Робота щодо ведення військового обліку має здійснюватися за окремо встановленими вимогами. Так, згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженим постановою КМУ від 07.12.16 р. № 921 (далі – Порядок № 921), ця робота покладається на державні органи влади, органи місцевого самоврядування (далі – ОМС), а також установи, організації, навчальні заклади і полягає у фіксації, накопиченні та аналізі військово-облікових даних призовників і військовозобов’язаних із відображенням їх у військово-облікових документах.
Порядком № 921 установлено критерії, за якими визначається кількість осіб, відповідальних за такий облік, причому у військкоматах, держорганах та в установах вони різні, залежно від числа наявних призовників і військовозобов’язаних, які перебувають на військовому обліку.
Зокрема, у держорганах облік має провадитись однією особою, якщо число цих осіб – від 500 до 1 000; двома – від 1 000 до 2 000; за кожні наступні 1 000 призовників і військовозобов’язаних вводиться ще по одній особі додатково.
В установах, організаціях (наприклад, ОМС, або школі, лікарні, бібліотеці) чисельність відповідальних осіб визначається так:
Оскільки загальна чисельність працівників бюджетних установ та закладів зазвичай не перевищує 500 осіб, відповідно, й число осіб, які підлягають військовому обліку, менша за такі найнижчі показники.