Паперова трудова книжка знищена: чи потрібно відновлювати?

Практична ситуація

Паперову трудову книжку працівника, яка зберігалася в нього, знищено під час війни. Чи обов’язково відновлювати її та як це зробити?

Якщо паперова трудова книжка зберігалася у працівника, то, скоріш за все, вона оцифрована. У такому разі немає потреби відновлювати її, адже всі необхідні відомості про стаж працівника містяться в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування згідно зі ст. 21 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» та Положенням про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженим постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1.

Нагадаємо, що з 2021 року Україна перейшла на електронний облік трудової діяльності. На сьогодні законодавство дозволяє підтвердити стаж без паперової трудової книжки. Тому навіть повне її знищення не загрожує втратою стажу. Проблем у працівника не буде ні під час працевлаштування, ні під час оформлення пенсії, адже всі відомості про трудову діяльність працівника є в електронному Реєстрі застрахованих осіб. Відомості про трудовий стаж працівника можна переглянути в електронному кабінеті на сайті ПФУ.

А якщо трудова книжка не була оцифрована? Після 01.01.2004 стаж обчислюється на підставі даних ПФУ щодо сплати ЄСВ. Тобто, якщо особа офіційно працювала останні 20 років, інформація про стаж зберігається в електронному вигляді. Отримати її працівник може:

• через портал ПФУ або в мобільному застосунку «Пенсійний фонд»;
• через портал або застосунок Дія.

Щоб отримати відомості з електронної трудової книжки чи відомості про стаж з 2004 року, потрібно увійти за допомогою електронного підпису в особистий кабінет застрахованої особи на сайті ПФУ, подати запит на отримання витягу та завантажити документ у розділі «Мої звернення».

Проте, якщо працівник працював до 2004 року, йому доведеться зайнятися відновленням паперової трудової книжки та оформити її дублікат. У такому разі слід скористатися непростою процедурою, передбаченою застарілою Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58. Як це зробити, читайте у статті «Трудова книжка втрачена чи зіпсована: як оформити дублікат».

Наголосимо: якщо трудової книжки немає, для підтвердження стажу приймаються, зокрема:

• дані персоніфікованого обліку;
• виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств;
• довідки, виписки з наказів;
• особові рахунки й відомості на видачу заробітної плати;
• посвідчення, характеристики;
• письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання;
• інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Відповідну норму містить Порядок підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 (далі – Порядок № 637). Документи, визначені цим Порядком, є підставою для внесення відомостей до частини персональної електронної облікової картки в реєстрі застрахованих осіб, що відображає трудову діяльність застрахованої особи, зокрема за період до 1 січня 2004 року.

За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв’язку із стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві (у т. ч. колгоспі) або в одній системі (п. 17 Порядку № 637).

Отже, якщо трудова книжка працівника:

• була оцифрована – не обов’язково відновлювати її паперову версію;
• не була оцифрована, але особа мала трудовий стаж до 01.01.2004, то, щоб не втратити такий стаж, потрібно відновити дані про трудову діяльність та оформити дублікат паперової трудової книжки або ж подати до ПФУ відповідні документи, передбачені Порядком № 637.