Бумажная трудовая книжка уничтожена: нужно ли восстанавливать?

Практическая ситуация

Бумажная трудовая книжка работника, которая хранилась у него, уничтожена во время войны. Обязательно ли восстанавливать ее и как это сделать?

Если бумажная трудовая книжка хранилась у работника, то, скорее всего, она оцифрована. В таком случае нет необходимости восстанавливать ее, ведь все необходимые сведения о стаже работника содержатся в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования согласно ст. 21 Закона от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» и Положению о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденному постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 № 10-1.

Напомним, что с 2021 года Украина перешла на электронный учет трудовой деятельности. В настоящее время законодательство позволяет подтвердить стаж без бумажной трудовой книжки. Поэтому даже полное ее уничтожение не грозит потерей стажа. Проблем у работника не будет ни при трудоустройстве, ни при оформлении пенсии, ведь все сведения о трудовой деятельности работника есть в электронном Реестре застрахованных лиц. Сведения о трудовом стаже работника можно просмотреть в электронном кабинете на сайте ПФУ.

А если трудовая книжка не была оцифрована? После 01.01.2004 стаж исчисляется на основании данных ПФУ об уплате ЕСВ. То есть, если лицо официально работало последние 20 лет, информация о стаже сохраняется в электронном виде. Получить ее работник может:

• через портал ПФУ или в мобильном приложении «Пенсионный фонд»;
• через портал или приложение «Дія».

Чтобы получить сведения из электронной трудовой книжки или сведения о стаже с 2004 года, нужно войти с помощью электронной подписи в личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФУ, подать запрос на получение извлечения и загрузить документ в разделе «Мои обращения».

Однако, если работник работал до 2004 года, ему придется заняться восстановлением бумажной трудовой книжки и оформить ее дубликат. В таком случае нужно воспользоваться непростой процедурой, предусмотренной устаревшей Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58. Как это сделать, читайте в статье «Трудовая книжка утеряна или испорчена: как оформить дубликат».

Если трудовой книжки нет, то для подтверждения стажа принимаются, в частности:

• данные персонифицированного учета;
• выписки или справки, составленные на основании данных, имеющихся в информационных (автоматизированных) и/или информационно-коммуникационных системах предприятий;
• справки, выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• удостоверения, характеристики;
• письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении;
• прочие документы, которые содержат сведения о периодах работы.

Соответствующую норму содержит Порядок подтверждения имеющегося стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденный постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 (далее – Порядок № 637). Документы, определенные данным Порядком, служат основанием для внесения сведений в части персональной электронной учетной карточки в реестре застрахованных лиц, который отражает трудовую деятельность застрахованного лица, в том числе за период до 1 января 2004 года.

При отсутствии документов об имеющемся стаже работы и невозможности их получения в связи со стихийным бедствием, авариями, катастрофами или другими чрезвычайными ситуациями стаж работы, дающий право на пенсию, устанавливается на основании показаний не менее двух свидетелей, которые бы знали заявителя по совместной с ним работе на одном предприятии (в т. ч. колхозе) или в одной системе (п. 17 Порядка № 637).

Таким образом, если трудовая книжка работника:

• была оцифрована – не обязательно восстанавливать ее бумажную версию;
• не была оцифрована, но лицо имело трудовой стаж до 01.01.2004, то для того чтобы не потерять такой стаж, нужно восстановить данные о трудовой деятельности и оформить дубликат бумажной трудовой книжки или же подать в ПФУ соответствующие документы, предусмотренные Порядком № 637.