Как показать в бухучете возврат ошибочно выплаченной стипендии?

Исправление ошибок в учете и отчетности: практическое руководство

В марте студенту была начислена и выплачена стипендия. В мае выявили, что ее начислили ошибочно. В начале этого месяца студент вернул ошибочно полученную стипендию на регистрационный счет учебного заведения. Какими проводками отразить возврат этой стипендии и восстановления кассовых расходов?

Наверняка произошла техническая ошибка, которая и привела к такому результату.

Законодательством предусмотрено возникновение счетных ошибок, к которым можно отнести:

• арифметические (возникают вследствие арифметических расчетов);
• эмоциональные (возникают по невнимательности работника);
• технические (случаются во время нарушений в компьютерных программах и комплексах, с помощью которых проводится расчет и выплата зарплаты).

Ошибки, допущенные и выявленные в текущем отчетном периоде в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, созданных вручную, исправляются с применением метода «сторно», дополнительными бухгалтерскими проводками или корректурным способом. В случае использования последнего неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88).

Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются методом «сторно». Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) вносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «–», а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) – чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета. Справка должна содержать причину ошибки, ссылку на документы и учетные регистры, в которых ее допустили, и подписываться работником, который ее составил, а после проверки – главным бухгалтером (п. 4.3 Положения № 88).

Внесением этих данных в учетный регистр в месяце выявления ошибки ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов.

Хорошо, что студент добровольно согласился вернуть неправомерно полученную стипендию, потому что иначе учреждению пришлось бы обращаться в суд и только на основании его решения с помощью исполнительной службы добиваться возврата стипендии.

Для отражения суммы, возвращенной как излишне выплаченная стипендия, в мемориальном ордере № 2 и бухгалтерской справке (формы утверждены приказом Минфина от 08.09.17 г. № 755) нужно осуществить следующие записи (суммы приведены условные):

Мы делаем обратные проводки в месяце выявления ошибки.

Если ошибка выявлена в течение отчетного периода, в случае уменьшения расходов на сумму излишне выплаченной стипендии следует применить субсчет 8511 «Расходы по необменным операциям». Однако, поскольку расходы отчетного периода в марте были отнесены на субсчет 5511 «Финансовые результаты исполнения сметы отчетного периода», корректируется именно этот субсчет.

Средства, поступающие на счета распорядителей бюджетных средств, считаются полученными ими доходами или средствами, которые относятся на восстановление кассовых расходов (пп. 9.4 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.12 г. № 938, далее – Порядок № 938).

При отсутствии в платежном поручении в поле «Назначение платежа» достаточной информации для восстановления кассовых расходов орган Казначейства должен получить от распорядителей бюджетных средств письменное подтверждение относительно уточнения назначения платежа за подписью руководителя.

Итак, согласно п. 10.2, 10.3 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.12 г. № 1407, п. 9.1–9.4 и 12.3 Порядка № 938 в территориальный орган Казначейства необходимо представить письменное подтверждение (обычно письмо или платежное поручение) за подписью руководителя с уточнением назначения платежа, а орган Казначейства на его основании восстановит кассовые расходы по указанным КЭКР.