Як оформити вимогу працівнику про внесення запису до трудової книжки?

Практична ситуація

Працівник, якого приймають на роботу, просить, щоб відповідний запис про це внесли до його трудової книжки, яка не буде зберігатися на підприємстві. Чи повинен він документально підтверджувати таке бажання (або ж вимогу про оформлення роботодавцем трудової книжки)?

Нагадаємо, що з 10.06.2021 процедура внесення записів до трудових книжок та їх ведення і зберігання змінилася.

Відповідно до Закону від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» облік трудової діяльності ведеться на порталі ПФУ в електронній формі. Тому на сьогодні ведення паперових трудових книжок не є обов’язковим.

Проте під час укладення трудового договору громадянин, який уперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ч. 3 ст. 24 КЗпП).

Водночас згідно зі ст. 48 КЗпП роботодавець на вимогу працівника:

• який уперше приймається на роботу, оформлює трудову книжку в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу;
• зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

А як має бути оформлена така вимога – усно чи письмово, законодавством не визначено.

Щоб уникнути трудових спорів, вважаємо, варто запропонувати працівникові, щоб він у письмовій формі зафіксував бажання щодо внесення запису до паперової трудової книжки чи її оформлення (якщо приймається на роботу вперше) у формі заяви. Така заява може бути окремою (див. зразок) або ж ця вимога може бути висловлена в заяві про прийняття на роботу.

Особливо радимо вносити запис до трудової книжки в разі звільнення, оскільки підстави для звільнення не завжди можуть бути приємними для працівника, зокрема в разі звільнення з ініціативи роботодавця.

Зразок. Заява про внесення запису до трудової книжки на вимогу працівника