Кадрова документація: оформлення та збереження

Умови та оплата праці в бюджетних установах (частина 1)

Цю консультацію підготовлено у зв’язку з надходженням запитів від наших читачів стосовно порядку ведення кадровими підрозділами установ документації, зокрема особових справ працівників.

Знаємо, що оформленню на будь-яку посаду передують перемовини з уповноваженою керівником установи особою стосовно необхідності укладення трудового договору з майбутнім працівником. Перша співбесіда претендента на посаду відбувається із керівником структурного підрозділу, в якому й пропонується робота, або ж безпосередньо із самим керівником установи.

На сьогодні спочатку розглядається резюме, а згодом, якщо зазначені в ньому дані є актуальними для роботи, що пропонується, особа передусім має подати на розгляд свої документи, які, зокрема, посвідчують її особу, підтверджують рівень освіти, кваліфікацію, стаж роботи та інші основні дані.

Одним із документів, яким регламентуються правила оформлення, ведення та зберігання документів, включаючи кадрову документацію, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), якими, зокрема, установлено єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи із службовими документами.

Згідно із Правилами № 1000/5 за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, а також функціонування системи документального фонду (тобто нагромаджених або зібраних у процесі діяльності документів) від незаконного доступу, втрату та несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування ними несе відповідальність керівник установи. Також він відповідає за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, організаційні питання діловодства та збереження документів у структурних підрозділах.