Правила ведения табеля учета рабочего времени

Ведение табельного учета рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях регулируется приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 (далее – Приказ № 489). Так, Приказом № 489 утверждена типовая форма № 5 «Табель учета использования рабочего времени», в которой фактически и ведется учет рабочего времени (далее – Табель). Форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, нужными для учета на предприятии. 

Можно применять и другую форму Табеля, но обязательно должен вестись первичный учет показателей относительно использования рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (письмо Госстата от 12.01.12 г. № 9/4-10/9). Однако Приказом № 489 не определены процедуры ведения Табеля.

Табель является основанием для начисления работникам зарплаты, пособия по временной нетрудоспособности, сумм за период ежегодных отпусков, других выплат. Составленный и подписанный ответственным за ведение Табеля лицом и согласованный руководителем организации Табель подается в бухгалтерию. 

Поскольку заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки, установленные коллективным договором, но не реже двух раз в месяц, Табель заполняется дважды в месяц: за первую половину месяца – для начисления авансовых платежей и за весь месяц – для расчета заработной платы за месяц. В конце месяца в табеле подсчитывается общее количество отработанных дней и дней неявок на работу. Табель подается в бухгалтерию раньше времени для своевременного расчета зарплаты.

Предприятие, учреждение, организация для учета рабочего времени самостоятельно должны определять:

• лиц, ответственных за ведение учета использования рабочего времени работниками и оформление Табелей; 
• должностных лиц, которые должны удостоверять своими подписями информацию, указанную в Табелях; 
• сроки подачи Табелей на подпись соответствующим должностным лицам; 
• сроки подачи Табелей в бухгалтерии для начисления заработной платы; 
• порядок внесения в Табель сведений о новых работниках и изъятия из него сведений об уволенных работниках; 
• правила и порядок присвоения работникам табельных номеров; 
• правила и порядок корректировки сведений о фактической работе и отсутствии работников на работе.

Если количество работников небольшое, Табель обычно ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится в штат такая должность, как табельщик. Также эти функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Составленный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) или руководитель структурного подразделения. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. 

Согласно ч. 2 ст. 30 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухучет расходов на оплату труда в установленном порядке. Работодателя не могут привлечь к ответственности за отсутствие Табелей, если обеспечен учет использования рабочего времени иным способом.

www.lviv.dsp.gov.ua