Кадровая документация: оформление и хранение

Условия и оплата труда в бюджетных учреждениях (часть 1)

Эта консультация подготовлена в связи с поступлением запросов от наших читателей относительно порядка ведения кадровыми подразделениями учреждений документации, в частности личных дел работников.

Знаем, что оформлению на любую должность предшествуют переговоры с уполномоченным руководителем учреждения лицом относительно необходимости заключения трудового договора с будущим работником. Первое собеседование претендента на должность происходит с руководителем структурного подразделения, в котором и предлагается работа, или же непосредственно с самим руководителем учреждения.

На сегодняшний день сначала рассматривается резюме, а впоследствии, если указанные в нем данные являются актуальными для предлагаемой работы, лицо прежде всего должно подать на рассмотрение свои документы, которые, в частности, удостоверяют его личность, подтверждают уровень образования, квалификацию, стаж работы и другие основные данные.

Одним из документов, которым регламентируются правила оформления, ведения и хранения документов, включая кадровую документацию, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5), которыми, в частности, установлены единые требования к созданию управленческих документов и работе со служебными документами.

Согласно Правилам № 1000/5 за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, а также функционирование системы [защиты] документального фонда (т. е. накопленных или собранных в процессе деятельности документов) от незаконного доступа, потери и несанкционированного уничтожения документов, за нарушение правил пользования ими несет ответственность руководитель учреждения. Также он отвечает за содержание, качество подготовки и оформления на надлежащем уровне документов, организационные вопросы делопроизводства и сохранности документов в структурных подразделениях.