Перерахунок ПДФО за 2016 рік: необхідність та вигоди

Не забувайте! Щорічно в грудні проводиться перерахунок ПДФО за підсумками поточного року. Як це правильно зробити та отримати від цього користь, ви дізнаєтеся з нашої консультації.

Загальні положення

Нормами Податкового кодексу (далі – ПК) передбачено два види перерахунку ПДФО: обов’язковий і необов’язковий.

Обов’язковий перерахунок

Проведення обов’язкового перерахунку ПДФО передбачено для роботодавця (юрособи або фізособи-підприємця), який виплачує своїм працівникам доходи у вигляді зарплати на підставі укладених з ними трудових договорів (контрактів) (пп. «а» пп. 169.4.2 ПК). При цьому роботодавець повинен здійснювати такий перерахунок за результатами кожного звітного податкового року під час нарахування зарплати за останній місяць року (тобто за грудень).

Мета перерахунку – виявити й усунути помилки, допущені при нарахуванні доходів і ПДФО в кожному місяці поточного року (із січня по грудень). Для цього перевіряється правомірність застосування податкової соціальної пільги (далі – ПСП), у тому числі підвищеної, у кожному місяці під час нарахування доходів у вигляді зарплати. Умови надання ПСП прописано в п. 169.1 ПК.

У загальному випадку ПСП може бути застосована лише до заробітної плати і лише якщо в кожному місяці 2016 року вона не перевищує 1 930 грн. (пп. 169.4.1 ПК).

Досить часто помилки, пов’язані з ПСП, допускаються під час нарахування перехідних відпусткових або лікарняних. Тут треба суворо дотримуватися пп. 169.4.1 ПК, згідно з яким право на ПСП визначається за доходами, що припадають окремо на кожний місяць.

Наприклад, у серпні працівникові було виплачено («грязними»): зарплату – 1 400 грн., відпусткові за серпень – 300 грн. і за вересень – 1 000 грн. Працівник у серпні має право на ПСП, оскільки його дохід за цей місяць (1 400 грн. + 300 грн.) не перевищує граничної величини, що дає право на застосування ПСП (1 930 грн.). До доходів за вересень (1 000 грн.) ПСП у момент здійснення виплат у серпні не застосовується, оскільки поки що не відома загальна сума оподатковуваного доходу за весь вересень.

Якщо після визначення загальних доходів за вересень уточнення за ПСП у серпні та вересні не було зроблено у зв’язку із пропорційним розподілом відпусткових по місяцях, за які вони були виплачені, такий перерахунок необхідно здійснити в грудні.

Правильність застосування ставки ПДФО до оподатковуваних доходів з 01.01.16 р. під час проведення перерахунку не перевіряється, оскільки було внесено зміни до п. 167.1 ПК, відповідно до яких установлено єдину ставку 18 %.

Також обов’язковий перерахунок ПДФО проводиться:

• в останньому місяці застосування ПСП, якщо змінюється місце її отримання (пп. «б» пп. 169.4.2 ПК). Це буває, коли працівник подав своєму роботодавцеві заяву про відмову від застосування ПСП або одночасно із зарплатою почав отримувати за рахунок бюджету стипендію як учень, студент, аспірант, ординатор, ад’юнкт або грошове забезпечення як військовослужбовець (пп. 169.2.3 ПК);
• під час проведення остаточного розрахунку із працівником у разі його звільнення/припинення трудових відносин з роботодавцем (пп. «в» пп. 169.4.2 ПК). Нагадаємо, у місяці звільнення працівник має право на отримання ПСП у повному обсязі (пп. 169.3.4 ПК).

Обов’язковий перерахунок ПДФО можна й не проводити, якщо ви впевнені, що у вас немає помилок. Це можливо, якщо одночасно дотримуються такі умови:

працівник не користувався ПСП в жодному з місяців року;

протягом року не було перехідних виплат (відпусткових, лікарняних), йому не донараховувалися такі доходи за попередні місяці.

