Чи обкладати ПДФО та ВЗ суми відшкодування працівнику витрат на придбані ним за власний кошт товари?

Працівники бюджетної установи іноді придбавають необхідні матеріальні цінності за власний рахунок, подаючи до бухгалтерії звіт про витрачені кошти разом з первинними документами (фіскальними чеками, видатковими накладними тощо), що підтверджують факт придбання. Чи обкладається компенсація таких витрат ПДФО і ВЗ?

Насамперед треба з’ясувати, які трудові обов’язки встановлені роботодавцем для працівника, який здійснює такі придбання.

До початку роботи за укладеним із працівником трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний, зокрема, роз’яснити йому права й обов’язки та проінформувати під підпис про умови праці (п. 1 ст. 29 КЗпП). Працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не може передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством. Від працівника не можна вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором (ст. 30, 31 КЗпП).

Отже, якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в межах трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи з такою метою витрачено власні кошти працівника, які потім відшкодовуються роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

Іншим важливим моментом є звітування та підтвердження здійснених господарських операцій.

Згідно зі ст. 8 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) відповідальність за організацію бухобліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який керує підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.