Правила ведення табеля обліку робочого часу

Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах й організаціях регулюється наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Так, Наказом № 489 затверджено типову форму № 5 «Табель обліку використання робочого часу», у якій фактично й ведеться облік робочого часу (далі – Табель). Форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби форма може бути доповнена іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. 

Можна застосовувати й іншу форму Табеля, але обов’язково має вестися первинний облік показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень із праці (лист Держстату від 12.01.12 р. № 9/4-10/9). Однак Наказом № 489 не визначено процедури ведення Табеля.

Табель є підставою для нарахування працівникам зарплати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення Табеля особою та погоджений керівником організації Табель подається до бухгалтерії. 

Оскільки заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, установлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць, Табель заповнюється двічі на місяць: за першу половину місяця – для нарахування авансових платежів та за весь місяць – для розрахунку заробітної плати за місяць. Наприкінці місяця в Табелі підраховується загальна кількість відпрацьованих днів і днів неявок на роботу. Табель подається до бухгалтерії завчасно для своєчасного розрахунку зарплати.

Підприємство, установа, організація для обліку робочого часу самостійно має визначати:

• осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення Табелів; 
• посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в Табелях; 
• строки подання Табелів на підпис відповідним посадовим особам; 
• строки подання Табелів до бухгалтерії для нарахування заробітної плати; 
• порядок унесення до Табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників; 
• правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів; 
• правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.

Якщо кількість працівників є невеликою, Табель зазвичай ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.

На великих підприємствах Табель ведуть кадровики або навіть вводиться до штату така посада, як табельник. Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих. Складений Табель підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів. 

Відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухоблік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність Табелів, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб.

www.lviv.dsp.gov.ua