Необов’язковий перерахунок

Норма пп. 169.4.3 ПК дозволяє роботодавцеві провести перерахунок нарахованого доходу, утриманого ПДФО в будь-якому місяці і за будь-який період (місяць) як поточного року, так і минулих років, якщо були виявлені помилки при нарахуванні доходів та/або утриманні ПДФО. Причому такий перерахунок здійснюється незалежно від того, мав працівник право на ПСП чи ні (ЗІР, категорія 103.08.04).

Також перерахунок ПДФО через помилки допустимий не лише за доходами у вигляді зарплати, але й за іншими видами доходів, наприклад орендною платою (у т. ч. за оренду земельного паю), дивідендами, додатковим благом тощо. Тому проводити його має право будь-який податковий агент, а не тільки роботодавець.

Для фермерських господарств. Оскільки із членами фермерського господарства не укладаються трудові договори (ст. 3 Закону від 19.06.03 р. № 973-IV), за свою працю вони отримують не зарплату, а доходи від трудової участі. До таких доходів ПСП не застосовується, а отже обов'язковий перерахунок за ними не здійснюється. Проте під час нарахування ПДФО протягом року бухгалтер господарства міг допустити арифметичні помилки, які потрібно й можливо виправити завдяки проведенню перерахунку. Зробити це потрібно не пізніше грудня звітного року на підставі пп. 169.4.3 ПК.

Покрокові дії проведення перерахунку

Для проведення перерахунку ПДФО рекомендуємо дотримуватися такої черговості дій:

Крок 1. Перевірити право платника податків на застосування загальної ПСП (у 2016 році – 689 грн. на місяць) за умови, що дохід у вигляді заробітної плати не перевищує 1 930 грн. (пп. 169.1.1, 169.4.1, п. 1 розд. ХІХ ПК).

Право на застосування працівником загальної ПСП повинне бути підтверджене його особистою заявою (пп. 169.2.2 ПК). Зазвичай така заява подається в довільній формі під час прийняття на роботу, і щороку подавати її повторно не потрібно. Але якщо заяву не було подано ні при працевлаштуванні, ні пізніше, загальна ПСП не застосовується.

Крок 2. Перевірити право працівника на підвищену ПСП, передбачену п. 169.1 ПК. Нагадаємо, у цьому випадку працівник зобов’язаний підтвердити своє право на таку пільгу відповідними документами. Порядок подання документів для застосування податкової соціальної пільги затверджено постановою КМУ від 29.12.10 р. № 1227.

Необхідно також перевірити, чи не втратив працівник права на підвищену ПСП, якщо підтвердні документи мають строк дії, який уже минув. Ще одним прикладом може бути втрата жінкою статусу одинокої матері в разі, якщо вона вийшла заміж. Якщо працівникові надавалася додаткова ПСП у розмірі 100 % за кожну дитину віком до 18 років (пп. 169.1.2 ПК), то пільга зберігається до кінця календарного року, у якому дитина досягла повноліття (пп. 169.3.3 ПК).

Звертаємо увагу: право на підвищену ПСП мають лише ті категорії осіб, які згадуються в ПК. На жаль, учасників бойових дій, які брали участь в АТО, поки що не включено до пільгових категорій платників ПДФО, передбачених ПК (лист ДФС від 04.09.15 р. № 8397/В/99-99-17-03-03-15, від 21.01.16 р. № 1091/6/99-99-17-03-03-15).

Крок 3. Перевірити в кожному місяці року правильність визначення місячного оподатковуваного доходу кожного працівника. При цьому особливу увагу слід приділити перехідним виплатам (відпусткові, лікарняні, несвоєчасно нараховані суми індексації зарплати, виплати за цивільно-правовими договорами тощо).

На думку ДФС, якщо суми індексації були нараховані в одному місяці за декілька минулих місяців, то для розрахунку ПДФО суми донарахувань потрібно віднести до доходу того місяця, у якому вони донараховувалися (лист ДФС від 13.05.16 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15, роз’яснення у прикладі 13 із додатка до журналу «Вісник. Право знати все про податки та збори» за жовтень 2016 року, с. 28–29)?

Такий підхід більше відповідає нормам пп. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.04 р. № 5: будь-які виправлення помилок щодо сум оплати праці в минулих періодах ураховуються у фонді оплати праці того місяця, коли такі помилки виявлені та виправлені.

