Облагать ли НДФЛ и ВС суммы возмещения работнику расходов на приобретенные им за собственные средства товары?

Работники бюджетного учреждения иногда приобретают необходимые материальные ценности за собственный счет, подавая в бухгалтерию отчет об израсходованных средствах вместе с первичными документами (фискальными чеками, расходными накладными и т. п.), которые подтверждают факт приобретения. Облагается ли компенсация таких расходов НДФЛ и ВС?

В первую очередь нужно выяснить, какие трудовые обязанности установлены работодателем для работника, осуществляющего такие приобретения.

До начала работы по заключенному с работником трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан, в частности, разъяснить ему права и обязанности и проинформировать под подпись об условиях труда (п. 1 ст. 29 КЗоТ). Работник должен выполнять порученную ему работу лично и не может перепоручать ее выполнение другому лицу, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. От работника нельзя требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 30, 31 КЗоТ).

Следовательно, если приобретение товаров (работ, услуг) осуществляется в рамках трудовых обязанностей работника, то независимо от того, выданы ли средства под отчет, израсходованы ли с такой целью собственные средства работника, которые затем возмещаются работодателем, такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде.

Другим важным моментом является отчетность и подтверждение осуществленных хозяйственных операций.

Согласно ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), который руководит предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.