Применять ли нормы стандарта ДСТУ 4163:2020 для оформления первичных документов?

Правовые принципы регулирования, организации, ведения бухучета и составления финотчетности в Украине определены Законом от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996).

Первичные документы – это документы, которые содержат сведения о хозяйственной операции (действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия) и должны иметь обязательные реквизиты, определенные Законом № 996.

Порядок создания, принятия и отражения в бухучете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности, которая основывается на данных бухучете, предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за средства бюджета, установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88).

Согласно Закону № 996 и Положению № 88 первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дату составления, содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозоперации (в денежном и по возможности натуральных измерителях), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления, личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозоперации.

Несущественные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания операции, при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении этой операции, и содержат необходимые реквизиты.

Согласно Положению № 88 в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

Учитывая указанное, для целей бухучета хозяйственных операций надо выполнять требования к оформлению первичных документов, определенные Законом № 996 и Положением № 88.

Согласно ч. 2 ст. 19 Конституции Украины органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны действовать только на основании, в пределах полномочий и способом, которые предусмотрены Конституцией и законами Украины.

Письмо Минфина от 22.09.2021 № 41020-07/К-64/1/2109.

ОТ РЕДАКЦИИ 

Итак, по мнению Минфина, для оформления первичных документов нужно руководствоваться нормами Закона № 996 и Положения № 88, а также утвержденными типовыми формами. Попробуем объяснить такую позицию финансового ведомства.

ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в силу с 1 сентября 2021 года.

Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации (далее – документы), в частности:

• на организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);
• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения); 
• информационно-аналитические (акты, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма и т. п.).

То есть речь идет о документах, которые создаются в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юрлиц, независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Как видим, первичных учетных документов в перечне нет. Но что такое информационно-аналитические документы?

Согласно устоявшейся практике такие документы содержат информацию, которая является основанием для принятия определенных решений, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого влияния. Документы данной системы имеют вспомогательный характер относительно организационно-правовых и распорядительных документов. Цель их создания – передача информации от одного адресата к другому или фиксация (анализ) каких-то информационных сооружений. В отличие от распорядительных, эти документы не содержат поручений, не обязуют выполнять поручения, однако на их основании могут принять распорядительный документ.

Итак, если вы используете типовые формы документов, вы их применяете, пока в них не будут внесены изменения по требованию действующего ДСТУ 4163:2020.

В случае использования самостоятельно разработанных, с большей детализацией, форм первичных документов вы продолжаете их применять и в дальнейшем, потому что они были разработаны на основе утвержденных типовых форм, то есть содержат все необходимые реквизиты. Поэтому такие документы тоже являются действующими. Впрочем, если вы примете решение о внесении в них изменений по требованию ДСТУ 4163:2020, это также будет правильно.