Зверніть увагу: минулого року податківці дотримувалися протилежної точки зору, що ще раз свідчить про недосконалість норм ПК, унаслідок чого виконання його норм залежить від трактування контролюючого органу.

Крок 4. Перевірити правомірність застосування ПСП після уточнення суми доходів. Для цього необхідно порівняти уточнений дохід у вигляді зарплати за кожний місяць року із граничною величиною доходу, що дає право на загальну ПСП (у 2016 році – 1 930 грн.). Так можна точно визначити місяці року, коли працівник мав право на ПСП, а коли – ні.

Крок 5. Розрахувати ПДФО (за ставкою 18 %) за кожний місяць, визначити річну суму податку.

Крок 6. Порівняти за кожним працівником суму ПДФО після перерахунку із сумою податку, яка була фактично утримана з нього за рік.

Якщо в результаті виникла недоплата, то її сума стягується роботодавцем із працівника за рахунок оподатковуваного доходу, нарахованого за грудень (після його оподаткування), а в разі недостатності такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців (січня, лютого тощо), до повного погашення такої недоплати.

Якщо ж виникла переплата ПДФО, то на її суму зменшується сума нарахованого податку за грудень та наступні періоди (пп. 169.4.4 ПК).

Крок 7. Оформити результати перерахунку бухгалтерською довідкою.

Відображення перерахунку у формі № 1ДФ

Результати перерахунку відображаються в податковому розрахунку за формою № 1ДФ за IV квартал звітного року таким чином:

• у графах 3а та 3 – сума фактично нарахованого й виплаченого в ІV кварталі доходу;
• графах 4а та 4 – сума ПДФО з урахуванням результату перерахунку (сума податку за грудень, зменшена або збільшена на суму переплати або недоплати ПДФО). Якщо суми ПДФО недостатньо для повного повернення працівникові, то в графах 4 та 4а ставлять нулі, а непогашений залишок переноситься в рахунок зменшення майбутніх податкових зобов’язань (наприклад, на I квартал 2017 року).

Якщо ж перерахунок здійснено в місяці звільнення і виявлено:

• переплату з податку, яка не перекривається податком у поточному місяці (місяці звільнення), у формі № 1ДФ таке перевищення зі знаком мінус не показується, а в графах 4 та 4а проставляються нулі, оскільки в цьому випадку ПК не передбачено повернення працівникові надмірно сплаченого податку (ЗІР, категорія 103.25);
• недоплату в розмірі, що перевищує дохід, за рахунок якого можна було б її утримати, то роботодавець зобов’язаний утримати ПДФО в сумі, яку дозволяє дохід працівника, а решту працівник повинен самостійно показати в річній декларації та сплатити до бюджету (пп. 169.4.4 ПК). Якщо для уникнення недоплати працівник уносить до каси надмірно нарахований дохід, то у формі № 1ДФ допустимо відобразити суми нарахованих доходів з від’ємним значенням (ЗІР, категорія 103.25).

Якщо з’ясується, що в якомусь періоді року працівникові було надано ПСП, а він не мав на неї права або, навпаки, ПСП не відображена, а працівник мав на неї право, підприємству доведеться подати уточнюючий розрахунок за формою № 1ДФ. У ньому у графі 8 (код ознаки ПСП) треба або зазначити код пільги, або залишити цю графу незаповненою.

Така помилка виправляється відповідно до п. 4.4 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4:

• наводяться дані рядка з помилкою з раніше поданої форми № 1ДФ та у графі 9 пишеться «1» (рядок виключається);
• наводяться правильні дані (гривневі показники не змінюються), у графі 8 відображається правильне значення – наявність або відсутність ПСП, а в графі 9 ставиться «0» (рядок уводиться);
• дані граф 3 та 3а (нараховані та виплачені доходи), а також граф 4 та 4а (утриманий і сплачений ПДФО) не змінюються.

Відповідальність

Відповідальність за непроведення перерахунку прямо ПК не передбачена. Проте підприємство ризикує бути оштрафованим.

