Як показати в бухобліку повернення помилково виплаченої стипендії?

Виправлення помилок в обліку та звітності: практичне керівництво

У березні студенту була нарахована та виплачена стипендія. У травні виявили, що її нарахували помилково. На початку цього місяця студент повернув помилково отриману стипендію на реєстраційний рахунок закладу освіти. Якими проведеннями відобразити повернення цієї стипендії та відновлення касових видатків?

Напевно, сталася технічна помилка, що й призвела до такого результату.

Законодавством передбачено виникнення лічильних (рахункових) помилок, до яких можна віднести:

• арифметичні (виникають унаслідок арифметичних розрахунків);
• емоційні (виникають через неуважність працівника);
• технічні (трапляються під час порушень у комп’ютерних програмах та комплексах, за допомогою яких проводиться розрахунок та виплата зарплати).

Помилки, допущені та виявлені в поточному звітному періоді в первинних документах, облікових регістрах і звітності, створених вручну, виправляються із застосуванням методу «сторно», додатковими бухгалтерськими проведеннями або коректурним способом. У разі використання останнього неправильний текст або цифри закреслюються і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене (п. 4.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88).

Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляються методом «сторно». Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «–», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) – чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Довідка має містити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких її припустилися, і підписуватися працівником, який її склав, а після перевірки – головним бухгалтером (п. 4.3 Положення № 88).

Унесенням цих даних до облікового регістру в місяці виявлення помилки ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків.

Добре, що студент добровільно погодився повернути неправомірно отриману стипендію, бо інакше установі довелося б звертатися до суду і тільки на підставі його рішення за допомогою виконавчої служби добиватися повернення стипендії.

Для відображення суми, поверненої як зайво виплачена стипендія, у меморіальному ордері № 2 та бухгалтерській довідці (форми затверджені наказом Мінфіну від 08.09.17 р. № 755) слід здійснити такі записи (суми наведено умовні):

Ми робимо зворотні проведення в місяці виявлення помилки.

Якщо помилку виявлено протягом звітного періоду, у разі зменшення витрат на суму зайво виплаченої стипендії варто застосувати субрахунок 8511 «Витрати за необмінними операціями». Проте, оскільки витрати звітного періоду в березні були віднесені на субрахунок 5511 «Фінансові результати виконання кошторису звітного періоду», коригується саме цей субрахунок.

Кошти, які надходять на рахунки розпорядників бюджетних коштів, уважаються отриманими ними доходами або коштами, що відносяться на відновлення касових видатків (пп. 9.4 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.12 р. № 938, далі – Порядок № 938).

За відсутності в платіжному дорученні в полі «Призначення платежу» достатньої інформації для відновлення касових видатків орган Казначейства має отримати від розпорядників бюджетних коштів письмове підтвердження щодо уточнення призначення платежу за підписом керівника.

Отже, відповідно до п. 10.2, 10.3 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.12 р. № 1407, п. 9.1–9.4 і 12.3 Порядку № 938 до територіального органу Казначейства необхідно подати письмове підтвердження (зазвичай, лист або платіжне доручення) за підписом керівника з уточненням призначення платежу, а орган Казначейства на його підставі відновить касові видатки за вказаним КЕКВ.