Чи застосовувати норми стандарту ДСТУ 4163:2020 для оформлення первинних документів?

Правові засади регулювання, організації, ведення бухобліку та складання фінзвітності в Україні визначено Законом від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Первинні документи – це документи, які містять відомості про господарську операцію (дію або подію, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства) та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені Законом № 996.

Порядок створення, прийняття і відображення в бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухобліку, підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за кошти бюджету, установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

Згідно із Законом № 996 та Положенням № 88 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складено документ, назву документа (форми), дату складання, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру госпоперації (у грошовому та за можливості натуральних вимірниках), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні цієї операції, та містять необхідні реквізити.

Згідно з Положенням № 88 залежно від характеру операції та технології оброблення даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися із використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Ураховуючи зазначене, для цілей бухобліку господарських операцій треба виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом № 996 та Положенням № 88.

Відповідно до ч. 2 ст. 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їхні посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Лист Мінфіну від 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109.

ВІД РЕДАКЦІЇ

Отже, на думку Мінфіну, для оформлення первинних документів треба керуватися нормами Закону № 996 та Положення № 88, а також затвердженими типовими формами. Спробуємо пояснити таку позицію фінансового відомства.
ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» набув чинності з 1 вересня 2021 року.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі – документи), зокрема:

• на організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); 
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, службові листи тощо).

Тобто йдеться про документи, що створюються у процесі діяльності держорганів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юросіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Як бачимо, первинних облікових документів у переліку немає. Але що таке інформаційно-аналітичні документи?

За сталою практикою такі документи містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дають змогу обирати той або інший спосіб управлінського впливу. Документи такої системи мають допоміжний характер стосовно організаційно-правових і розпорядчих документів. Мета їх створення – передання інформації від одного адресата до іншого або фіксація (аналіз) якихось інформаційних зведень. На відміну від розпорядчих, ці документи не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, проте на їх підставі можуть прийняти розпорядчий документ.

Тож якщо ви використовуєте типові форми документів, ви їх застосовуєте, поки до них не буде внесено зміни на вимогу чинного ДСТУ 4163:2020.

У разі використання самостійно розроблених, із більшою деталізацією, форм первинних документів ви продовжуєте їх застосовувати і надалі, бо вони були розроблені на основі затверджених типових форм, тобто містять всі потрібні реквізити. Тому такі документи теж є чинними. Утім, якщо ви приймете рішення про внесення до них змін за вимогою ДСТУ 4163:2020, це також буде правильно.