відомості про загальну чисельність працівників, включаючи тих, які працюють у неуповноваженому відокремленому підрозділі, відображаються в ряд. 10 «Штатна чисельність працівників» заголовної частини Розрахунку, який юрособа подає за себе (ЗІР, категорія 103.25)

16

Чи потрібно в 4ДФ до Розрахунку, який подається за відокремлений підрозділ, заповнювати графи за ВЗ (графи 5а та 5)?

Так, потрібно. Адже 4ДФ подається за кожний підрозділ юрособи окремо (як за основний, так і за відокремлений). Тому в кожному 4ДФ щодо працівників кожного підрозділу заповнюють у т. ч. і графи за ВЗ (графи 5а та 5) (ЗІР, категорія 103.25).

Увага! Порядок сплати ВЗ не змінився. Як і раніше, уся сума ВЗ (як за основний підрозділ, так і за відокремлений) сплачується юрособою до бюджету за своїм місцезнаходженням (за основним місцем обліку) (ЗІР, категорія 103.25)