Так, у разі виявлення в ході документальної перевірки порушень у застосуванні ПСП або нарахуванні ПДФО до податкового агента (підприємства) застосовується штраф у розмірі 25 % суми недоплати (ст. 127 ПК). Якщо недоплата буде виявлена повторно протягом 1 095 днів, то розмір штрафу становить 50 % суми недоплати, а якщо втретє й більше – 75 %.

Також будуть нараховані:

• пеня за весь період прострочення сплати податку (ст. 129 ПК);
• штрафи, установлені п. 119.2 ПК, за недостовірні дані та помилки у формі № 1ДФ, що призвели до збільшення/зменшення податкових зобов’язань фізичної особи та/або зміни платника податку (наприклад, за неправильно вказаний індивідуальний номер фізичної особи): за перше порушення – 510 грн., за повторне порушення, скоєне протягом 1 095 днів, – 1 020 грн.

Крім того, не слід забувати, що на посадових осіб роботодавця за неутримання або неперерахування до бюджету ПДФО під час виплати доходів фізособі може бути накладено адмінштраф у розмірі від 2 до 3 НМДГ (від 34 до 51 грн.).

Якщо ці посадові особи вже притягувалися до відповідальності за подібне порушення протягом року, штраф становитиме від 3 до 5 НМДГ (від 51 до 85 грн.) (ст. 163⁴ КУпАП).

Проте штрафи за ст. 119 ПК не застосовуються, якщо суми недоплати/переплати були виявлені податковим агентом (підприємством) самостійно в ході проведення перерахунку ПДФО згідно з п. 169.4 ПК, зокрема за підсумками року, і були усунені (виправлені) в порядку, установленому ст. 50 ПК. Також у такому разі не застосовуються санкції, передбачені ст. 127 ПК (абзац п’ятий п. 127.1 ПК), та не сплачується пеня.

Розглянемо, як провести обов’язковий перерахунок ПДФО в кінці року.

Приклад
Працівниця, яка до 01.01.16 р. подала заяву на отримання ПСП, отримувала у 2016 році такі доходи: щомісячно зарплату в розмірі окладу – 2 000 грн.; у червні їй було надано матеріальну допомогу до відпустки в сумі 1 000 грн. (систематичний характер, входить до складу зарплати) та було нараховано відпусткові за період з 15.06.16 р. до 15.07.16 р. в сумі 2 000 грн.; за фактичні дні, відпрацьовані у червні та липні, було нараховано по 1 000 грн.

Перерахунок ПДФО за 2016 рік

(грн.)

За результатами перерахунку виявлено, що із зарплати працівниці недоутримано ПДФО в сумі 124,02 грн. Отже, на цю суму слід збільшити податок, утриманий із зарплати за грудень 2016 року. Дохід працівниці за грудень за вирахуванням ПДФО дозволяє це зробити за один раз: зарплата грудня за мінусом ПДФО становить 1 640 грн. (2 000 грн. – 360 грн.), а доутримати згідно з перерахунком потрібно 124,02 грн.

У формі № 1ДФ за IV квартал слід зазначити такі дані за цією працівницею:

• у графах 3а та 3 – 6 000 грн. (оклад за три місяці),
• графах 4а та 4 – 1 204,02 грн. (фактичний ПДФО за жовтень – грудень плюс перерахунок 360 грн. х 3 + 124,02 грн.).

За результатами перерахунку подається уточнююча форма № 1ДФ за ІІ квартал 2016 року, у графі 8 якої потрібно зняти ознаку загальної ПСП «01». Інші значення не змінюються.

Якщо ж за результатами перерахунку виявлено, що із працівника зайво утримали ПДФО, то в грудні ПДФО утриманню з доходу працівника не підлягає, а у формі № 1 ДФ у графах 4а та 4 слід відобразити фактично нараховану та утриману суму податку, зменшену на суму, яка підлягає поверненню.

У разі якщо сума ПДФО за IV квартал менша за суму, яка підлягає поверненню, на залишок неповернутої суми зменшуються суми та відповідно показники у формі № 1 ДФ нарахованого та сплаченого податку наступних кварталів, наприклад І кварталу 2017 року.